Aprenda os conceitos básicos da criação de um orçamento para eventos

Como planejador de eventos , manter-se dentro do orçamento do seu cliente é fundamental. E para isso, você precisa de um orçamento de eventos detalhado com o qual você e seu cliente concordem. Seja você um iniciante no planejamento de eventos ou um profissional experiente, manter um orçamento para eventos ajudará você a se organizar e a se preparar para qualquer consulta com o cliente - além de ajudá-lo a evitar ultrapassar o orçamento. Para um evento básico, como um seminário ou jantar, o Excel ou outros programas de planilhas podem ser úteis.

Liste as quatro categorias a seguir na parte superior:

• Item
• Despesa Projetada
• Despesa real
• Detalhes

Em seguida, categorize e acompanhe os itens de despesa.

Gerenciando um Orçamento do Evento

1. Custos de aluguel do site da pista. Ao planejar o evento em si e ao reunir-se com o gerente de vendas do local, acompanhe todas as taxas de aluguel projetadas para o evento e espaço funcional, serviço de limpeza, manuseio de bagagem e despesas relacionadas.

2. Estimar custos de catering. Isso inclui todas as despesas com alimentos e bebidas, incluindo gorjetas e gorjetas - que podem responder por até 30%.

3. Documento de transporte. Isso inclui ônibus, treinadores, transferências de eventos e quaisquer despesas relacionadas.

4. Adicione despesas de decoração. A maioria dos eventos inclui despesas de decoração, como centros de mesa, florais, aluguel de tendas, etc. Aqui é onde você lista esses custos.

5. Documentar taxas de entretenimento e equipamentos. Despesas comuns nesta categoria incluem o equipamento A / V, mas também é um bom local para listar honorários aos palestrantes ou se você está contratando artistas.

1. Resuma os custos de impressão. Várias pequenas cobranças de itens realmente se combinam para fazer um item de linha de despesa maior. Estes incluem convites, crachás, folhetos de programação, sinalização de eventos e banners.

2. Item de linha para presentes. Uma dica de evento comum é nunca permitir que um convidado saia de mãos vazias. Portanto, qualquer presente ou presente que você fornecer, rastreie o custo para eles separadamente; Você ficaria surpreso com o quanto esses itens podem custar.

1. Identifique as despesas das atividades. Se o seu evento incluir atividades como golfe, tênis, spa, rafting, ciclismo ou outras atividades, convém anotar o custo dessas taxas separadamente. Considere resumir o custo total em sua planilha e anexar um detalhamento.

2. Postar outras despesas. Se uma despesa não se enquadrar em nenhuma das categorias acima, liste-as como um item de despesas diversas aqui.

3. Dê a si mesmo uma categoria de fundos de contingência. Dependendo do tamanho ou da complexidade de um evento, convém dar a você mesmo até 20% do orçamento do evento aqui. Apesar do melhor planejamento, as cobranças excederão os planos projetados com despesas que você nunca considera. Isso evitará que você ultrapasse o orçamento todas as vezes.

4. Resuma as despesas projetadas. Ao construir o programa do seu evento, você terá uma boa projeção das despesas totais. Estas são as informações que você compartilhará com o cliente do evento para garantir que eles estejam cientes do orçamento do evento, para que não haja surpresas mais tarde.

5. Resuma as despesas reais. Isso acontece depois que o evento foi concluído. Subtotal as faturas para as 10 categorias acima e documente o orçamento real. Se for extremamente favorável, identifique as economias no orçamento real versus o orçamento projetado, demonstrando o valor que você trouxe para a função.