Itens que cada planejador de evento deve ter sempre à mão
Organizadores de eventos gastam muito tempo se preparando para seus eventos, mas às vezes podem ignorar as pequenas coisas que eles - ou seus clientes - podem precisar do dia do evento real. Mas um grande organizador de eventos nunca chega a um evento de mãos vazias. Uma maneira de evitar a viagem de emergência de última hora para a loja para uma necessidade básica de evento corporativo é construir um kit de suprimentos que irá com você aonde quer que você vá. Independentemente de você estar se preparando para um seminário , conferência ou outro tipo de evento, o kit de fornecimento do planejador de eventos deve ajudá-lo em um vínculo. Aqui estão alguns itens que você vai querer manter o seu kit.
Caixa de Armazenamento Pastic Clear
Começaremos com a própria caixa de armazenamento. É importante comprar uma caixa de suprimentos de armazenamento que não seja muito grande, mas que tenha profundidade suficiente para armazenar uma série de suprimentos. Uma caixa de armazenamento de plástico transparente é extremamente útil para este fim e, como tal, pode conter muitos itens diferentes.
O desafio é encontrar um fornecedor que tenha algo do tamanho certo para armazenar itens maiores, como dispensadores de fita adesiva, sem sentir que você está carregando uma enorme caixa de armazenamento em todos os eventos que participa. Você pode ter sucesso com caixas ou cubas com as seguintes dimensões: 5,87 "de altura x 10,62" de largura x 16,12 "de profundidade.
Cortador de caixa
Organizadores de eventos e reuniões enviam uma quantidade incrível de material em caixas para cada evento. Mesmo um pequeno seminário para 35 pessoas exigirá muitas vezes a abertura de uma dúzia de caixas de papelão de suprimentos. Dependendo do que está sendo enviado, às vezes, itens promocionais e outros são enviados em caixas menores dentro dessas caixas. É aqui que um cortador de caixa será útil.
Algumas pessoas gostam dos grandes e volumosos cortadores de caixas que permitem uma aderência forte. No entanto, em geral, você geralmente está apenas cortando a fita do lado de fora das caixas. Para o seu kit de fornecimento de eventos, o peso leve é quase sempre a melhor escolha.
Mailing and Storage Tape com Dispenser
Tão importante quanto o cortador de caixa é a fita adesiva e o dispensador de armazenamento. Após o término do evento, tudo deve ser re-box e enviado de volta para o escritório ou para o próximo local do evento.
Uma pistola de fita é geralmente muito grande para a maioria das necessidades, mas um dispensador de mão é extremamente fácil de usar e faz o trabalho. Pack um papel com um dispensador em seu kit, e isso fará a preparação para o transporte com facilidade.
Tesouras
Parece um item que pode não ter muito uso, mas tesouras são extremamente importantes para cortar tudo, desde toalhas de mesa mal costuradas com linhas expostas até compras de última hora que precisam de etiquetas de preço removidas.
Um par de tesouras clássicas de 5 "caberão confortavelmente na caixa (e mais leve). A maioria das tesouras disponíveis em lojas de material de escritório é um pouco maior em torno de oito polegadas. Além disso, encontre um par feito de aço inoxidável de boa qualidade. eles durarão através do desgaste básico.
Tags de nome ou insígnias
Um dos últimos itens a serem produzidos antes de qualquer evento corporativo são os crachás dos hóspedes . Isso ocorre porque muitas pessoas confirmam e / ou recusam convites no último minuto, o que exige que os planejadores de reuniões esperem até a última hora possível para produzir as tags de nome para não sub ou sob encomenda.
No entanto, inevitavelmente, haverá nomes podem estar errados, e algumas pessoas chegarão sem aviso prévio. Para essas situações, é mais fácil ter um estoque de crachás vazios para as pessoas simplesmente escreverem seus nomes. Se você é um pouco overachiever, você também pode trazer as marcas de nome em branco que têm a empresa ou associação logotipo impresso a laser para dar uma aparência mais polida e profissional para o nome de "emergência". Nós gostamos de manter 3 "x 4" (o tamanho mais popular) na mão em todos os momentos.
Marcadores Sharpie e marcadores
Manter um estoque de marcadores e marcadores ao redor é útil em muitas situações para planejadores de eventos. A maioria de vocês não precisa de mim para sinalizar os usos óbvios para destacar itens em cadernos de eventos, etc. No entanto, é interessante considerar as solicitações externas que você pode receber quando um marcador estiver à mão.
Por exemplo, os executivos corporativos e outros geralmente chegam preparados para suas próprias apresentações e costumam ter páginas de anotações pré-impressas. Mas os apresentadores muitas vezes confiam no planejador de reuniões para fornecer serviços de limpeza e outras mensagens que qualquer um dos apresentadores possa precisar transmitir. Escrevi esses itens em alguns casos diretamente nas páginas de anotações e destaquei em cores não tradicionais como laranja para destacar essas situações.
Canetas e lápis
Na mesma linha, nunca é uma má ideia trazer algumas caixas extras de canetas e lápis para o seu evento. Geralmente, espera-se que o planejador de reuniões ou eventos tenha esses suprimentos à mão, não apenas para eles mesmos, mas também para apresentadores, participantes e até mesmo funcionários do evento .