Como calcular e reportar deduções
Fórmula básica para pagamento líquido:
Remuneração bruta do empregado (taxa paga x horas trabalhadas)
menos deduções fiscais de folha de pagamento estatutárias
menos deduções de folha de pagamento voluntárias
é igual a Net Pay.
Deduções fiscais da folha de pagamento estatutária
A lei exige que os impostos sobre os salários devam ser retidos do contracheque de um empregado. Os empregadores devem então transmitir essas retenções a várias agências fiscais. As deduções de imposto sobre folha de pagamento incluem o seguinte:
- Retenção de imposto de renda federal (com base nas tabelas de retenção na publicação 15)
- Retenção de imposto previdenciário (6,2% até o lucro tributável máximo anual de US $ 127,2 mil a partir de 2017)
- Retenção na fonte do imposto de renda de Medicare (1,45%)
- Retenção adicional de imposto do Medicare (0,9%) para funcionários que ganham mais de US $ 200.000 (este é um novo imposto retido na fonte a partir de 2013)
- Retenção de imposto de renda estadual
- Várias retenções de impostos locais (tais como impostos sobre a cidade, condado ou distrito escolar, invalidez do Estado ou seguro-desemprego).
Deduções Voluntárias na Folha de Pagamento
Deduções voluntárias de folha de pagamento são retidas do cheque de pagamento de um empregado somente se o empregado tiver concordado com a dedução.
As deduções voluntárias pagam ou contribuem para vários benefícios dos quais o empregado optou por participar. As deduções voluntárias da folha de pagamento podem incluir o seguinte:
- Prêmios de seguro de saúde (médico, odontológico e oftalmológico)
- Prêmios de seguro de vida
- Contribuições do plano de aposentadoria (como um plano 401 (k))
- Planos de compra de ações dos funcionários (planos ESPP e ESOP)
- Refeições, uniformes, taxas sindicais e outras despesas relacionadas ao trabalho
Deduções voluntárias podem ser pagas com dólares antes de impostos ou depois de impostos, dependendo do tipo de benefício que está sendo pago. Algumas deduções antes dos impostos reduzem os salários sujeitos ao imposto de renda federal, enquanto outras deduções reduzem os salários sujeitos aos impostos da Previdência Social e do Medicare também. As Publicações do IRS 15 e 15-B explicam quais benefícios são pré-impostos para diversos fins, e o software de folha de pagamento de nível profissional o ajudará a acompanhar todos os cálculos de folha de pagamento relacionados a impostos.
Responsabilidades Fiscais da Folha de Pagamento do Empregador
A responsabilidade pelos impostos sobre a folha de pagamento continua mesmo depois que os contracheques foram emitidos aos empregados. A empresa é responsável por:
- Pagando a parte do empregador de impostos sobre os salários
- Para depositar dólares de impostos retidos dos contracheques dos funcionários
- Preparando vários relatórios de reconciliação
- Contabilização da despesa de folha de pagamento através de seus relatórios financeiros
- E arquivando declarações de imposto sobre folha de pagamento
Impostos sobre a folha de pagamento do empregador
As empresas também são responsáveis pelo pagamento de sua parte dos impostos sobre a folha de pagamento. Esses impostos sobre a folha de pagamento são uma despesa adicional acima e acima da despesa do salário bruto de um empregado. A parte do empregador dos impostos sobre a folha de pagamento inclui o seguinte:
- Impostos da Previdência Social (6,2% até o máximo anual)
- Imposto de Medicare (1,45% dos salários)
- Taxas de desemprego federais (FUTA)
- Taxas de desemprego do estado (SUTA)
Impostos do FICA
FICA significa a Lei de Contribuições de Seguro Federal. O imposto FICA consiste em impostos da Previdência Social e do Medicare. Os impostos da Previdência Social e do Medicare são pagos tanto pelo empregado como pelo empregador. Cada parte paga metade desses impostos. Juntas, as duas metades dos impostos do FICA somam 15,3 por cento, divididas da seguinte forma:
- Segurança Social (empregado paga 6,2%)
- Segurança Social (empregador paga 6,2%)
- Medicare (empregado paga 1,45%)
- Medicare (empregador paga 1,45%)
A partir de 2013, um imposto adicional de Medicare é aplicado aos funcionários que registram os impostos como chefe de família, solteiro ou como viúvo qualificado com um filho dependente e cujo salário do Medicare excede US $ 200.000.
O limite é muito menor para indivíduos casados que apresentam declarações separadas: US $ 125.000. O imposto adicional de Medicare aplica-se à renda acima de US $ 250.000 para os contribuintes casados que apresentarem devoluções conjuntas.
Este é um imposto somente para funcionários. Não há imposto correspondente imposto ao empregador.
A porção de empregados da Previdência Social aumentou dos 4,2% que foram fixados em 2011 e 2012. Esse imposto de folha de pagamento foi legislado como parte da Lei de Alívio Fiscal de 2010, que foi estendida por HR 3765 e prorrogada novamente pela HR 3630 Mas a parte dos funcionários da Previdência Social voltou a 6,2% em 2013.
Relatórios de impostos sobre folha de pagamento
Os empregadores são obrigados a relatar suas obrigações de imposto sobre a folha de pagamento e a depositar os impostos sobre os salários em tempo hábil. Os requisitos de relatórios incluem:
- Fazendo depósitos de impostos federais
- Declaração anual de imposto de desemprego federal (Formulário 940 ou 940EZ)
- Declaração de imposto trimestral da folha de pagamento do empregador (Formulário 941)
- Retorno anual do imposto de renda federal retido (formulário 945)
- Declarações de Salário e Impostos (Formulário W-2)
Os empregadores também têm requisitos para apresentar relatórios a várias agências estaduais e locais. Os empregadores podem encontrar links para agências fiscais estaduais através do site da American Payroll Association.
Originalmente escrito por Diana Van Blaricom, uma profissional certificada em Recursos Humanos (PHR). Editado e revisado por Beverly Bird.