Desastres podem afetar todos os negócios.
Se você acha que sua empresa é pequena demais para estar em risco, pense novamente. Se considerarmos apenas interrupções na segurança cibernética, um total de 43% dos ataques cibernéticos visam especificamente pequenas empresas. E isso não leva em consideração todos os outros tipos de desastres que podem interromper seus negócios. Sabendo que mais de 40% das empresas nunca reabrirão após um desastre, é difícil argumentar com a posição de que você precisa planejar o impensável. Como proprietário de uma empresa, você precisa saber exatamente o que fazer para que sua empresa volte a funcionar rapidamente se algo de terrível acontecer. É aí que entra um plano de continuidade de negócios.
O que é um plano de continuidade de negócios?
Um plano de continuidade de negócios proativamente descreve as etapas que você executará em sua empresa para recuperar-se (e em alguns casos impedir) de desastres que possam ocorrer. O objetivo é analisar possíveis ameaças, identificar áreas essenciais da empresa que precisam ser focadas primeiro e descrever claramente o que deve acontecer para evitar perda de receita ou interrupção de negócios.
Um plano efetivo de continuidade de negócios deve incluir as seguintes informações:
- Um resumo dos processos e funções de negócios mais críticos.
- Uma análise completa das ameaças potenciais que podem interromper as operações de negócios.
- Uma listagem de informações de contato de emergência tanto no local quanto fora do local.
- Estratégias de comunicação interna e externa.
- Identificação da equipe de recuperação e responsabilidades de cada pessoa
- Instruções claras para acessar e restaurar dados de recuperação externos.
- Identificação de escritórios comerciais ou locais temporários.
- Um log de alterações que resume as atualizações feitas no plano e quando elas foram feitas (para fins de controle de versão).
Quem precisa de um?
Toda empresa, grande e pequena, deve reservar um tempo para criar um plano de continuidade de negócios. A complexidade do seu plano depende do tamanho, tipo e localização do seu negócio, mas se você estiver operando um negócio, você precisa ter um plano que defina o que você fará se algo ameaçar suas operações.
Um plano de continuidade de negócios bem desenvolvido pode proteger todos os aspectos do seu negócio - dados, localização física da empresa e equipamentos, pessoal, estoque e capital intelectual. Se sua empresa enfrentar uma interrupção e você não tiver um plano de continuidade de negócios para mitigar os danos, poderá perder receita, pessoal essencial, competitividade no setor e até mesmo sua reputação pública positiva. A linha inferior é que o plano de continuidade é tão importante quanto outros tipos de planos de negócios , então você deve ter um para proteger sua empresa, caso seja necessário.
7 dicas para criar e usar seu plano de continuidade de negócios
Agora que abordamos a importância de um plano de continuidade de negócios, é hora de começar a criar um.
As dicas listadas abaixo simplificam o processo e ajudam você a criar o plano de continuidade de negócios mais eficaz possível:
- Usar um modelo : todos os planos de continuidade de negócios têm informações semelhantes, para que você possa poupar muito tempo fazendo o download de um modelo de continuidade de negócios e, em seguida, personalizando-o para sua empresa. Dê a si mesmo uma vantagem, baixando e atualizando este modelo da FEMA, ou este na TechTarget.
- Facilite a execução: se o seu plano de continuidade de negócios for desorganizado e confuso, a utilidade e a capacidade de execução em tempo hábil serão limitadas. Facilita o entendimento e a execução, incluindo instruções claras passo a passo ou listas de verificação que descrevem exatamente o que precisa ser feito. Você também pode facilitar a execução usando recursos visuais, como fluxogramas, gráficos e diagramas, para demonstrar as ações necessárias.
- Acabe com o tempo de recuperação estimado: Um plano de continuidade de negócios envolve fazer suposições e estimativas sobre o que poderia acontecer, o que precisa ser feito e quanto tempo levará para se recuperar. Uma maneira de garantir que você tenha tempo suficiente para colocar a empresa de volta nos trilhos é adicionar um tempo extra de recuperação para voltar a funcionar. Isso pode dar à sua empresa um pouco de folga durante a fase de recuperação.
- Teste-o completamente: evite criar seu plano de continuidade de negócios e apenas esperar pelo melhor. Você deve testá-lo e planejar várias etapas para garantir que todas as áreas de negócios mais críticas sejam incorporadas e planejadas adequadamente.
- Atualize as informações regularmente : não deixe seu plano se sentar e acumular poeira. Se investir tempo para criar um plano de continuidade de negócios, você também deve gastar o tempo necessário para garantir que seja preciso. Agende check-ins regulares (pelo menos a cada seis meses) para revisar e atualizar todas as informações incluídas no documento, incluindo pessoal, informações de contato, locais e estratégias.
- Compartilhe com o pessoal-chave: Todos os que têm responsabilidades no plano de continuidade de negócios devem estar cientes deles e ter um claro entendimento dos papéis que desempenharão na execução do plano. Em muitos casos, também fará sentido manter outras pessoas atualizadas em um nível mais amplo, para que possam entrar e ajudar, se necessário.
- Fornecer treinamento para apoiar o plano: A execução adequada de um plano de continuidade de negócios pode exigir que parte de sua equipe ultrapasse suas responsabilidades diárias para concluir tarefas adicionais. Certifique-se de reservar um tempo para treinar cada um desses funcionários sobre o que eles precisam fazer, para que não haja uma lacuna de conhecimento se o plano precisar ser colocado em prática.
Depois que o plano de continuidade de negócios é criado, você também deve desenvolver um plano de recuperação de desastres que possa ser executado para que suas operações voltem a funcionar se ocorrer um desastre.