Etapas para controlar custos e proteger os resultados financeiros de sua empresa
Se você é um empregador que tem funcionários que incorrem em despesas no processo de fazer negócios, uma excelente maneira de observar essas despesas e controlar custos é com cartões de crédito corporativos para funcionários. Usados corretamente, os cartões de crédito corporativos podem ajudá-lo a alcançar muitas das suas metas de negócios. Infelizmente, eles também podem revelar-se a ruína de você e de seus funcionários enquanto eles abrem caminho para a queda livre da empresa, ou pelo menos alguns degraus abaixo da escada.
O que é um cartão de crédito corporativo?
Cartões de crédito corporativos são um grupo de acordos que são separados e distintos do crédito pessoal e de pequenas empresas. Uma empresa pode fornecer a seus funcionários cartões de crédito corporativos para cobrar despesas aprovadas relacionadas a negócios, geralmente de natureza de viagem. Um cartão de crédito corporativo é normalmente emitido em nome da empresa e com o nome do empregado. Ao contrário dos cartões de crédito pessoais e de pequenas empresas , os cartões de crédito corporativos são emitidos por apenas algumas organizações. Eles também são emitidos diretamente entre a empresa e o emissor.
Conhecendo as regras
Independentemente de onde um cartão de crédito corporativo vem, ele deve ser aceito com um entendimento completo de como ele funciona. Isso não vale apenas para a pessoa que usa o cartão, mas também para a empresa. Isso evita muitos mal-entendidos que podem custar a todos. O primeiro deles é quem é responsável pelo pagamento.
Alguns cartões contêm a cláusula de que, apesar de ser um cartão de crédito comercial, o funcionário é responsável por garantir que o pagamento seja feito. Para outros, a empresa para a qual um funcionário trabalha é responsável pelo pagamento.
Colocando Regras em Ação
Um dos principais benefícios do uso de cartões de crédito corporativos é o fato de eles permitirem que os empregadores monitorem mais de perto os gastos de seus funcionários, especialmente quando estão fora do escritório em viagens.
Qualquer empresa que emita um cartão de crédito corporativo deve se certificar de que suas políticas relativas a procedimentos, limites de gastos e restrições sejam compreendidas e seguidas pelos funcionários. Por exemplo, certos custos, como passagem aérea e aluguel de carros, podem ser colocados no cartão de crédito , enquanto os custos de combustível e pedágio devem vir do bolso de um funcionário.
Os funcionários também devem entender que, mesmo quando as cobranças de natureza específica são aprovadas, os limites ainda podem ser impostos a elas. Regras como esta podem ser aplicadas pincel largo ou de acordo com certas categorias de comerciantes. Por exemplo, uma empresa pode aprovar um certo limite de gastos para as refeições, especialmente quando os clientes estão sendo entretidos, mas se o mesmo representante decidir que deseja enviar flores para um cliente, isso pode não ser permitido. Restrições prévias nos gastos de um cartão podem limitar esse tipo de gasto.
Evitando Armadilhas
Sempre que um cartão de crédito corporativo é emitido, deve haver alguma compreensão por parte do funcionário de como esse cartão pode ser usado. Algumas empresas até oferecem aulas de treinamento sobre o uso de cartões de crédito corporativos para que as informações básicas sobre seu uso sejam comuns a todos e ninguém possa dizer que não estavam cientes da emissão de regras.
Um dos principais riscos dos cartões de crédito corporativos é quando os funcionários combinam uso pessoal e comercial . Obviamente, em nenhum momento uma despesa pessoal deve ser cobrada de um cartão de crédito corporativo. Felizmente, com os controles corretos nesse cartão, esses tipos de problemas de gastos podem ser controlados e eliminados. Na maioria dos casos, esses problemas ocorrem quando um funcionário quer evitar o incômodo de fazer duas transações diferentes ao mesmo tempo, pensando "posso reembolsar a empresa mais tarde". Por outro lado, em muitos casos esse cálculo nunca ocorre e coloca o funcionário em rota de colisão com a administração da empresa.
Uma aplicação liberal do senso comum
Se há uma vantagem no uso de cartões de crédito corporativos , é a capacidade que as empresas têm de manter os funcionários conscientes de que estão sendo observados.
Isso não deve ser uma questão de preocupação, no entanto. Ele deve alertar os funcionários de que seus gastos em nome da empresa são importantes e que eles devem exercitar o bom senso na maneira como passam os cofres da empresa. Qualquer outra coisa só afeta negativamente a linha de fundo de uma empresa, o que afeta os funcionários também.