E se você se considerar superorganizado e já utilizar uma lista de verificação ao planejar um evento, mas tiver encontrado situações em que percebeu (tarde demais) que não conseguiu atender a alguns detalhes importantes. Onde você errou?
Cada evento requer uma lista de verificação de planejamento de eventos projetada com esse evento específico em mente e adaptada às especificações de eventos individuais. Portanto, cada lista de verificação de planejamento de eventos é diferente. No entanto, existem cinco itens que você deve ter em sua lista de verificação de planejamento de eventos, independentemente de você estar planejando uma pequena festa de aniversário ou uma grande função corporativa.
Assinar contratos de eventos
Isto pode parecer óbvio, mas certifique-se de assinar - e receber cópias assinadas em retorno - todos os contratos que você precisa para o seu evento. Isso inclui contratos de eventos com o cliente, local, fornecedores, hotel, entretenimento, etc. Um aperto de mão firme é uma boa maneira de conduzir negócios, mas não a maneira de garantir a contratação de fornecedores e nem a maneira de se comprometer com um cliente. .
Obter tudo por escrito e não fazer qualquer trabalho ou gastar um centavo em planejar seu evento até que toda a papelada tenha sido assinada e entregue. Se você é um planejador de eventos e precisa de um contrato de evento para seus serviços, clique aqui.
Confirme a data e a hora do evento
Você está no limite dos estágios de planejamento para este evento.
Como alguém poderia ter a data errada? Os fornecedores geralmente têm outros negócios. Os clientes podem concordar com a data e a hora do evento e simplesmente esquecer de notificá-lo sobre a mudança nos planos. Antes de começar a planejar seu evento, verifique a data e o horário de início e término e receba-os por escrito para que todos estejam na mesma página.
Contrate ajuda adicional
Não subestime o valor de ter ajuda adicional no dia do seu evento. Há sempre algo que precisa ser planejado e a maioria dos planejadores de eventos já está ocupada demais com o evento para dedicar sua atenção às situações que surgem. Contratar ajuda adicional é um passo importante que é freqüentemente ignorado até que seja tarde demais para contratar a melhor equipe do evento para o trabalho em questão. Não se contente com as sobras quando se trata de contratar pessoal do evento. Coloque este item na sua lista de verificação do evento e proteja a equipe mais bem treinada com a experiência que você precisa para o orçamento do seu evento.
Realize um passo a passo no site
Nada se compara a imaginar algo em sua mente como experimentá-lo em primeira mão. Realizar uma apresentação do site do evento com seu cliente e fornecedores é uma etapa essencial no processo de planejamento de eventos.
Ele apresenta uma oportunidade para levantar questões, abordar preocupações e chegar a um acordo sobre a configuração da sala, a decoração, a colocação do registro e o fluxo geral do evento. Muitas vezes, mesmo quando pensamos que estamos nos comunicando claramente, nossa visão de algo está em contraste com o que alguém está imaginando com base em nossa descrição. Dê uma olhada no espaço físico durante os estágios de planejamento para que não haja surpresas no dia do evento.
Incluir Lembretes ao Acompanhamento
No mundo ideal, contar a alguém uma vez seria suficiente para garantir que o trabalho seja feito. Infelizmente, o mundo real do trabalho não funciona dessa maneira ou, pelo menos, não é o negócio do planejamento de eventos. Com tantos detalhes para gerenciar e vários jogadores envolvidos em vários estágios do evento, é fácil perder algo.
Portanto, ao desenvolver sua lista de verificação de planejamento de eventos para mantê-lo organizado e dentro do cronograma, inclua lembretes para determinados acompanhamentos. Por exemplo, se você falou com o fornecedor sobre idéias de menu, inclua um item na sua lista de planejamento de evento que diz: "Acompanhamento com o fornecedor no menu proposto" e "Programe a degustação com o bufê". No planejamento de eventos, não há tal coisa como confirmar algo muitas vezes.