Se você usar diárias para viagens de funcionários, qualquer coisa que você pague aos funcionários pela diária será cobrada do empregado.
Como as taxas diárias são determinadas
Nos EUA, a Administração de Serviços Gerais (General Services Administration - GSA) define a taxa diária para cada cidade e estado dos EUA e para viagens ao exterior.
As diárias variam a cada ano, geralmente no dia 1º de outubro. O Departamento de Defesa e outras agências federais usam a tabela de taxas diárias da GSA. Você pode verificar as taxas atuais de diárias acessando esta página da Administração de Serviços Gerais: https://www.gsa.gov/travel/plan-book/per-diem-rates.
As taxas diárias são importantes para os empregadores seguirem porque os reembolsos a funcionários que excedam as diárias permissíveis são tributáveis aos empregados como renda. Os empregadores devem ter um plano responsável para as despesas de reembolso dos funcionários , a fim de cumprir os regulamentos do IRS em relação às despesas diárias.
Como ler a tabela de taxas diárias
Tabela de Taxas Diárias de GSAs ( CONUS refere-se aos EUA continentais; OCONUS refere-se a fora dos EUA continentais) Esta informação é principalmente para funcionários do governo dos EUA, mas pode ser usada por empregadores privados que querem usar as taxas diárias.
A tabela de diárias é pesquisável.
Você pode pesquisar por estado e cidade ou por código postal. Você verá um detalhamento das taxas de hospedagem por mês e a diária para refeições e despesas ocasionais à direita. Alguns meses podem ser diferentes. Observe que essa é a " taxa máxima de hospedagem por mês, incluindo impostos". As taxas pagas em excesso do máximo são tributáveis aos empregados como receita.
Certifique-se de usar a tabela correta; o CONUS para os EUA continentais e o OCONUS para fora dos EUA continentais Você não pode usar per diems para viagens internacionais.
Taxas Diárias e Impostos
O IRS diz que os reembolsos diários não são tributáveis, mesmo se excederem as despesas reais, mas não se excederem a taxa federal. Por exemplo, se um funcionário estiver em Tampa para uma conferência em maio de 2016, esse funcionário poderá pagar a diária de US $ 106, mais US $ 54 para refeições e despesas ocasionais.
Se você quiser usar diárias para funcionários, deverá usá-los durante todo o ano, mas poderá reembolsar despesas reais ou usar refeições e incidentes para locais específicos.
Você também pode usar apenas as refeições e incidentes se você pagar hospedagem diretamente, fornecer alojamento em espécie, reembolsar as despesas reais de hospedagem. Você também pode usar per diems para refeições e incidentes para viagens de um dia, onde não há despesas de hospedagem.
Mais detalhes, restrições e qualificações do IRS
Como de costume com o IRS, há muitos mais detalhes que você precisa saber se você quiser usar per diems para viagens de funcionários. Saiba mais sobre as Taxas Diárias na Publicação IRS 463: Despesas com Viagens, Entretenimento, Presentes e Carros.