Como criar um sistema de gerenciamento de documentos para pequenas empresas
Para muitas empresas, o foco do gerenciamento de documentos está na organização e no armazenamento de documentos. Eles querem poder armazenar documentos de uma maneira organizada e segura que ainda permita que os documentos sejam encontrados facilmente.
Este artigo mostrará a você como criar um sistema de gerenciamento de documentos que faça exatamente isso.
Se você digitar “gerenciamento de documentos” em qualquer mecanismo de busca, obterá longas listas de “soluções” de gerenciamento de documentos, muitas delas com softwares ou aplicativos que anunciam as vantagens de ter um escritório sem papel .
No entanto, softwares ou aplicativos de gerenciamento de documentos são projetados para melhorar o gerenciamento de arquivos eletrônicos em seus negócios. O problema é que muitas pequenas empresas têm de lidar com misturas de dados antiquados em papel e arquivos eletrônicos - e, em alguns casos, a proporção de dados em papel é muito maior.
Uma solução para o problema de ter um ambiente de dados mistos seria usar um sistema de imagens de documentos para converter todos os documentos da sua empresa em formato eletrônico. Mas isso é muito caro e demorado para muitas pequenas empresas.
A boa notícia é que você pode colocar as noções básicas de um sistema de gerenciamento de documentos sem comprar nenhum software especial ou passar por imagens de documentos por atacado.
O sistema não precisa ser complexo; você só precisa investir algum tempo no planejamento e na implementação.
Como criar um sistema de gerenciamento de documentos
A configuração de um sistema de gerenciamento de documentos envolve três etapas.
- criar um plano de gerenciamento de documentos,
- implementar o plano de gerenciamento de documentos,
- e seguindo através.
O primeiro passo, criar o plano, envolve responder a estas quatro perguntas:
Quais são as regras para criar documentos?
Faturas , cartas de lembretes de pagamento, folhetos de vendas, e-mail, balancetes , planilhas, relatórios - Todas as empresas criam uma variedade de documentos ao fazer e acompanhar os negócios. E para manter as coisas organizadas, todas as empresas precisam estabelecer regras para a criação de documentos.
Por exemplo, existem modelos internos para alguns dos seus documentos comerciais padrão, como cartas e faturas, e onde eles estão localizados?
Existe um guia de estilo interno que precisa ser seguido?
Os novos documentos devem ser datados e / ou com data e hora?
Quais procedimentos devem ser seguidos para compartilhar ou revisar documentos?
Para algumas pequenas empresas, o único ponto sobre a criação de documentos que importa é onde os modelos para vários documentos de negócios estão localizados e como usá-los. Mas se a criação de documentos em sua empresa envolve pessoas diferentes colaborando, revisando ou atualizando documentos, você precisará dedicar algum tempo para decidir como essas coisas devem ser feitas para garantir eficiência e consistência.
Como vamos armazenar documentos?
Na verdade, existem dois aspectos para essa questão.
O primeiro envolve os aspectos físicos do armazenamento. Mesmo que sua pequena empresa esteja armazenando documentos em armários, há custos associados ao armazenamento; não apenas o custo dos arquivos, mas o custo do tempo em que você e / ou seus funcionários arquivam documentos ou os recuperam. Na verdade, o maior custo associado ao armazenamento, para a maioria das pequenas empresas, é provavelmente o custo do tempo desperdiçado quando as pessoas estão procurando documentos.
O segundo aspecto do armazenamento de documentos é organizacional; Como os documentos serão arquivados? A chave para arquivar documentos é seguir boas práticas de gerenciamento de arquivos.
Você também precisa saber como arquivar documentos. Como você lidará com os arquivos que estão desatualizados ou prontos para serem movidos para o gravador posterior em seu sistema de gerenciamento de documentos?
Perto do começo de cada ano, por exemplo, eu passo pelos vários arquivos relacionados ao trabalho no meu computador, eliminando aqueles que não são mais atuais e criando novas pastas rotuladas por ano e / ou assunto, movendo arquivos conforme necessário.
O mesmo pode ser feito com arquivos de papel; não é difícil remover documentos antigos de uma pasta e rótulo de arquivo e criar um novo com “Antigo” no título. Alguns softwares oferecem opções de arquivamento automático. O Microsoft Outlook, por exemplo, permite arquivar e-mails antigos.
Como a recuperação de documentos pode ser simplificada?
Esta questão é o coração do seu sistema de gerenciamento de documentos. Em uma pesquisa conduzida pela Leger Marketing para a Xerox Canada, os proprietários e gerentes canadenses de PMEs disseram que custavam US $ 2.152 por ano para gerenciar e armazenar documentos e cerca de uma hora por dia para pesquisar esses documentos (globeandmail.com).
Mais uma vez, boas práticas de arquivamento podem ajudar muito na solução do problema. Navegar pelos artigos do Gerenciamento de Dados neste site irá ajudá-lo. Se você fizer coisas como consistentemente seguir convenções de nomenclatura rígidas, por exemplo, os documentos serão muito mais fáceis de encontrar.
E se você é um único proprietário que trabalha sozinho ou é proprietário de uma empresa com funcionários , recomendo criar uma Lista de Locais de Arquivos , que lembrará os usuários para onde vão determinados tipos de arquivos - e onde encontrar documentos específicos. Se a sua empresa é como a maioria, lembre-se de incluir ou não o arquivo no sistema do computador, um servidor interno, na nuvem ou em um formulário físico arquivado em um local físico, como um arquivo. Por exemplo, suponha que você use imagens, vídeos ou até mesmo fotos em papel na minha empresa. Uma entrada na sua lista de locais de arquivos pode ser:
Imagens digitais / vídeo: computador (ou servidor) - unidade E: / fotos - arquivo na pasta de assunto apropriada
Fotos de papel: fichário 3 - Fotos - alfa por assunto
Unidades de rede ou nuvem compartilhadas devem ser rotuladas de acordo com o conteúdo, como devem as gavetas do arquivo.
Como podemos tornar / manter nossos documentos seguros?
A primeira linha de defesa para segurança de documentos é proteger fisicamente as próprias instalações da empresa . Todas as empresas precisam ter sistemas de segurança, como sistemas de alarme, instalados - até mesmo empresas domésticas .
As empresas também podem precisar ou querer investir em outros dispositivos de segurança, como grades de janelas, câmeras de segurança e / ou serviços de patrulha. Você pode gastar todo o tempo que quiser criando senhas e criptografando arquivos em uma tentativa de proteger seus arquivos eletrônicos, mas não importa muito se alguém pode simplesmente entrar e roubar seu computador e o disco rígido que o acompanha.
Todos os armários de arquivo devem ser trancados e mantidos trancados após o horário comercial (e trancados na hora do almoço, se ninguém confiável estiver próximo).
Os procedimentos gerais de segurança para documentos eletrônicos envolvem o backup de documentos regularmente e a manutenção de backups de documentos em outro local que não seja o mesmo disco rígido em que os documentos originais estão localizados. Off-site é melhor para proteger contra ter seus dados de negócios eliminados por desastres naturais - ainda outra razão pela qual a nuvem é ideal para os negócios .
Pequenas empresas com colegas ou funcionários que compartilham a mesma rede de computadores também podem querer restringir o acesso de alguns usuários para que possam usar ou ver apenas alguns dos recursos da rede. Por exemplo, você pode ter um diretório de rede ou de compartilhamento de nuvem denominado "Contabilidade" com acesso restrito ao gerenciamento. Mesmo que um usuário tenha permissão para acessar um recurso, como um aplicativo, determinados documentos podem ser protegidos por senha. O conteúdo dos documentos também pode ser criptografado, tornando-os acessíveis somente àqueles que possuem a chave de criptografia necessária.
O roubo de funcionários é outra ameaça à segurança de dados. Pequenas empresas com funcionários devem fazer uma checagem de fatos e obter uma verificação de antecedentes sobre os funcionários, uma questão de política.
Implementando seu sistema de gerenciamento de documentos
Depois de criar seu plano de gerenciamento de documentos respondendo às perguntas acima, você estará pronto para implementá-lo, certificando-se de que toda sua equipe conheça os detalhes do sistema de gerenciamento de documentos de sua empresa e esteja seguindo os procedimentos apropriados ao criar, armazenar e recuperar documentos.
Você também precisa ter certeza de que todos os usuários que acessam e usam documentos em sua organização sigam em frente, fazendo coisas como nomear e armazenar documentos adequadamente. Verificação do local regularmente para testar se arquivos específicos podem ser facilmente encontrados e para evitar o erro de arquivamento.
Você pode configurar um sistema de gerenciamento de documentos em um dia, mas implementá-lo consistentemente ao longo do tempo será a chave para o seu sucesso. As recompensas são enormes - ser capaz de encontrar o que você quer encontrar quando quiser e paz de espírito.