O registro é o primeiro ponto de contato com seus convidados, e um processo de check-in tranquilo mantém os níveis de excitação altos e define o tom para um grande evento. Por outro lado, uma experiência desorganizada e demorada pode deixar a multidão resmungando todo o caminho até o seu evento começar. Com tanto montando na mesa de registro, você definitivamente quer acertar na primeira vez. Siga esta lista de verificação essencial para garantir que você tenha um bom começo.
Maior é melhor
A matemática simples nos diz que grandes multidões exigirão mais mão-de-obra se você quiser evitar filas longas. Eu recomendo um atendente para cada cem convidados, e um vagabundo para cada duzentos convidados. No que diz respeito à tabela , assuma dois atendentes por tabela de oito pés e adicione uma tabela adicional a esse cálculo para suprimentos e espaço de trabalho.
Permaneça conectado
Você não quer estar correndo pelos corredores procurando por uma tomada de energia ou conexão com a internet, então certifique-se de obter essas linhas para a sua mesa com antecedência. Você também vai querer trazer um laptop, mesmo se você não planeja usá-lo. O acesso on-line pode ser útil se você precisar verificar e-mails ou ajudar pessoas perdidas a encontrar o caminho de ida e volta do local. Por último, mas não menos importante, verifique a situação da iluminação. Se o corredor estiver pouco iluminado, convém adicionar algumas luzes de mesa para ajudar a ler suas listas.
Não se esqueça de material de escritório
Cada planejador deve ter uma caixa de equipamento cheia de itens essenciais do escritório, como fita adesiva, tesoura e uma variedade de marcadores.
Outros itens notáveis para sua lista de embalagem incluem crachás em branco, números de mesa e sinais reservados para usar conforme necessário. Sim, seu local terá acesso à maioria dessas coisas, mas o tempo e a frustração que você economiza ao tê-los ao seu lado são inestimáveis.
Expedite Respostas
Um dos maiores disruptores do seu “ritmo de registro” será a enxurrada de perguntas simples vindas de voluntários e participantes.
Você pode evitar que essas consultas diminuam a linha de registro configurando uma tabela de ajuda. Você ficará surpreso com a maneira mais eficiente como a tabela de check-in pode ser executada quando você tem uma pessoa dedicada respondendo perguntas como "onde fica o banheiro?"
Continua aberto
É essencial manter pelo menos uma pessoa na mesa de inscrição durante o evento. Você não quer que um problema relativamente pequeno se torne algo maior porque ninguém estava disponível para ajudar. Isso geralmente acontece quando os convidados são forçados a procurar em outro lugar quando seu time não pode ser encontrado. Leva apenas uma pausa do banheiro mal cronometrado para enviar um participante impaciente para a área da cozinha para pedir uma salada sem cebola!
Mantenha seus amigos perto
Existem alguns números de contato que você deseja obter bem antes do início do evento. O primeiro é o número de celular do coordenador do local. Não haverá tempo para vasculhar o prédio quando as toalhas de papel acabarem no banheiro, então esse número é um absoluto must-have. Outro bom número para questões relacionadas a alimentos é o do gerente de catering. Finalmente, confirme os melhores números de emergência para a polícia e os bombeiros. Alguns hotéis têm sua própria equipe de segurança, que geralmente é o melhor ponto de contato nessas situações.
As tabelas de registro devem fornecer mais do que apenas um sinal de boas - vindas e uma tag de nome. Do ponto de vista dos hóspedes, eles representam o centro de atendimento ao cliente para o seu evento. Mas, para viver de acordo com essa expectativa, você precisa estar preparado. Afinal de contas, se os convidados não conseguirem fazer o cadastro passado, o restante de seus esforços de planejamento passará despercebido.