É difícil planejar um orçamento para eventos, a menos que você tenha uma boa ideia de quais despesas incorrerá. Isso parece bastante óbvio, mas os custos associados ao planejamento de eventos podem vir de vários lugares diferentes. Quando você acha que identificou todas as suas categorias de despesas, aparece outra para enviar você de volta à prancheta. Para evitar que isso aconteça com você, reuni este esboço de despesas de planejamento de eventos para ter em mente ao criar seu orçamento.
Despesas no local
Incluem-se aqui os custos e taxas normalmente cobrados pelo local do evento . Esta é frequentemente a categoria mais cara, mas também é a mais fácil de prever, uma vez que você receberá uma estimativa de custo formal para revisar com antecedência. Com isso dito, não se esqueça de levar em consideração os custos variáveis que mudam com seus números de presença. Catering é um bom exemplo disso, pois seus custos com alimentos aumentam a cada adição à sua lista.
Custos do Local
- Aluguel de quarto
- Depósito de segurança
- Cobertura do seguro
- Estacionamento
Comida e Catering
- Refeições
- Bebidas
- Taxas de mão-de-obra de garçom / servidor
- Taxas de imposto e serviço / gratificação
Audiovisual
- Microfones
- Telas e Projetores
- Acesso à internet
- Outro equipamento especializado
Fornecedores terceirizados
Esta categoria representa todos os itens e serviços fornecidos por fornecedores fora do local do host. Cada um cobrará você de forma independente, por isso é importante ficar de olho nas pessoas com quem você está trabalhando.
O uso de uma planilha ajudará você a organizar os contatos de seus fornecedores, juntamente com os custos associados a seus serviços.
Aluguer de Eventos
- Roupa de cama, rodapé de mesa e capas de cadeira
- Barracas, encenação e atrações de diversões
- Itens Físicos Não Fornecidos pelo Local
- Trabalho e entrega para instalação / desmembramento
Fornecedores de decoração
- Iluminação de acento
- Flores e Centros de Mesa
- Balões
Entretenimento
- Músicos ou DJ
- Taxas de alto-falante
- Contratantes (alimentação, hospedagem, transporte)
Despesas de produção
A produção inclui todos os funcionários e recursos necessários para planejar e executar o evento. Essas despesas começam no momento em que o evento é idealizado e continuam com a papelada pós-evento. Em suma, essa categoria representa o custo da organização do evento, atraindo os participantes e gerenciando os elementos administrativos.
Marketing e registro
- Trabalho de impressão e design
- Anúncios
- Convites
- Gerenciamento de registro
Planejamento e Organização
- Taxas do planejador de evento
- Empregados temporários e de meio expediente
- Material de escritório
- Custos de Comunicação
- Despesas de viagem
Despesas administrativas
- Emprego assalariado
- Custos Contábeis
- Taxas legais
- Honorários do Consultor
Custos excedentes e fundos de emergência
Não há nenhum número mágico para o que você deve reservar para despesas não planejadas, mas você definitivamente precisa esperar o inesperado. Alguns planejadores de eventos sugerem orçamentos de cinco a dez por cento sobre as despesas antecipadas, enquanto outros escolhem um número redondo para trabalhar. Eventos maiores devem, é claro, alocar mais, porque uma supervisão faturada por pessoa pode atingir os milhares de dólares.
O objetivo deste esquema é conscientizá-lo sobre os diferentes tipos de despesas de planejamento de eventos que podem ocorrer. Todo evento é único , então o seu pode incluir mais ou menos itens listados aqui. O importante é saber de onde virão seus custos. Negligenciar despesas associadas a um determinado fornecedor ou categoria pode causar estragos em seu orçamento, mas o pior cenário é esquecer completamente uma despesa até que a conta chegue.