Dependendo das circunstâncias de um planejador de eventos, essas dicas ajudarão a obter alguma economia com quartos de hóspedes, serviços de reunião e bufê.
Alavancar várias reuniões no mesmo local
Uma das estratégias mais eficazes para poupar dinheiro é manter a maior parte dos seus eventos ao longo do ano na mesma propriedade. Os gerentes de vendas de hotéis estão procurando atingir determinados números de receita que provavelmente mostrarão mais flexibilidade a um cliente que eles sabem que retornará ao longo do ano em comparação a um cliente único .
Aproveite o número total de quartos para o evento
Os gerentes de vendas do hotel mostrarão flexibilidade nos custos do espaço da sala de reunião e até mesmo nas despesas com alimentação , se souberem que um evento incorporará um bloco de salas. Os quartos oferecem uma margem de lucro maior do que qualquer outro serviço de eventos.
Aproveite descontos adicionais nos quartos
Os gerentes de vendas também descontarão os quartos de hóspedes ou fornecerão aos clientes a taxa mais baixa naquele momento. Os organizadores de eventos devem comparar os preços que os gerentes de vendas fornecem em relação a qualquer contrato corporativo já estabelecido com o hotel - especialmente se for uma cadeia - para garantir o melhor preço.
Negociar os requisitos de alimentos e bebidas
Muitos planejadores reduzirão os custos ajustando essa categoria e os gerentes de hotel terão prazer em ajudar. Os menus são projetados para serem ajustados para atender o orçamento de qualquer pessoa. No entanto, na minha experiência, é melhor identificar suas necessidades preferidas de alimentos e bebidas e solicitar descontos, pois o preço excede o orçamento.
Os gerentes de hotel entendem: os planejadores de eventos estão no negócio de manter seus convidados felizes, e assim é o hotel.
Negociar a despesa de áudio / visual
A / V é uma área em que as despesas ocultas podem ser adicionadas rapidamente e, às vezes, podem ser negociadas, mas nem sempre. Alugando projetores LCD varia de local para local, e pode ser um preço bastante escandaloso. Contanto que o local não exija trabalho sindicalizado, seja ousado e sugira descontos aqui, mesmo citando sua taxa preferencial. E peça que alguns itens de despesas sejam dispensados, se possível. As taxas horárias de mão-de-obra não são negociáveis. Os locais estão cientes das frustrações dos clientes com as taxas de A / V e terceirizam as operações para empresas terceirizadas; eliminando qualquer responsabilidade de negociação.
Alavancar Evento Total Gasto no Hotel
As vendas fornecerão um planejador de eventos com custos para cada item de despesa e / ou serviço separadamente. Esta abordagem de "item de linha" favorece o hotel ou local e não o cliente. Quando isso ocorre, um organizador de eventos deve compilar o investimento total em seu programa em uma propriedade e discutir reduções com base no montante total de dinheiro gasto em todos os serviços. No final do dia, o gerente de vendas do hotel sabe quanto dinheiro gostaria de receber em troca de seus serviços.
Para aqueles que calculam seus custos e abordam os resultados, mais economias se seguirão.
Seja extremamente flexível em tempo, espaço e datas
Mantenha um programa durante as datas de pico e observe como o gerente de vendas do hotel se tornará flexível. Além disso, se um planejador é flexível em suas necessidades de espaço, as vendas de hotéis provavelmente encontrarão um ponto e um preço ótimo. Enquanto um organizador de eventos está procurando por aquele espaço durante uma pequena janela de tempo, quando o hotel tem tudo o que estiver reservado e não prevê a venda desse espaço, isso cria uma oportunidade para ambas as partes.
Dica final
Compare os descontos de quartos de hotel cotados aos motores de busca de viagens online. É incrível a frequência com que você pode perceber que os mecanismos de pesquisa , como Expedia ou Travelocity, e outros sites que podem oferecer mais custo-benefício do que os oferecidos por um gerente de vendas do hotel a um cliente corporativo ou organizacional.