Agilize seus registros com o PayPal e o Excel

Faça a manutenção de registros do eBay num piscar de olhos usando os recursos do PayPal

Se você já é vendedor do eBay por algum tempo, já sabe que o PayPal é uma ótima maneira de aceitar pagamentos on-line - é rápido, fácil e o PayPal mantém registros meticulosos de transações concluídas dessa maneira. Na verdade, você pode acessar essas transações em um formato conveniente, pronto para planilhas, para agilizar suas práticas contábeis - seja você um comprador, um vendedor ou ambos, você não precisa usar o site do PayPal diretamente para acessar o registro de cada transação.

Em combinação com um programa de planilha eletrônica como o Excel, esse recurso do PayPal pode tornar a contabilidade para compradores e vendedores de pequeno e médio volume um pedaço de bolo - especialmente se você tiver o cuidado de usar o PayPal para a maioria de suas transações.

Usando o Excel para acessar registros do PayPal

O PayPal disponibiliza seu banco de dados de suas transações em um formato chamado CSV, ou "valores separados por vírgula". A maioria dos aplicativos de planilhas como Excel, Quattro Pro ou OpenOffice.org Calc, os mesmos que você pode usar para equilibrar seu talão de cheques ou impostos, pode ler e importar arquivos armazenados nesse formato.

Como o PayPal pode criar arquivos CSV para você com base nos intervalos de datas, você pode usar o PayPal para gerar informações contábeis rápidas, precisas e completas (incluindo taxas do PayPal , quantidades de envio e manuseio e outros detalhes) sobre suas transações no eBay no seu próprio computador e manipular em um aplicativo de planilha, por exemplo, para classificar por tipo de transação ou obter totais rápidos para fins tributários.

Criando um arquivo CSV usando o PayPal

Para criar um arquivo CSV de suas transações do PayPal, faça login no site do PayPal da mesma forma que visualizaria sua conta normalmente. Depois de efetuar login e visualizar a página padrão "Minha conta", siga estas etapas:

1. Clique em "Histórico". Clique no link "Histórico" azul e branco próximo ao centro superior da página. (Dica: está localizado à direita do link "Retirar".)

1. Selecione um período. Use as ferramentas na área superior da página para selecionar um intervalo de datas para transações a serem exibidas. Você pode selecionar solicitações comuns, como "Última semana" (para todas as transações durante os últimos sete dias) ou "Último mês" (para todas as transações durante os últimos 30 dias) ou optar por exibir um período específico.
2. Clique no link "CSV". Clique no link "CSV" à direita da palavra "Download:" no canto superior direito da área de exibição. Um pop-up aparecerá pedindo para você selecionar um formato de download.
3. Clique no botão "Download". Sem alterar o tipo de arquivo de "CSV", clique no botão amarelo "Download". O PayPal fará uma pausa por alguns instantes para acessar seu banco de dados antes de enviar ao seu navegador da Web um arquivo chamado Downoad.csv. Salve isso na sua área de trabalho para facilitar o acesso.

Os usuários avançados que lerem este artigo já podem saber exatamente o que querem fazer com os dados nesse estágio - se você é, sinta-se à vontade para fazer o download para outros formatos (como os formatos Quicken ou Quickbooks) ou desviar-se dos seguintes procedimento.

Importando arquivos CSV para o Excel

Agora que você fez o download de um arquivo CSV contendo as transações de sua escolha e o arquivo foi salvo em sua área de trabalho, siga estas etapas para carregar o arquivo no Excel.

1. Inicie o Excel. Se o arquivo CSV em sua área de trabalho já se parece com um arquivo do Excel (ou seja, o ícone que representa o arquivo se parece com os ícones que você normalmente vê nos arquivos do Excel), basta clicar duas vezes no arquivo para abri-lo você está feito! Muitos usuários descobrirão, no entanto, que o arquivo CSV não abre automaticamente no Excel quando o ícone é clicado duas vezes. Se este é você, use o menu Iniciar para iniciar o aplicativo Excel.

1. Escolha o menu "Arquivo" e selecione "Abrir". Quando o aplicativo do Excel estiver aberto, clique no menu "Arquivo" no canto superior esquerdo da janela e selecione a opção "Abrir" na lista de opções. Você deve ser saudado por uma janela de diálogo menor chamada "Abrir", que mostra arquivos no sistema do seu computador.
2. Selecione seu desktop. Em versões recentes do Excel, isso pode ser feito clicando no ícone "Desktop" à esquerda da caixa de diálogo "Abrir". Nas versões mais antigas do Excel, clique na lista suspensa Localização, na parte superior da janela, e selecione "Área de trabalho" na lista de locais que aparece.
3. Defina o tipo de arquivo para "Todos os arquivos". Clique na lista suspensa "Arquivos do tipo" perto da parte inferior da janela e altere o tipo de arquivo de "Arquivos do Excel" para "Todos os arquivos". Isso fará com que a caixa de diálogo "Abrir" mostre todos os arquivos CSV em sua área de trabalho.
4. Clique duas vezes no arquivo "Download". Localize o arquivo CSV (chamado "Download" ou "Download.csv" dependendo da sua versão do Windows - talvez seja necessário pesquisar em uma lista de todos os arquivos na sua área de trabalho) na lista de arquivos mostrada na caixa de diálogo "Abrir". e dê um duplo clique nele.

Isso é tudo que existe para isso! Agora você deve ver uma lista ordenada e organizável de todas as transações recentes do PayPal no Excel. Se você já estiver familiarizado com o Excel, poderá colocar essas informações em seus registros financeiros imediatamente para processar, filtrar, organizar, pesquisar ou manipular seus registros do PayPal.

Observe, também, como foi mencionado no início deste artigo, que etapas semelhantes podem ser seguidas para importar seus registros do PayPal para o OpenOffice.org ou o Quattro Pro. Basta importar seu aplicativo de planilha ou abrir um arquivo "CSV" ou "valores separados por vírgulas".

Como nota final, tenha em mente que, se você quiser continuar a usar essas informações, provavelmente deverá salvá-las novamente no formato padrão do Excel (ou qualquer outro formato padrão usado pela sua planilha) por conveniência. Para fazer isso, clique no menu "Arquivo" no canto superior esquerdo da janela do Excel e escolha a opção "Salvar como". Em seguida, escolha "Pasta de trabalho do Microsoft Excel" na lista suspensa "Salvar como tipo" próxima à parte inferior da caixa de diálogo "Salvar como" exibida.

Contabilidade feliz!