Detalhes Essenciais de Elaboração
Assim como qualquer projeto de negócios, o primeiro passo é organizar todas as informações que você possui e identificar os assuntos mais urgentes.
Antes de começar a escolher um local ou contratar um palestrante , você precisa conhecer os parâmetros básicos do seu evento. É quase impossível falar detalhes e custos com um terceiro até que você tenha mais detalhes específicos. Aqui estão os principais detalhes que você deve definir antes de entrar em contato com fornecedores externos.
Encontro
Tudo gira em torno da data do seu evento especial. O ideal é ter três datas em potencial para que você possa comparar a disponibilidade e os preços no quadro. Tente incluir dias diferentes da semana para flexibilidade máxima.
Prazo
Mesmo uma diferença de uma hora pode causar impacto no seu planejamento, por isso você precisa especificar os prazos previstos. Por exemplo, a partir das 10h, em vez das 8h, é possível que você não precise alocar um orçamento para o café da manhã.
Números de Atendimento
É um detalhe que muitas vezes é estimado de forma ampla demais para negociações produtivas. Fique realista com suas projeções de presença . Discuta antecipadamente quem você convidará e coloque suas projeções em uma planilha. O comparecimento e o orçamento estão diretamente correlacionados, por isso não adivinhe acidentalmente o número de pessoas que você acha que vai participar.
Sessões de Breakout
Você pode precisar apenas de uma sala de banquete se estiver organizando um jantar, mas uma conferência completa provavelmente exigirá salas adicionais e um espaço para exposições. Mais uma vez, você não poderá medir custos até definir quanto espaço precisa. Para conferências, a melhor abordagem é planejar um itinerário simulado em sua primeira reunião. Compartilhar ideias e juntá-las no papel ajudará a orientá-lo nas próximas decisões de planejamento.
Orçamento vs. Custos
Pode parecer impraticável trabalhar em um orçamento antes de conhecer os custos de local e de bufê, mas trabalhar dessa forma fornece uma referência para você medir todas as propostas de fornecedores. Comece com suas fontes de receita. Quanto você deve cobrar pelo comparecimento? Você vai chamar os patrocinadores para ajudar a compensar os custos? O que os expositores pagam para participar? As receitas acabarão por ditar o seu orçamento, por isso só faz sentido protegê-las primeiro.
Marketing
Depois de identificar suas fontes de receita, a próxima etapa é descrever seu plano de marketing . Qual é a melhor maneira de alcançar e engajar seus geradores de receita? Talvez você tenha uma lista de possíveis participantes como empregador ou associação de associados. Isso obviamente seria útil, mas e os patrocinadores e expositores?
Se você está planejando atrair mais de 20 expositores, então você deve ser capaz de alcançá-los. Campanhas de marketing direcionadas custam dinheiro e isso reduz suas receitas.
Transporte e Hospedagem
A realização de uma conferência local normalmente elimina qualquer preocupação com o transporte. No entanto, você ainda precisa se dirigir ao alojamento de palestrantes, expositores e convidados especiais. Alguns hotéis oferecem descontos no espaço para reuniões, se você reservar diárias suficientes . A única maneira de aproveitar isso é conhecer suas necessidades de hospedagem com antecedência. Volte seus dados de presença e projete quantos convidados são de fora de sua área.
Agora, tudo isso provavelmente soa como uma grande quantidade de informações para reunir na frente, e é. Mas tenha em mente que esses são os detalhes que afetam todo o resto do processo de planejamento.
Você pode se sentir inicialmente atraído pelas tarefas mais “glamourosas”, como visitas a locais e planejamento de cardápios. Apenas lembre-se que a hora deles chegará. Por enquanto, no entanto, concentre-se nos fatos para que você possa tomar as melhores decisões mais tarde.