Durante vários anos, o IRS tratou as despesas de telefone celular para empresas e funcionários como parte de uma categoria de ativos de negócios chamada propriedade listada . Essa categoria de ativos inclui ativos que podem ser usados para propósitos pessoais e comerciais, de modo que o IRS exige uma manutenção de registros mais detalhada por parte das empresas, a fim de separar o uso de telefones celulares como despesas comerciais dedutíveis de uso pessoal.
Uma disposição do Small Business Jobs Act de 2010 removeu os telefones celulares da categoria de propriedade listada.
Os telefones celulares são um benefício adicional
Embora o IRS tenha removido os telefones celulares da categoria de propriedade listada, ele não removeu os custos dos telefones celulares da categoria de benefícios adicionais . Atualmente, a maioria das empresas exige que os funcionários que viajam ou que ocupam cargos de gerência tenham celulares.
Mas quanto do uso de celular é pessoal e esse uso pessoal é um benefício tributável para o funcionário? O IRS diz que um telefone celular fornecido pelo empregador é um benefício adicional para o funcionário, e o valor do telefone, incluindo o custo do telefone e as taxas mensais, é tributável para o funcionário, a menos que possa ser provado que o telefone é sendo usado principalmente para fins comerciais. (Internal Revenue Bulletin 2011-38)
Mas o IRS também diz que "quando um empregador fornece um funcionário com um telefone celular principalmente por razões comerciais , o uso pessoal e comercial do telefone celular é geralmente não tributável para o funcionário".
O IRS não exigirá manutenção de registros de uso comercial para receber este tratamento isento de impostos. "
Telefones celulares como uma vantagem de condição de trabalho
O IRS chama os telefones celulares de "benefício de condição de trabalho", isto é, "qualquer propriedade ou serviços fornecidos a um empregado do empregador na medida em que, se o empregado pagasse por tal propriedade ou serviços, tal pagamento seria permitido como dedução "como uma despesa de negócios ordinária e necessária .
Como benefício de condição de trabalho, o uso pessoal do funcionário não afeta a capacidade do negócio de deduzir os custos de telefone celular relacionados ao negócio, nem é tributável para o funcionário como um benefício adicional.
Primeiro, o objetivo principal da empresa deve ser estabelecido, para que as despesas relacionadas ao negócio sejam dedutíveis para o negócio e para evitar que o uso pessoal do telefone fornecido pelo empregador seja taxado para o funcionário. O uso pessoal não comercial do celular não é dedutível como despesa comercial da empresa.
Se você exigir que os funcionários usem telefones celulares para fins comerciais, o uso pessoal do funcionário será tratado para fins fiscais como um benefício adicional de minimis, conforme definido pelo IRS. Esta disposição do IRS se aplica ao uso de um telefone celular fornecido pelo empregador após 31 de dezembro de 2009.
Propósitos comerciais para telefones celulares
O "ordinário e necessário" é determinado pelo IRS e se aplica aos telefones celulares de maneiras específicas. Um exemplo usado pelo IRS para descrever "fins comerciais" é o requisito do empregador para entrar em contato com o funcionário durante o horário não comercial. A Receita Federal diz que fornecer o celular para fins de "moral ou boa vontade", atrair um novo funcionário ou fornecer compensação adicional a um funcionário não é considerado "fins comerciais" e não exclui o celular de ser um benefício adicional.
Mantenha bons registros no uso do celular
Tirar os telefones celulares da categoria de propriedade listada não significa que você pode ignorar a questão de manter bons registros sobre o uso pessoal de telefones celulares. Você ainda precisa provar que o telefone foi usado principalmente para fins comerciais.
O que fazer a seguir
Para evitar problemas de auditoria fiscal e cumprir as leis relacionadas ao uso de telefones celulares relacionados a negócios, discuta o problema com seu consultor fiscal. Algumas medidas que você pode querer considerar:
- Restringir os telefones celulares apenas àqueles funcionários que devem tê-los para desempenhar adequadamente suas funções, como representantes de vendas externos, gerentes que viajam com frequência e executivos.
- Mantenha os registros do celular do funcionário para verificar o uso da empresa. Se isso for oneroso, encontre uma maneira de acessar os registros on-line do celular por meio de sua operadora, para recuperá-los, se necessário.
- Exija que os funcionários com celulares fornecidos pela empresa tenham outro celular para uso pessoal.
Leia mais sobre o IRS sobre o tratamento fiscal de telefones celulares fornecidos pelo empregador.