Como avaliar um fornecedor em 6 etapas fáceis

O que você precisa saber sobre o processo de seleção do fornecedor

A avaliação da proposta para o processo de seleção de fornecedores para projetos e commodities menores será relativamente simples. Para projetos maiores, peças complexas ou serviços multifacetados, avaliação de propostas e chegar a um consenso estarão mais envolvidos. O principal objetivo desta fase é minimizar a emoção humana e o posicionamento político para chegar a uma decisão que seja do melhor interesse da empresa.

Seja meticuloso em sua investigação, busque opiniões de todas as partes interessadas e use a metodologia a seguir para levar a equipe a uma decisão unificada de seleção de fornecedores.

Revisão preliminar de todas as propostas de fornecedores

Antes que a equipe de seleção de fornecedores inicie seu processo de avaliação e seleção, todas as propostas devem ser analisadas quanto à sua integridade e clareza. Quaisquer omissões e ambiguidades óbvias devem ser esclarecidas pelo fornecedor responsável pela submissão. Isso garantirá que o processo de avaliação e seleção, uma vez iniciado, seja completo e eficiente.

Registrar requisitos de negócios e requisitos de fornecedores

Em uma planilha, liste os requisitos de negócios e, em seguida, os requisitos do fornecedor que foram compilados na primeira etapa, Analisar requisitos de negócios. Uma lista completa e detalhada de todos os requisitos é essencial para se chegar a uma decisão justa e equitativa.

Atribuir valor de importância para cada requisito

Para cada um dos requisitos, atribua um "Valor de Importância" usando uma escala de um a dez; onde 1 é extremamente importante e 10 é extremamente importante.

Se a equipe de seleção de fornecedores não puder concordar com um valor de importância, acumule o valor individual de todos e calcule uma "média" em todos os membros. Se um membro da equipe achar que não está qualificado para dar uma opinião sobre um determinado requisito, ele pode se abster de enviar um valor. Use a pontuação média de todos os valores enviados da equipe como o valor de importância para esse requisito.

Se um requisito for dicotômico ao ponto em que você deseje eliminar o fornecedor imediatamente se ele não puder atender ao requisito, marque esse requisito como "Aprovado / Reprovado". Por exemplo, se sua operadora de seguros exigir que todos os contratados externos que executam o trabalho em áreas protegidas sejam "alfandegados e segurados", qualquer fornecedor que não atender a esse requisito será imediatamente eliminado de outras considerações.

Atribuir um valor de desempenho para cada requisito

Essa etapa pode ser o processo mais longo e mais demorado de todo o processo de seleção de fornecedores. A equipe precisará atribuir um "valor de desempenho" que eles acreditem que cada fornecedor executa em cada um dos requisitos. Para projetos maiores, você pode ter que dar tempo a cada membro da equipe para avaliar cada proposta para chegar a uma pontuação de desempenho para cada objetivo.

Mais uma vez, se a equipe não puder concordar com um valor de desempenho, acumule o valor individual de todos e calcule uma "média" entre todos os membros. Se um membro da equipe achar que não está qualificado para dar uma opinião sobre um determinado requisito, ele pode se abster de enviar um valor. Use a pontuação média de todos os valores enviados da equipe como o valor de desempenho para essa exigência para esse fornecedor individual.

Se um requisito for indicado como "Aprovado / Reprovado" e a equipe concordar que o fornecedor individual não atendeu ao requisito, esse fornecedor poderá ser imediatamente removido de considerações adicionais.

Calcular uma pontuação total de desempenho

Agora que você tem um "valor de importância" para cada requisito e uma "pontuação de desempenho" para cada fornecedor em cada requisito, é possível calcular uma Pontuação total de desempenho para cada fornecedor. Calcule a pontuação de Desempenho Total multiplicando o Valor de Importância individual pelo Valor de Desempenho do fornecedor. Total da soma de todos os índices de desempenho de um fornecedor individual para chegar a um Índice de desempenho total para o fornecedor.

Selecione um fornecedor vencedor

A pontuação total de desempenho não pretende ser um valor absoluto de determinação da proposta de um fornecedor. Ele deve ser usado como um guia para destacar as diferenças entre fornecedores e desencadear discussões significativas entre os membros da equipe.

Propostas que caiam ordens de magnitude abaixo dos corredores da frente podem ser eliminadas se a equipe concordar.