Existem vários programas de cartão de aquisição diferentes, alguns envolvem apenas o uso de fornecedores aprovados pela empresa, enquanto outros permitem que qualquer fornecedor seja usado.
As compras feitas por um funcionário usando um cartão de compras geralmente são pequenas e de baixo valor. Muitas reações negativas sobre os programas de cartões de compras são direcionadas especificamente para o abuso do cartão pelos funcionários. No entanto, os benefícios dos programas de aquisição são muito maiores que os riscos e custos envolvidos na operação do programa.
Benefícios dos Cartões de Aquisição
O governo dos Estados Unidos constatou que as compras abaixo de US $ 2.500 representavam apenas 2% dos gastos totais do governo, mas representavam 85% de todas as compras. Como os custos administrativos dessas pequenas compras frequentemente excederam os gastos reais em dólares, o uso de cartões de compras aumentou em muitos departamentos governamentais. Uma agência do governo, o Departamento de Comércio, estimou que o uso de cartões de compras os economizou mais de US $ 22 milhões por ano em custos administrativos e redução no tempo de processamento de compras.
O uso dos cartões permitiu que os departamentos de compras concentrassem seus esforços nos 15% do total de gastos com aquisições, o que representa 98% das despesas totais.
Implementando Controles Internos
O abuso de cartões de compras é manchete, mas geralmente esses abusos, especialmente em departamentos do governo, geralmente mostram um alto valor em dólar, mas freqüentemente são menos da metade de um por cento do gasto total.
No entanto, o abuso ocorre, mas pode ser controlado pela implementação de controles internos adequados para reduzir o desperdício e o abuso.
Direção de gerenciamento forte é crucial para um programa de cartão de aquisição bem-sucedido. A gerência deve definir claramente quais são os usos permitidos para o cartão e definir, e impor, suas penalidades por inadimplência, fraude e abuso. Naturalmente, os procedimentos e recursos do back office devem estar em vigor para implementar os controles. Se não houver recursos suficientes para monitorar e lidar com os abusos do cartão de compras, os abusos continuarão e aumentarão, já que a falta de comprometimento no programa é vista por seus usuários.
Quem recebe um cartão?
Outro ponto negativo observado nos programas de cartões de compras é que as empresas acham que precisam dar cartões a todos os funcionários que fazem compras. Este não é o caso; sendo emitido um cartão de aquisição está sendo dado confiança. Uma empresa deve ser capaz de confiar no usuário do cartão, pois, na verdade, ele está gastando o dinheiro da empresa . Deve haver um processo de aprovação no local onde os funcionários devem ser selecionados, revisados e aprovados. Se um empregado tiver crédito ruim, ele deve receber um cartão de aquisição da empresa?
Impondo Limites de Gastos
Como qualquer cartão de crédito, deve haver um limite de crédito para o usuário.
As empresas de cartão de crédito dão aos titulares um limite baseado em sua capacidade de pagamento. Para os titulares de cartão de aquisição, as empresas devem dar aos titulares de cartão um limite de gastos adequado à sua posição e aos gastos prováveis. Por exemplo, uma pessoa empregada como analista de TI só pode ser obrigada a comprar tinta de impressora e pequenos periféricos de computador, que podem totalizar apenas algumas centenas de dólares por ano. O limite de gastos para esse funcionário deve refletir isso e não receber um limite de gastos gerais de US $ 2.500 que pode ser concedido a toda a equipe de TI. Os limites de gastos devem ser revisados periodicamente para que um nível apropriado seja dado aos funcionários com base em seus gastos reais.