Tornando seu espaço de escritório baseado em casa funcional e eficiente
Trabalhar em casa oferece muitas vantagens - desde a flexibilidade de definir sua própria agenda para economizar tempo e economizar dinheiro praticamente eliminando o deslocamento diário. No entanto, ser bem-sucedido em um escritório doméstico requer a criação de um espaço de escritório que promova a eficiência em um ambiente de trabalho não tradicional. Considere as dicas a seguir para ajudar a definir um espaço de trabalho profissional para o seu novo negócio.
01 - Faça uma lista das suas necessidades críticas de home office
02 - Escolha uma área dedicada para o seu espaço de escritório em casa
Depois de ter feito a sua lista de necessidades críticas, você tem uma idéia melhor de quanto espaço você realmente precisa para um escritório. Com isso em mente, agora você pode escolher uma área dedicada de sua casa para o espaço do escritório. Idealmente, o escritório deve estar em uma área tranquila com algum nível de privacidade. Isto é especialmente importante se você compartilhar a casa com um cônjuge, filhos ou até mesmo um colega de quarto. Por exemplo, um quarto vago com uma porta pode ser melhor porque pode ajudar a filtrar o ruído do resto da casa. Ou, se você estiver se reunindo com clientes em seu escritório em casa, pode ser mais eficiente escolher um quarto perto da entrada da frente da casa.
03 - Seja criativo: balanceamento de espaço de trabalho e requisitos de armazenamento
Muitas vezes, um escritório em casa tem uma quantidade limitada de espaço e pode se sentir apertado, mesmo com apenas uma cadeira e uma mesa na sala. No entanto, manter um escritório profissional depende de uma boa organização. Isso significa planejar um espaço que tenha muito espaço para armazenamento (arquivos, suprimentos, etc.) e uma área ampla para se espalhar e trabalhar. Você pode ter que ser criativo. Por exemplo, construa sua própria mesa que usa gabinetes de arquivos como a base com madeira ou uma bancada de laminado para o topo. Você também pode ter que armazenar arquivos em outra sala. Tenha em mente que a regra geral é que todos os arquivos ou suprimentos que você usa com freqüência devem ser facilmente acessíveis. Mais uma vez, o objetivo é criar um espaço de escritório organizado que atenda a todas as suas necessidades básicas.
04 - Ilumine seu Home Office com iluminação adequada
Quando possível, escolha um espaço para o seu escritório que permita muita luz natural. Isso fornece uma boa base para um espaço de trabalho brilhante que pode ser aprimorado com uma iluminação mais direta. Se o seu escritório permite pouca ou nenhuma iluminação externa, a iluminação de acesso se torna ainda mais importante. Comece fornecendo luzes gerais que preencham a maior parte da área de trabalho. Em seguida, considere adicionar iluminação de tarefa, ou lâmpadas de mesa e lâmpadas de assoalho que possam fornecer iluminação concentrada para sua área de trabalho específica. Por fim, independentemente do tipo de iluminação disponível, certifique-se de que a tela do computador esteja posicionada de forma a evitar que o brilho ocorra. O objetivo é criar uma iluminação equilibrada que minimize o esforço dos olhos.
05 - Use um telefone dedicado para o seu negócio em casa
Um dos muitos benefícios de trabalhar em casa é reduzir a sobrecarga. No entanto, a economia inicial de compartilhar uma linha telefônica com sua casa e sua empresa pode acabar custando caro. Um telefone residencial é menos profissional e pode permitir que os clientes questionem a legitimidade do negócio. Uma das armadilhas comuns de usar um telefone residencial é ter que compartilhar o correio de voz que usa uma mensagem da família e da empresa. Isso confunde os clientes. Da mesma forma, ao compartilhar um telefone, você corre o risco de ter um filho ou outro membro da família atendendo ao telefone, dando a impressão de que você não está administrando um negócio real. É melhor usar uma linha telefônica dedicada para o seu escritório em casa. Claro, isso pode incluir o uso de um telefone celular ou um telefone VoIP (baseado na Internet).
06 - Invista no equipamento de Home Office certo
Começar no seu escritório em casa usando o equipamento certo é essencial, e os telefones não são os únicos equipamentos indispensáveis. Infelizmente, pode ser tentador economizar nos equipamentos principais e gastar em itens desnecessários, como decoração de escritório. O dinheiro deve ser gasto em uma boa mesa com espaço de trabalho adequado, uma cadeira confortável que ofereça suporte para as costas, computadores com memória e desempenho eficientes, conexão rápida à Internet e qualquer outro equipamento especializado, ferramentas ou software que seja essencial para o desempenho. sua área de especialização.
07 - Separe o profissional do pessoal
Ao trabalhar em casa, é importante evitar que sua vida pessoal transborde para sua vida profissional (e vice-versa). A criação de uma conta bancária comercial é o primeiro passo para ajudá-lo a evitar misturar despesas pessoais com despesas de negócios. Para reduzir ainda mais a confusão, tente armazenar cheques pessoais, registros e até mesmo correio em uma sala separada do seu escritório. A segmentação total dessas duas partes de suas vidas também pode ajudar no tempo do imposto. Deduções fiscais relacionadas aos escritórios domésticos são cada vez mais escrutinadas, e quanto mais você puder provar que o escritório é uma área completamente separada e dedicada, melhor em termos de atendimento às definições do IRS de um escritório doméstico .
08 - Utilize Processos Formais e Procedimentos no seu Home Office
Não há necessidade de escrever um manual formal do funcionário ou publicar uma lista de regras do escritório, mas determinar um sistema formal de operações para o seu escritório doméstico é útil. Isso inclui tudo, desde a padronização de manutenção de registros e o pagamento de faturas até o registro do tempo com os clientes e a milhagem para viagens de negócios. Manter alguns procedimentos formais em vigor para funções comerciais padrão garantirá que seu escritório permaneça organizado e que essas informações estejam disponíveis onde e quando você mais precisar.
09 - Estabelecer o horário de funcionamento
Flexibilidade é o principal benefício de trabalhar para você mesmo em um escritório doméstico. No entanto, ainda requer que você coloque em um bom período de tempo. Definir um cronograma típico para trabalhar em seu escritório ajudará você a manter o foco. Talvez ainda mais importante, manter o horário de expediente padrão (na maioria das vezes) também ajuda seus clientes a saber quando você está disponível e pode ser alcançado. Afinal, você pode fazer muito do seu trabalho criativo no meio da noite, mas é mais do que provável que seus clientes mantenham horários mais tradicionais e precisem de acesso a você dentro desse prazo. Definir o horário de expediente também pode ajudar a minimizar as distrações e as chamadas não anunciadas ou as visitas frequentes de amigos e familiares bem-intencionados.
10 - Mantenha o tempo: Pendure um relógio no seu escritório doméstico
Uma vez que o horário de funcionamento do seu escritório esteja definido, não se esqueça de pendurar um relógio na parede ou colocá-lo em sua mesa - em qualquer lugar onde esteja claramente visível. Embora isso possa parecer risível (ou óbvio), a verdade é que, quando se trabalha em casa, é fácil esquecer o tempo. Antes que você perceba, você trabalhou 14 horas por dia, pelo terceiro dia consecutivo. Mesmo que o seu trabalho seja em casa, ainda chega um momento em que você tem que encerrar o dia e fechar a porta do escritório.