Despesas de planejamento de eventos de estrutura de tópicos
Despesas podem vir de uma ampla variedade de fontes, uma vez que você pense em todos os componentes envolvidos na preparação de uma função.
Os mais óbvios são os gastos com alimentação e locação, mas a lista só cresce a partir daí. A coisa é, com vista para mesmo uma categoria de despesa pode ter um impacto desastroso seu gasto por pessoa. Clique aqui para uma lista abrangente das despesas do evento.
Perguntas a fazer aos seus clientes
Como organizador de eventos , o seu papel é fornecer assistência especializada com a coordenação e gestão financeira do evento. Tenha em mente que seus clientes estão sonhando com a perfeição, e isso pode facilmente obscurecer seu julgamento sobre o que é fiscalmente possível. O tempo para colmatar o fosso entre o orçamento e as expectativas é certo desde o início. Muitas vezes é tão simples como fazer as perguntas certas e elaborar um orçamento durante a sua primeira reunião. Clique aqui para uma lista de perguntas a fazer.
Construa um orçamento de evento básico
Depois de ter uma visão do evento e uma estimativa de quanto dinheiro você tem para trabalhar, finalmente é hora de estruturar o orçamento.
Um passo importante aqui é dizer aos seus clientes que os orçamentos de eventos são “rascunhos de trabalho” que provavelmente mudarão à medida que mais detalhes surgirem. Lembre-se, pouquíssimos clientes têm experiência com os custos e taxas associados às flutuações de atendimento, por isso é melhor construir em uma zona de buffer de 10% para evitar a falta de fundos.
Clique aqui para mais dicas sobre como criar um orçamento básico.
Taxas do planejador de evento
Claro, você precisa incorporar suas taxas de planejamento no orçamento, e isso pode ser um assunto delicado para alguns. Organizadores de eventos têm várias maneiras de cobrar por seus serviços, desde honorários diretos até comissões percentuais . No final, trata-se de encontrar um meio em que ambos os lados possam concordar. Certifique-se de que sua estrutura de taxas esteja documentada em um contrato e inclua-a como uma despesa em todas as versões preliminares do orçamento. Clique aqui para revisar as estruturas de taxas padrão para planejadores de eventos.
Redução de custos de eventos
Raramente você irá trabalhar em um evento que tenha um orçamento ilimitado. É mais do que provável que você atinja um ponto no processo de planejamento, no qual as decisões sobre o corte de custos devem ser tomadas. Este é o lugar onde um planejador de eventos experiente pode realmente brilhar em ajudar seus clientes. O objetivo é identificar quais opções têm maior impressão nos convidados. Por exemplo, você deve gastar menos em peças centrais para preservar a sobremesa gourmet? Em alguns casos, um planejador pode passar pelas despesas e renegociar ou reduzir as áreas em que os convidados nunca perceberão. Clique aqui para seis áreas a serem atingidas para redução de custos.
Controle de despesas de áudio / visual
O equipamento de iluminação e som faz um grande impacto na apresentação do seu evento, mas também tende a ter um grande impacto no orçamento.
Quando você considera outras despesas de A / V, como projetores, acesso à Internet e serviços de vídeo, não demora muito para que essa categoria se torne um dos maiores números do seu orçamento. Clique aqui para maneiras de evitar gastos excessivos em suas necessidades de A / V.
Encontrando Opções de Marketing de Baixo Custo Online
O marketing é outra despesa que pode crescer exponencialmente se você não obtiver resultados imediatamente. A pegadinha, é claro, é que, a menos que você comercialize efetivamente, não haverá participantes suficientes para suportar os custos do evento. É por isso que faz sentido utilizar tantas opções gratuitas ou de baixo custo para espalhar a palavra inicial sobre uma próxima ocasião. Felizmente a internet tem muitos caminhos que você pode considerar. Clique aqui para seis ideias de baixo custo.
Planejando um grande casamento em um pequeno orçamento
Os casamentos são um excelente exemplo de eventos em que os orçamentos podem ser desafiados pelas despesas.
Por trás de cada casamento, há uma família de pessoas reais que têm outras obrigações financeiras a considerar antes de gastar em seu grande dia. A maioria dos coordenadores de casamento entende isso, mas os melhores sabem como maximizar cada dólar de um orçamento de casamento. Embora os planejadores de eventos corporativos trabalhem em um ambiente diferente dos planejadores de casamentos, há muito a ser aprendido sobre como os profissionais de casamento gerenciam seus orçamentos. Confira essas dicas para transformar um orçamento pequeno em um grande casamento.