Não faça esses seis erros!
Comprar o software errado pode custar às construtoras milhares de dólares todos os anos - e esses erros começam com a abordagem do gerente de comprar o software em si.
Mas não tenha medo, futuros compradores de software de gerenciamento de construção! Eu identifiquei os seis erros mais comuns que muitos fizeram e como você pode evitá-los.
1. Escolhendo software genérico.
Usar um software que pode ser aplicado a qualquer coisa é como usar um centavo quando você precisa de uma furadeira sem fio para desatarraxar um parafuso. A moeda é lenta; ele fará o trabalho, mas não necessariamente na velocidade ou eficiência de uma ferramenta específica para o trabalho. Essa é a diferença entre algo específico da indústria e algo genérico.
Tome a remodelação. De acordo com o excelente gráfico de gerenciamento de projetos da Remodeling Magazine [PDF] , o software genérico não consegue acompanhar a tecnologia específica da construção. Por exemplo, embora a maioria dos softwares de gerenciamento de construção ofereça folha de pagamento, gerenciamento de lances de subcontratados e gerenciamento de leads, poucas opções genéricas fazem - e muitos deles exigem trabalho extra porque o complemento deve ser criado pelo usuário final.
Faça do software genérico uma última opção ao buscar opções de gerenciamento de construção para sua empresa.
2. Comprar antes de identificar todas as necessidades da sua empresa.
Há tantas opções quando se trata de software de gerenciamento de construção. Você gostaria de algo na nuvem? Algo bom para o gerenciamento de lances? E quanto ao custo do trabalho, gerenciamento de fotos e gerenciamento de contratos? Você tem subcontratados? Você é principalmente residencial ou comercial? As perguntas continuam e continuam.
Muitas vezes, os compradores de software de gerenciamento de construção só querem o software mais completo disponível. Mas isso é um desperdício de tempo para muitas empresas - a maioria dos recursos não é usada e a empresa acaba pagando muito mais do que deveria pelo software.
3. Selecionando o software com baixo consumo de energia.
Não se deixe levar pelo software que parece simples, mas que não é poderoso o suficiente para sua empresa. Pode haver alguns processos que um gerente de construção pode manipular agora, como manter despesas no Excel. Mas à medida que sua empresa cresce, seu software deve ser capaz de escalar com ela.
Ao fazer a lista das necessidades da sua empresa, considere aonde a sua empresa está indo em seguida.
Se você está apenas se concentrando em remodelar, você vai crescer em novas construções? Você quer se expandir em reformas externas e trabalhos de design? Em última análise, a escolha de um software que não é flexível o suficiente para o seu negócio pode levar a reverter para tecnologias mais antigas que, em seguida, deixam margem para erros e confusão do usuário.
4. Selecionando software que é muito complexo para você aprender.
No outro lado da moeda, a seleção de software que faz tudo pode ser um fracasso, porque é simplesmente muito complicado ou a maioria dos recursos são inúteis para o seu negócio particular.
Não há motivo para pagar demais por um produto que você não vai usar.
Aprender novo software é demorado. Não importa quão fácil um fornecedor possa reivindicar seu software, mais recursos exigem mais tempo para aprender. Lembre-se: o objetivo final de comprar software é facilitar sua vida. Não identifique "mais recursos" com "melhor".
Para evitar isso, certifique-se de marcar na sua lista de necessidades de software o que é um “deve” e o que é “bom ter”. Certifique-se de ficar dentro da sua categoria de construção - não há necessidade de um empreiteiro residencial procurar software de gerenciamento de construção comercial e vice-versa.
5. Ignorando “julgamentos livres”.
Você compraria um carro novo com base na aparência? Estética - e recursos - não são tudo, especialmente quando se trata de software. Os produtos variam em sua adequação para diferentes empresas - alguns sistemas podem clicar melhor com diferentes personalidades e equipes do que outros.
A implementação de software de construção facilitará muitos fatores de estresse em sua empresa, se for o produto certo. Depois de restringir as necessidades da sua empresa, teste suas opções favoritas.
Certifique-se de que o maior número possível de usuários finais experimente o produto, não apenas o comprador do software. Dessa forma, se um determinado produto não “clicar” em todos os membros da sua equipe, você poderá seguir em frente sem perder dinheiro.
6. Desconsiderando a importância do departamento de suporte do fornecedor.
No momento em que você e sua equipe reduzirem o produto que você quer comprar, pode parecer que o longo prazo acabou. Não é. Todo produto tem suas peculiaridades e, às vezes, você precisa entrar em contato com o suporte ao cliente. Dado que o software de construção afeta quase todos os aspectos do seu negócio, é importante ter certeza de que a ajuda está lá quando você precisar.
Certifique-se de descobrir as horas de operação do fuso horário para o departamento de atendimento ao cliente do seu fornecedor. Tente ligar para eles durante a sessão de avaliação para avaliar sua capacidade de resposta e utilidade. Isso irá aliviar a ansiedade sobre a rápida resolução de problemas urgentes, caso surjam.