Felizmente para planejadores de eventos, existem inúmeras ferramentas disponíveis para auxiliar no registro de eventos . As escolhas incluem plataformas simples que abordam os fundamentos do registro de eventos e aqueles que são mais avançados, oferecendo aplicativos multifuncionais. Alguns programas de registro de eventos processam pagamentos de eventos. Alguns também fornecem reembolsos automáticos se um registro for cancelado. Outros pacotes criam tags de nome de registrante. As ferramentas de registro de eventos também podem permitir a integração com uma conferência ou site da empresa, bem como conectar-se às suas plataformas de mídia social .
Infelizmente, com tantas opções, o processo de seleção da ferramenta de registro de eventos para sua empresa pode ser esmagador, para dizer o mínimo. Aqui é simples seguir o guia para selecionar as ferramentas de registro de eventos que melhor atendem ao seu negócio de planejamento de eventos.
Escolhendo o software de registro de eventos: por onde começar?
Ao selecionar ferramentas de registro de eventos, é melhor começar a determinar suas necessidades e desejos.
Pense nas suas prioridades de registro e no seu negócio de planejamento de eventos. Faça a si mesmo estas perguntas:
- Suas necessidades são simples e requerem apenas processamento de registros e pagamentos?
- Você está oferecendo várias sessões dentro do evento principal que exigem registros adicionais?
- Você precisa gerenciar reservas de hotéis ou viagens?
- Você está apoiando um site da conferência?
- Você estará fornecendo tags de nome, coordenando os requisitos de áudio-visual ou hospedando sessões especiais de pull-out?
- Você gerencia mais de um evento simultaneamente?
- O seu evento é uma ocorrência anual ou um evento único?
As respostas a essas perguntas ajudarão você a encontrar o software de registro de eventos mais adequado às suas necessidades.
Ferramentas de registro de eventos
Com tantas opções no software de registro de eventos, é fácil se deixar levar pelos recursos chamativos e pelas ferramentas mais recentes, independentemente de trabalharem para o seu evento ou se forem mesmo utilizados. Não seja atraído pelo mais recente e melhor. Em vez disso, faça uma lista dos recursos que você usa atualmente no processo de registro de eventos e adicione aqueles que gostaria de incluir para agilizar o processo. Alguns recursos disponíveis incluem o seguinte:
- Registro on-line do evento
- Registro no local do evento
- Registro do Grupo de Participantes
- Auto check-in do participante
- Processamento de Pagamento de Eventos
- Gestão de Participantes e Relatórios
- Criação e Gerenciamento de Crachás de Participantes
- Inscrição para Sessões Individuais
- Desenvolvimento de Formulários
- Gestão de quartos de hotel
- Gestão de Marketing
- Mídia social
- Pesquisas e Feedback do Evento
Nem todas as ferramentas de registro de eventos são caras
Muitas ferramentas de registro de eventos oferecem funções padrão a um preço razoável, que são bem adequadas no gerenciamento de eventos diretos.
Esses programas incluem formulários básicos de registro que podem ser vinculados ao seu site. Eles podem coletar informações de registro, incluindo informações de cartão de crédito, para registrar e processar os pagamentos com cartão de crédito. Além disso, listas de registro de participantes podem ser compiladas ou exportadas. Dependendo do tipo de eventos que você planeja e da frequência dos eventos, essas ferramentas simples podem ser um bom ajuste, fornecendo exatamente o que você precisa sem ficar atolado com todos os tipos de recursos extras que não são úteis para você.
Ferramentas de registro de evento multifacetado oferecem recursos extras
Se o seu trabalho de planejamento de eventos você planeja grandes conferências, as ferramentas de registro de eventos que oferecem funcionalidades adicionais além do básico podem ser exatamente o que você precisa. As soluções incluem aquelas que processam o registro de eventos e combinam esse recurso com a capacidade de rastrear e relatar vários detalhes de um evento maior e mais complexo.
Se os participantes do evento estiverem se registrando para a conferência e depois se inscrevendo para workshops específicos dentro de uma determinada sessão, existem ferramentas para habilitar essa função.
Alguns softwares permitirão o processamento de vários participantes de uma organização com uma única fonte de pagamento, além de oferecer estruturas de preços diferentes com base em descontos de grupo ou taxas de registro antecipado. Se você precisar de relatórios personalizados, procure um pacote de registro de eventos que gere relatórios automaticamente, compilando listas de presença com base em workshops individuais ou outros parâmetros selecionados. Conferências tipicamente exigem identificações impressas, então coloque isso na sua lista “deve ter” para que elas possam ser criadas automaticamente como parte do processo de registro do evento e procure por personalização para refletir se o participante está registrado para toda a conferência, parte da semana ou apenas um dia específico.
Ferramentas para Integrar o Registro
Para os planejadores de eventos que realizam inúmeros eventos, a integração de dados de registro em seu banco de dados existente pode ser uma função crítica para sua organização. Considere os métodos atuais para adicionar registrantes ao seu banco de dados e identificar áreas de melhoria. É importante pensar de várias maneiras que essas informações podem ser integradas às informações existentes, como indivíduos que se voluntariaram ou doaram. A maioria dos aplicativos de registro de eventos fornece a capacidade de exportar dados manualmente. No entanto, esse método é demorado, pois exige a importação manual das informações para o banco de dados novamente. Explore pacotes que podem satisfazer não apenas as demandas de registro de eventos e também as necessidades de gerenciamento de seus constituintes.
Faça um teste antes de comprar
Depois de ter reduzido a escolha do software de registro de eventos, determine se eles oferecem um período de teste gratuito. Isso lhe dará a oportunidade de não apenas testar os recursos, mas também de ver se ele tem a funcionalidade de que você precisa e se é uma boa opção para o seu evento. Também é uma oportunidade de experimentar seu nível de serviço ao cliente ao responder suas perguntas ou trabalhar para resolver um problema que você está tendo.