Como delegar e ampliar sua pequena empresa
À medida que o tempo passa, no entanto, o pequeno empresário que continua a fazer tudo sozinho atingirá o que eu chamo de ponto de parada de sucesso. Até que uma equipe seja desenvolvida e algumas das tarefas diárias e responsabilidades de gerenciamento de negócios sejam delegadas, a empresa não pode crescer, e o proprietário da empresa provavelmente ficará sobrecarregado e muito frustrado.
Há muitas decisões e processos a considerar quando chega a hora de formar uma equipe e delegar, e há passos a serem dados no início do processo para torná-lo mais eficaz. Aqui estão as sete principais dicas para uma delegação eficaz para que você esteja no caminho certo.
1. Analise suas necessidades primeiro
Saber o que delegar e quem você precisa em sua equipe para fazê-lo de forma eficaz, exige uma imagem clara de tudo o que você tem em seu prato. A melhor maneira de descobrir onde seu tempo está indo, especialmente o tempo que está indo onde não deveria estar, é rastrear seu tempo - todo o seu tempo, tanto para o trabalho faturável quanto para o não faturável.
Se você acompanhou tudo o que faz durante o seu dia de trabalho, aposto que ficaria surpreso em ver onde está indo o seu tempo e qual o seu maior dreno de tempo. Isso por si só pode ser uma ferramenta poderosa para identificar possíveis tarefas a serem delegadas e até tarefas a serem eliminadas da sua empresa.
2. Explore suas opções
A delegação pode assumir muitas formas diferentes e cada opção depende do seu negócio e das suas necessidades. O sistema de delegação mais eficaz é aquele em que você pode confiar e crescerá e mudará conforme suas necessidades cresçam e mudem.
Duas das opções de delegação mais comuns incluem contratar um funcionário e terceirizar para um contratado independente, como um assistente virtual .
Há muitas facetas a considerar ao decidir entre um funcionário e um contratado independente.
3. Documente tudo
Antes mesmo de começar a delegar, você precisará começar a rastrear todas as informações, conhecimentos e processos que fazem sua empresa funcionar como uma máquina bem lubrificada. Isso pode ser um desafio porque você provavelmente não pensa sobre esses dados com frequência; você apenas faz o que precisa ser feito. Mas ter documentação abrangente e clara é essencial para delegar de forma eficaz.
Em geral, todos os seus processos e sistemas devem incluir um resumo claro por escrito para que qualquer futuro membro de sua equipe possa entrar e continuar de onde parou. Esses documentos de processo e qualquer outra informação necessária devem estar localizados em um local central acessível a todos.
4. Desenvolver um Plano de Atribuição Priorizado
Depois que seus processos tiverem sido documentados e você tiver criado um sistema para compartilhar essas informações, será necessário refletir sobre as principais prioridades de delegação e como atribuir, controlar e gerenciar o trabalho delegado.
Concentre-se em suas maiores prioridades primeiro. Você pode identificar uma lista de possíveis itens de delegação de alta prioridade respondendo a estas duas perguntas simples:
- Isso precisa ser concluído agora?
- Preciso fazer essa tarefa sozinho ou outra pessoa?
5. Use Tecnologia
A tecnologia pode facilitar a delegação e ajudar as equipes a superar muitos desafios diferentes. E todas as equipes podem se beneficiar do uso da tecnologia , seja para compartilhamento de arquivos, agendamento ou até oportunidades de treinamento online.
Se você está construindo uma equipe virtual com membros em diferentes localizações geográficas, a tecnologia pode fazer com que todos os membros de sua equipe estejam sentados na mesma sala. Explore a tecnologia que você tem disponível antes de delegar para que você possa criar um sistema que facilite o compartilhamento de informações e a colaboração.
6. Comunique-se bem e frequentemente
Uma boa comunicação é vital para todo tipo de equipe. Sem isso, não há equipe. Quando se trata de delegação eficaz, não só a comunicação precisa ser clara, concisa e consistente, mas você também precisa garantir que cada membro da equipe tenha acesso às mesmas informações.
Uma das maneiras de conseguir isso é agendar reuniões presenciais ou teleconferências com foco em equipe , se os membros de sua equipe estiverem em locais diferentes. Essas sessões devem ser focadas em colaboração, compartilhamento de informações e construção de equipes. Também é importante que você permaneça acessível entre as reuniões da equipe para responder perguntas, fornecer orientação e ajudar a resolver problemas quando necessário.
7. Cultive a Confiança
A confiança é um dos fatores mais importantes quando se trata de delegação, e isso acontece nos dois sentidos. Você precisa confiar que os membros de sua equipe concluirão o trabalho pelo qual são responsáveis, e os membros de sua equipe precisam confiar que você está dando a eles todas as informações necessárias para realizar o trabalho e que estará disponível para ajudá-los. necessário.
Você pode criar uma equipe baseada na confiança por:
- Ser respeitoso um com o outro
- Ouvindo e ouvindo o que os outros estão dizendo
- Concentrando-se em comunicação consistente
- Dizendo o que você vai fazer e fazendo o que você diz
- Sendo honesto
A delegação eficaz pode ser a resposta para o pequeno empresário que enfrenta problemas e está lutando para encontrar tempo para expandir seus negócios. E quando você toma medidas para se preparar para um processo eficaz de delegação, você não está apenas dando a si mesmo tempo para se concentrar em suas atividades empresariais mais vitais, mas você está aliviando algumas das pressões de sempre fazer tudo sozinho.