Plano de Recuperação de Desastres: Rápido e Simples
O planejamento de recuperação de desastre é o processo de criação de um documento que detalha como sua empresa se recuperará de um evento catastrófico. Todas as empresas precisam de um plano de recuperação de desastre, mas poucas empresas dedicam tempo para escrever um plano detalhado e abrangente.
Existem muitos tipos e tipos diferentes de eventos catastróficos. Vamos nos concentrar em criar um plano de recuperação de desastres que você possa usar se perder o seu escritório, mas não os recursos de produção de sua empresa. Por exemplo, um incêndio destrói os escritórios, mas não a fábrica.
01 - Lista de Empregos
A primeira etapa na criação de um plano de recuperação de desastre é fazer uma lista de todos os trabalhos de escritório que precisariam ser realocados para um local alternativo para que a empresa possa continuar em execução. Marque cada trabalho com uma estrela (ou asterisco) que você consideraria importante se estivesse em um modo de recuperação de desastre. Em outras palavras, quais trabalhos você precisa e funciona o mais rápido possível. Por exemplo, os representantes de atendimento ao cliente e o pessoal de contabilidade devem ser marcados como críticos, enquanto as pessoas de telemarketing que fazem chamadas de vendas de saída não devem.
02 - Inventário de Material de Escritório Necessário
Para cada funcionário, liste apenas os equipamentos essenciais de escritório e os móveis necessários para realizar seus trabalhos. Lembre-se, no caso de um desastre, espaço, tempo e dinheiro serão um prêmio. Concentre-se nos itens realmente necessários e não em todos os itens que eles usam atualmente. A lista de recuperação de desastre pode incluir o seguinte:
Mesa e cadeira
Computador
Software de computador
Telefone
Calculadora
Caixa registradora
03 - Catálogo de Equipamentos de Apoio
Em seguida, dê uma olhada no equipamento de escritório essencial que é usado nos bastidores. O telefone na mesa dos representantes de serviço precisa se conectar a algo. Os computadores do escritório devem se conectar a algum tipo de servidor ou aplicativo que permita o recebimento de pedidos, envio de materiais, serviços executados, faturas enviadas pelo correio e pagamento da folha de pagamento. Ande pelo seu escritório e você verá as coisas que unem seus negócios.
Sua lista de recuperação de desastres pode incluir os seguintes itens:
Servidores
Software para Servidores
Backups de dados
Sistema de telefone comercial
Cofre de escritório
Dinheiro de gaveta de dinheiro de arranque diário
04 - Espaço de Escritório Alternativo
Agora que você tem uma lista de pessoas, móveis e equipamentos, você precisará de um local físico para colocá-los. Isso não significa que você tenha que alugar um espaço de escritório e deixá-lo vazio. O que isso significa é que você já deveria ter pesquisado vários lugares alternativos para realocar seu escritório no caso de um desastre.
Isso pode incluir qualquer um ou todos os itens a seguir:
Agente imobiliário local com uma lista de vagas disponíveis
Acordo com um negócio vizinho para compartilhar o espaço do escritório, se ocorrer um desastre
Realocação dentro de sua empresa (ou seja, para uma parte vazia do armazém)
Permitir que os funcionários trabalhem em equipe até que o escritório seja restaurado
05 - Seguros e Orçamento
Seguro e Orçamento. Orçamento de Peter Dazeley
Depois de decidir onde colocar as pessoas, você precisará começar a comprá-las as coisas que precisam para realizar seus trabalhos. Na lista "Necessary Office Equipment" que você criou anteriormente, comece a estimar quanto custará cada peça para comprar ou arrendar. O tempo gasto antecipadamente nessa tarefa reduzirá os dias de folga do processo de recuperação, pois você poderá fornecer uma lista ao seu agente de seguros exatamente do que precisa. Você terá o cheque mais cedo e então você pode começar a comprar móveis e equipamentos imediatamente.
06 - Compartilhe e Armazene Offsite
O melhor plano de recuperação de desastre não lhe fará bem se for queimado no fogo ou ninguém puder encontrá-lo. A melhor estratégia é compartilhá-lo com pelo menos uma outra pessoa em sua empresa e garantir que pelo menos uma cópia seja armazenada externamente. Depois de ter certeza de que todos os seus funcionários estão sãos e salvos, essa deve ser a primeira coisa que você procura depois que um desastre atinge sua empresa. As probabilidades estão contra você e o tempo não está do seu lado. Um plano de recuperação de desastres pode fazer a diferença entre a falência e a sobrevivência do seu negócio.