Analise os requisitos de negócios
Antes de começar a coletar dados ou realizar entrevistas, reúna uma equipe de pessoas que tenham interesse nesse processo específico de seleção de fornecedores. A primeira tarefa que a equipe de seleção de fornecedores precisa realizar é definir, por escrito, o produto, o material ou o serviço que você está procurando por um fornecedor. Em seguida, defina os requisitos técnicos e comerciais. Além disso, defina os requisitos do fornecedor. Por fim, publique seu documento nas áreas relevantes para esse processo de seleção de fornecedores e busque sua contribuição. Peça à equipe que analise os comentários e crie um documento final. Em suma:
- Montar uma equipe de avaliação
- Definir o produto, material ou serviço
- Definir os requisitos técnicos e de negócios
- Definir os requisitos do fornecedor
- Publicar um documento de requisitos para aprovação
Pesquisa de fornecedores
Agora que você tem um acordo sobre os requisitos do negócio e do fornecedor, a equipe agora deve começar a procurar possíveis fornecedores que poderão entregar o material, produto ou serviço.
Quanto maior o escopo do processo de seleção de fornecedores, mais fornecedores você deve colocar na tabela. É claro que nem todos os fornecedores atenderão aos seus requisitos mínimos e a equipe terá que decidir de quais fornecedores você procurará mais informações. Em seguida, escreva uma solicitação de informação (RFI) e envie-a aos fornecedores selecionados.
Finalmente, avalie suas respostas e selecione um pequeno número de fornecedores que farão a "Lista Curta" e passarão para a próxima rodada. Em suma:
- Compile uma lista de possíveis fornecedores
- Selecione fornecedores para solicitar mais informações de
- Escreva uma solicitação de informações (RFI)
- Avaliar respostas e criar uma "lista curta" de fornecedores
Solicitação de proposta (RFP) e solicitação de cotação (RFQ)
Os requisitos de negócios são definidos e você tem uma pequena lista de fornecedores que deseja avaliar. Agora é hora de escrever uma solicitação de proposta ou solicitação de cotação . Qualquer que seja o formato que você decidir, seu RFP ou RFQ deve conter as seguintes seções:
- Detalhes da submissão
- Introdução e Sumário Executivo
- Visão geral e histórico de negócios
- Especificações detalhadas
- Pressupostos e Restrições
- Termos e Condições
- Critério de seleção
Avaliação de propostas e seleção de fornecedores
O principal objetivo desta fase é minimizar a emoção humana e o posicionamento político para chegar a uma decisão que seja do melhor interesse da empresa. Seja meticuloso em sua investigação, busque opiniões de todas as partes interessadas e use a metodologia a seguir para levar a equipe a uma decisão unificada de seleção de fornecedores :
- Revisão preliminar de todas as propostas de fornecedores
- Registrar requisitos de negócios e requisitos de fornecedores
- Atribuir valor de importância para cada requisito
- Atribuir um valor de desempenho para cada requisito
- Calcular uma pontuação total de desempenho
- Selecione o fornecedor vencedor
Estratégias de Negociação de Contratos
A fase final do processo de seleção de fornecedores está desenvolvendo uma estratégia de negociação de contrato . Lembre-se, você quer "fazer parceria" com o seu fornecedor e não "levá-los para os limpadores". Revise seus objetivos para a negociação do seu contrato e planeje as negociações cobrindo os seguintes itens:
- Listar classificar suas prioridades junto com alternativas
- Conheça a diferença entre o que você precisa e o que você quer
- Conheça sua linha de fundo para saber quando fugir
- Definir quaisquer restrições de tempo e benchmarks
- Avaliar os passivos e riscos potenciais
- Confidencialidade, não concorrência, resolução de disputas , mudanças nos requisitos
- Faça o mesmo para o seu vendedor (ou seja, ande uma milha em seus sapatos)
Erros de Negociação de Contrato
O menor erro pode matar um processo de negociação de contrato produtivo. Evite erros de negociação de contrato e evite colocar em risco um processo de negociação de contrato produtivo