Como melhorar o processo de solicitação de informações (RFI)

Obter informações sobre este estágio preliminar da construção

Você está fazendo o pedido de informação? Ou é alguém pedindo informações de você? O termo "pedido de informação" (RFI) pode ser aplicado de qualquer forma, mas existem algumas diferenças básicas no processo em cada caso. Descubra abaixo como melhorar seu processo de RFI, se você está pedindo ou sendo solicitado por informações.

Parte A. Você Solicitou Informações

As solicitações de informação são um estágio preliminar frequente na definição e execução de obras.

Muitas vezes, é uma questão de tamanho: projetos maiores têm mais variáveis ​​e mais incógnitas que precisam ser resolvidas ou, pelo menos, reduzidas antes de solicitar propostas formais, portanto, uma RFI pode ajudar.

1. Seu processo deve ser rápido o suficiente para entender e responder sem atrasos indevidos. Uma RFI de um cliente em potencial é uma chance para você entrar cedo. Isso, por sua vez, significa estar suficientemente organizado para responder rápida e corretamente.

2. Se a RFI indicar o trabalho que você preferir não realizar, ou que levaria a conflitos de recursos com os projetos de outros clientes, você pode recusar educadamente. Uma resposta negativa, mas oportuna, ainda pode deixar uma boa impressão e uma chance de ser contatado para outros projetos posteriormente.

3. Certifique-se de que o RFI tenha detalhes suficientes para você fazer uma boa resposta. No mínimo, verifique se você tem informações suficientes para responder ao seguinte:

   1. Você pode competir? Você tem as habilidades e recursos para fornecer uma boa solução?

   2. Você pode ganhar um projeto desses? Você é melhor que os concorrentes para este trabalho de construção?

   3. Você quer ganhar um projeto desse tipo? Verifique o histórico do cliente quanto ao pagamento no prazo, antes de responder a essa pergunta.

1. Se a RFI permanecer muito clara, seu processo poderá definir as seguintes opções.

   1. Você pode recusar e buscar outros projetos.

   2. Você pode ajudar o cliente a definir melhor as necessidades de construção.

   3. Você pode oferecer serviços de consultoria pagos para montar um novo RFI.

Cada opção tem seus prós e contras. Sua decisão sobre qual opção escolher será de acordo com o projeto e o cliente em questão.

Parte B. Você é quem está pedindo informações

Uma vez iniciado o projeto de construção, não é incomum que um empreiteiro ou subcontratado exija informações adicionais para garantir que o trabalho seja feito corretamente.

1. Inicie o seu processo de RFI, se houver necessidade de:

   • Modificação da especificação do projeto, por exemplo, para substituir um material de construção por outro (talvez inatingível).

   • Esclarecimento de uma tarefa ou maneira na qual um determinado material deve ser usado, modelado, aplicado e assim por diante.

   • Resolução de uma 'Deficiência de Construção' na qual parte do projeto não foi feito de acordo com as especificações do projeto.

   • Correção das especificações se houver boas razões para questionar uma omissão, uma aplicação incorreta ou falta de qualidade em relação aos materiais ou tarefas especificadas.

2. Verifique se o cliente ou contratante geral tem um formulário RFI padrão que deve ser usado. Bons formulários e modelos ajudam você a incluir as informações corretas para obter respostas úteis e sensatas ao seu RFI. Registre sua RFI recém-aberta, por exemplo, em um aplicativo de software centralizado para gerenciar RFIs.

3. Examine a resposta que você recebe para ter certeza de que ela é clara e realista. Confirme ou esclareça qualquer efeito no orçamento e no cronograma do projeto. Atualize seu próprio planejamento de projeto adequadamente.

1. Marque sua RFI como fechada ou resolvida, se a resposta que você receber de volta exigir isso. Verifique sua lista de quaisquer RFIs não resolvidos. Persiga as partes interessadas pelas respostas!