Embora muitos empreendedores possam limitar seu uso de planilhas do Excel a seus sistemas de escrituração contábil, como eles veem o programa como mais adequado para rastreamento, postagem e registro de transações, o Excel pode ser tão ágil para as operações contábeis. Com um entendimento das fórmulas corretas e dos métodos básicos de processamento, até mesmo o proprietário do negócio com a maior fama da matemática encontrará as planilhas do Excel fáceis de navegar.
O que as planilhas do Excel têm a oferecer
O Excel é um programa do Microsoft Office projetado para ajudar a calcular, tabelas, gráficos e comparar dados para referência atual e futura. E como a maioria dos outros programas da Microsoft, seus recursos são robustos e podem ser usados com o mínimo de complexidade que você preferir.
Além da contabilidade simples, os recursos de contabilidade do Excel podem ajudá-lo a determinar onde sua empresa está financeiramente, gerar relatórios detalhados, rastrear listas de fornecedores, funcionários e clientes e preparar seus registros para a temporada de impostos a cada ano.
Aqui estão alguns exemplos de como usar planilhas do Excel para contabilidade básica de pequenas empresas.
Como usar o Excel para rastrear suprimentos, compras e despesas
Inserir dados no Excel para manter um registro de suas compras de suprimentos, vendas e despesas é relativamente simples. Ao abrir o Microsoft Excel, inicie uma nova planilha e comece a atribuir rótulos às colunas que conterão as datas e valores numéricos para cada pedido, cada venda e cada despesa.
Depois que suas colunas forem rotuladas, insira os valores de compra, venda ou despesa de suprimento em cada coluna na linha apropriada com a data correta.
Para ver esse processo simples em ação, aqui está um tutorial em vídeo que o orientará pelas etapas: Como usar o Microsoft Excel para Small Business Accounting.
Como usar fórmulas básicas e atalhos no Excel
No tutorial anterior, você deve ter notado as fórmulas de soma criadas pelo instrutor no Excel para calcular o lucro com base em dados de compras, vendas e despesas de suprimentos. As fórmulas ajudam profissionais de contabilidade e empreendedores a navegar de maneira mais eficiente pelos recursos do Excel.
Então, antes de mergulhar em explicações mais detalhadas da contabilidade básica de pequenas empresas com os dados inseridos em sua planilha do Excel, pode ser útil aprender mais sobre as dicas, truques e fórmulas que você pode usar para avançar.
Aqui está um prático tutorial em vídeo cobrindo algumas das fórmulas mais atuais e úteis no Excel: Top 25 Excel 2016 Dicas e Truques.
Como usar o Excel para criar uma demonstração de lucros e perdas
A maioria dos empreendedores prefere ter as informações relacionadas aos lucros ou perdas de seus negócios separadas de outros dados. Isso permite que eles revisem e comparem suas receitas durante diferentes épocas do ano, alterações específicas em seus projetos ou carga de trabalho, ou para qualquer número de condições que possam afetar a saúde financeira de uma empresa.
A melhor maneira de visualizar essas informações separadamente é em uma demonstração de lucros e perdas (P & L) ou demonstração de resultados.
Felizmente, o Excel tem modelos prontos para ajudá-lo a criar, preencher e manter uma declaração de lucros e perdas à medida que você opera sua empresa. Mas é melhor aprender como as instruções de P & L funcionam manualmente, independentemente de você escolher usar os modelos fornecidos no programa.
Para ver como criar uma declaração de lucros e perdas simples no Excel sem a ajuda de um modelo, aqui está um tutorial em vídeo que ilustra como começar: Criar Contas de Gerenciamento Usando o Excel: Demonstração de Lucros e Perdas.
Como usar o Excel para gerar relatórios e planilhas
Relatórios de despesas, relatórios de vendas, balanços, contabilidade geral, o nome dela. Se há uma coisa, contadores e contadores gostam de criar seus relatórios.
Felizmente, o Microsoft Office facilitou a geração de relatórios a cada nova atualização de software do Excel.
Como proprietário de uma empresa, a criação de relatórios não é algo que você prepara simplesmente para seus investidores, parceiros de negócios ou um agente de empréstimos bancários. Os relatórios permitem que você capture uma visão geral ou um detalhe específico sobre a saúde financeira de sua empresa sem uma grande quantidade de dados para explicar a conclusão. Como tal, eles são imensamente úteis para você como um empreendedor para avaliar o estado do seu negócio em um piscar de olhos, em todos os momentos.
Para aprender como gerar relatórios de resumo simples, aqui está um tutorial em vídeo instruindo como criar um relatório de vendas no Excel: Criando um Relatório de Vendas no Excel: Nível Básico.
Os relatórios de despesas requerem alguns passos diferentes. Para começar, aqui está um tutorial em vídeo instruindo como criar um relatório ou planilha de despesas: Microsoft Excel: Criando uma planilha de despesas simples.
Se você estiver interessado em adicionar mais gráficos visuais aos seus relatórios que permitam aos leitores compreender melhor as informações, aqui está um tutorial em vídeo sobre como criar tabelas dinâmicas, gráficos de barra e painéis: Introdução a tabelas dinâmicas, gráficos e painéis no Excel .
E o que seria um sistema de contabilidade para pequenas empresas sem um razão geral? Aqui está um tutorial em vídeo completo sobre a criação de um razão geral para o seu negócio: Crie um Razão usando o Excel.
Expandindo seu Know-How do Microsoft Excel
Se o Microsoft Excel é um programa que você raramente usou antes de possuir uma empresa, pode parecer intimidante, apesar de sua configuração simplificada. No entanto, existem profissionais que usam o Excel diariamente que ainda não têm certeza de todos os recursos mais avançados do programa. É essa versatilidade e acessibilidade abrangente que a torna adequada como uma ferramenta para contabilidade de pequenas empresas.
Uma maneira de garantir que seus sonhos empreendedores possam florescer e expandir para o próximo nível é desempenhar um papel ativo nos procedimentos contábeis de sua empresa. Começando com suas funções mais simples, os proprietários de pequenas empresas podem aprender como gerenciar seus registros financeiros e aumentar suas habilidades em Excel, juntamente com a saúde fiscal de suas empresas.
Além dos tutoriais em vídeo incluídos acima, a Microsoft também tem sua própria biblioteca de treinamento do Excel que pode ajudá-lo a refinar suas habilidades em Excel para que você possa aproveitar ainda mais a ferramenta em sua pequena empresa.