Além das funções básicas de escritório, o assistente administrativo e o secretário executivo também são responsáveis por redigir ou preparar relatórios, organizar e agendar reuniões, revisar as mensagens recebidas para determinar sua significância, preparar agendas para as reuniões do conselho administrativo, preparar viagens, compilar as atas das reuniões, conduzir pesquisa, preparação de correspondência e supervisão e treinamento de funcionários de nível júnior.
Essas funções podem exigir diferentes níveis de experiência e ter qualquer um desses cargos semelhantes:
- Assistente Administrativo de nível de entrada
- Assistente Administrativo
- Assistente administrativo Senior
- Secretaria Executiva
- Secretário Executivo Sênior
- Gerente
- Gerente Sênior de Escritório
Nota: Os cargos de assistente legal e médico são bastante diferentes e exigem treinamento especial exigido na profissão em que trabalham.
Diferenças entre assistentes administrativos e secretários executivos
Os papéis dos secretários executivos e assistentes administrativos têm considerável sobreposição e as diferenças nos papéis podem variar de acordo com a organização. Em alguns casos, o secretário executivo se concentra em mais deveres administrativos para um gerente ou executivos, como agendamento de reuniões, planejamento de viagens, tratamento de comunicações escritas e até mesmo contabilidade. Um assistente administrativo pode se concentrar em mais tarefas de operações de negócios e assumir mais uma função de liderança em algumas capacidades, criando agendas para reuniões ou conferências, gerenciando orçamentos e lidando com o faturamento de fornecedores.
Assistentes administrativos podem ser obrigados a ter uma educação mais especializada em alguns casos em que o gerenciamento de operações de negócios é fundamental.
Competências Básicas
Tanto os secretários executivos quanto os assistentes administrativos têm um conjunto básico de habilidades profissionais que são essenciais em qualquer das funções. Estes incluem excepcionais habilidades organizacionais, excelentes habilidades de comunicação escrita e oral, bem como uma forte atenção aos detalhes e profissionalismo.
Eles devem possuir proficiência técnica com ferramentas de automação de escritório, incluindo softwares essenciais como o Microsoft Word, Excel e PowerPoint, bem como ferramentas de contabilidade, como o QuickBooks .
Assistente Administrativo ou Secretário Executivo em um Small Office
Em um pequeno escritório, as responsabilidades de um assistente administrativo ou secretário executivo são geralmente realizadas por uma variedade de funcionários do escritório. Alguns trabalhos podem, na verdade, ser executados pelos próprios executivos da empresa, e as funções de assistente administrativo ou secretário executivo podem abranger uma maior variedade de responsabilidades, conforme necessário, na organização menor.
Assistente Administrativo ou Secretário Executivo em um Escritório Médio
À medida que o tamanho de uma empresa aumenta, aumenta a necessidade de uma pessoa altamente organizada e capaz de executar uma ampla variedade de tarefas. Isso é especialmente verdadeiro para executivos que administram empresas que exigem altos níveis de confidencialidade e integridade para os negócios que estão sendo conduzidos.
Assistente Administrativo ou Secretário Executivo em um Grande Escritório
É comum um grande escritório ter vários assistentes administrativos e / ou secretários executivos. Nesse tamanho de empresa, geralmente é necessário ter um gerente de escritório que coordene a equipe que atende os executivos da empresa.
Em alguns casos, um assistente administrativo acompanhará o executivo em longas viagens de negócios, a fim de ajudar na organização de reuniões, agendamento e outras tarefas organizacionais importantes.