Itens de relatório de não conformidade
Um Relatório de Não-Conformidade deve ser usado preparado e deve incluir, no mínimo, as seguintes informações:
- Qual é o principal motivo ou o que, quando errado
- Por que o trabalho não atende às especificações
- O que pode ser feito para evitar que isso aconteça novamente
- Ação corretiva explicativa é tomada
- Principais atores envolvidos na NCR e especificações afetadas pela NCR
Quando emitir um relatório de não conformidade
A indústria da construção usa regularmente a NCR como uma maneira de registrar e acompanhar o trabalho que está sendo executado e que não atende aos padrões ou especificações. Os cenários a seguir são as situações mais comuns que exigirão a emissão de uma NCR:
- Obra que não foi construída conforme indicado na publicação aprovada para desenhos de construção
- Trabalho que não atende às tolerâncias especificadas, conforme estabelecido nas especificações do projeto.
- Trabalho que está sendo executado usando métodos ou padrões não aprovados
- Quando o plano de teste e inspeção não é seguido conforme acordado
- Quando os resultados dos testes demonstram que o produto não atende aos padrões estabelecidos e aprovados
- Quando um material é usado e não foi aprovado como substituto (igual ou similar)
- Quando o design não é preciso e não representa as condições reais do campo
- Quando o procedimento aprovado não foi seguido e os defeitos de qualidade foram identificados pela equipe do projeto.
Quem é responsável por emitir o relatório de não conformidade?
O Relatório de Não Conformidade, dependendo da situação, pode ser emitido por qualquer um dos membros da equipe do projeto.
Ele deve apresentar um fato não discutível, claro e com informações suficientes de backup que suporte a reivindicação. É importante estabelecer desde o primeiro dia que condições devem ser cumpridas para a emissão do NCR. Uma vez estabelecidas as regras e definidos os limites, é seguro emitir os NCRs, mas o mais importante é mantê-los informados e fechar o NCR. Os Relatórios de Não Conformidade devem ser usados como ferramentas de aprendizado e treinamento para evitar que essas situações aconteçam novamente.
Conseqüências do Relatório de Não Conformidade
Embora seja muito importante e saudável emitir as NCRs na hora certa, também é prudente dizer que as NCRs também podem trazer outros problemas para o contrato. Às vezes, as NCRs podem ser vistas pelas instituições financeiras como bandeiras vermelhas ou podem ser identificadas como uma situação de desempenho insatisfatório pelo contratado , de modo que pode acabar tendo implicações financeiras em projetos futuros. Em algumas situações, as NCRs podem abrir as portas para reclamações e até mesmo processos de arbitragem. As NCRs também podem levar a atrasos no processo de construção quando recursos adicionais precisam ser trazidos para corrigir as situações ou áreas afetadas pelo relatório de não conformidade. Há muita documentação e pesquisa associada a uma NCR, pois a pessoa que está emitindo o relatório precisa coletar informações, especificações, padrões e procedimentos de lista que foram afetados pela situação.
O que fazer quando você recebe uma NCR?
Se você é o destinatário da NCR, você deve agir imediatamente e, no mínimo, seguir estas etapas para uma resolução rápida:
- Reúna-se com a pessoa que está emitindo o NCR
- Implemente a ação corretiva e certifique-se, através de um processo de inspeção, de que o problema foi resolvido adequadamente.
- Responda por meio de uma carta formal ou documente o processo sobre a ação que acionou a NCR, documente a ação para solucionar o problema, explique as medidas tomadas para evitar que isso aconteça e, por último, mas não menos importante, certifique-se de que sua contraparte concorde e assine em seu plano de ação.