A dedução de escritório em casa é calculada com base na porcentagem da área de trabalho para a área total da casa. A elegibilidade para deduzir despesas de escritório em casa varia dependendo se o contribuinte é um trabalhador independente ou um empregado.
Em ambos os casos, o escritório central deve ser usado regular e exclusivamente para fins comerciais. Os trabalhadores por conta própria podem deduzir as suas despesas de escritório em casa com o seu rendimento de trabalho por conta própria, reduzindo assim o imposto sobre o rendimento e o imposto sobre emprego por conta própria.
Empregados que trabalham em casa podem levar a dedução de escritório em casa, se o trabalho de casa é para a conveniência de seu empregador. Os funcionários deduzem seu escritório interno como parte da dedução de despesas de negócios do empregado, o que pode reduzir potencialmente os impostos de renda.
Critérios de Elegibilidade para a dedução do Home Office
Para ser elegível para deduzir despesas de escritório em casa, uma pessoa deve usar uma parte de sua residência exclusivamente em uma base regular de uma das seguintes maneiras:
- como o principal local de negócios para qualquer comércio ou negócio,
- como um local de negócios usado por pacientes, clientes ou clientes na reunião ou negociação com o contribuinte individual no curso normal de sua atividade ou negócio, ou
- no caso de uma estrutura separada que não esteja anexada à residência, o espaço é usado em conexão com o comércio ou negócio da pessoa. (Internal Revenue Code seção 280A (c).)
Além disso, os funcionários têm um quarto critério a cumprir: o uso comercial exclusivo do escritório em casa deve ser para a conveniência do empregador (seção 280A (c) do Código de Receitas Internas) e não "meramente apropriado e útil" (Publicação 587).
Enquanto trabalhar em casa pode ser apropriado e útil para o empregado, trabalhar em casa deve ser para a conveniência do empregador, a fim de ser dedutível.
"Os telecomutadores que são obrigados a trabalhar em casa satisfazem o teste de conveniência do empregador", observa os editores de Seu Imposto de Renda de JK Lasser (páginas 410-411, edição de 2013), "mas se um funcionário solicitar teletrabalho e o empregador tiver escritório no local Com o espaço disponível, é provável que o IRS argumente, exceto por fatos incomuns, que o escritório doméstico é para a conveniência do funcionário e não para a conveniência do empregador. O IRS não forneceu diretrizes específicas para os telecomutadores. "
Quais meios exclusivos de uso
Uso exclusivo significa que a área de home office é usada apenas para fins comerciais e não para fins pessoais. Na publicação 587, o IRS explica:
"Para se qualificar sob o teste de uso exclusivo, você deve usar uma área específica de sua residência somente para sua atividade comercial ou comercial. A área usada para negócios pode ser uma sala ou outro espaço identificável separadamente. O espaço não precisa ser marcado por uma partição permanente.
"Você não atende aos requisitos do teste de uso exclusivo se usar a área em questão tanto para negócios quanto para fins pessoais."
Existem duas exceções para o teste de uso exclusivo:
1. Parte do Lar é Utilizada para o Armazenamento de Amostras de Inventário ou Produto
Se uma pessoa usar parte de sua residência para armazenar estoques ou amostras de produtos, a área de armazenamento poderá ser incluída no cálculo da dedução do escritório doméstico sem que esse espaço precise atender ao teste de uso exclusivo. Para deduzir a área de armazenamento, a pessoa deve atender a todos os cinco testes a seguir:
- "Você vende produtos no atacado ou no varejo como sua atividade comercial ou comercial.
- "Você mantém o inventário ou amostras de produtos em sua casa para uso em sua atividade comercial ou comercial.
- "Sua casa é o único local fixo do seu comércio ou negócio.
- "Você usa o espaço de armazenamento regularmente.
- "O espaço que você usa é um espaço identificável separadamente, adequado para armazenamento." (Publicação 587, IRS.gov)
Essa regra parece particularmente útil para pessoas que vendem mercadorias em leilão ou consignação, em mercados de pulgas ou festivais de rua, e outros varejistas ou atacadistas que não têm uma loja ou armazém separado para armazenar estoques. O IRS explica no Fact Sheet 2007-23:
"Os vendedores de ação e consignação podem calcular sua dedução até a extensão das despesas alocáveis ao espaço na residência que é usada regularmente (não é necessário ser exclusiva) para armazenar estoque e / ou amostras de produtos se a residência for a localização fixa exclusiva do negócio de leilão ou consignação de varejo ou atacado. "
O IRS fornece o seguinte exemplo dessa exceção para o teste de uso exclusivo na publicação 587:
"Sua casa é o único local fixo de sua empresa de ferramentas de venda mecânica" no varejo. Você usa regularmente metade do seu porão para armazenamento de inventário e amostras de produtos. Às vezes você usa a área para fins pessoais. As despesas para o espaço de armazenamento são dedutível, mesmo que você não use essa parte do seu porão exclusivamente para negócios. "
2. Parte do lar é usada como creche
Se uma pessoa administra um serviço de creche fora de casa, a área usada para creche também pode ser usada após o trabalho para uso pessoal. Para acomodar esta situação, os prestadores de serviços de creche estão autorizados a deduzir despesas de escritório em casa, mesmo se a área não for usada exclusivamente para negócios.
Na publicação 587, o IRS explica:
"Se você usar o espaço em sua casa regularmente para fornecer auxílio-creche, poderá reivindicar uma dedução para essa parte da sua casa mesmo que use o mesmo espaço para fins não-comerciais. Para qualificar-se a essa exceção ao uso exclusivo regra, você deve atender a ambos os requisitos a seguir.
- "Você deve estar no comércio ou negócio de fornecer creches para crianças, pessoas com 65 anos ou mais, ou pessoas física ou mentalmente incapazes de cuidar de si mesmas.
- "Você deve ter solicitado, ter sido concedido ou estar isento de ter uma licença, certificação, registro ou aprovação como creche ou como uma família ou creche em grupo de acordo com a lei estadual. Você não atende a este requisito se sua solicitação foi rejeitada ou sua licença ou outra autorização foi revogada. " (Veja também, Internal Revenue Code seção 280A (c) (4).)
Os prestadores de serviços de creche calculam sua porcentagem de uso de negócios para a dedução de escritório em casa no Formulário 8829, linhas de 4 a 7.
Quais meios de uso regular
Uso regular significa que a área do escritório doméstico é usada consistentemente para fins comerciais, em vez de esporadicamente ou ocasionalmente.
"Para se qualificar sob o teste de uso regular, você deve usar uma área específica da sua casa para negócios regularmente. O uso comercial acidental ou ocasional não é uso regular. Você deve considerar todos os fatos e circunstâncias para determinar se seu uso está em um regularmente." (Publicação 587, IRS.gov)
A dedução do Home Office para trabalhadores autônomos
Para os trabalhadores por conta própria, a dedução do escritório em domicílio reduz o lucro líquido do negócio sujeito ao imposto de renda e ao imposto por conta própria. Assim, a dedução de escritório em casa ajuda a reduzir o imposto de renda e o imposto de auto-emprego.
A dedução do Home Office para funcionários
Para os funcionários, a dedução do escritório em casa é tomada como parte da dedução detalhada detalhada para as despesas comerciais do empregado . Total de deduções diversas (que inclui quaisquer despesas de escritório em casa) são reduzidas em 2% da renda bruta ajustada de uma pessoa. O restante, após ser reduzido em 2% do AGI, é o que é incluído como uma dedução detalhada. Deduções diversas são ajustadas pelo imposto mínimo alternativo (AMT), no entanto. Assim, os funcionários que estão sujeitos à AMT perceberão que recebem pouco ou nenhum benefício pela dedução do escritório em casa e outras despesas relacionadas ao trabalho.
Os funcionários que trabalham em casa podem considerar a possibilidade de solicitar reembolso de seu empregador pela parte de uso comercial de sua residência. Enquanto o empregador reembolsar o empregado pelas despesas de escritório em casa, segundo um plano responsável , o empregado receberá o reembolso sem impostos de suas despesas de escritório em casa e o empregador terá uma dedução para as despesas de escritório em casa. Nessa situação, o funcionário não deduziria as despesas de escritório em casa em sua declaração fiscal, porque a despesa já foi reembolsada. Os reembolsos evitam, assim, os 2% da limitação da renda bruta ajustada sobre a dedução do escritório em casa e evitam o ajuste da AMT.
Exemplo. Teresa é uma vendedora externa e seu empregador não lhe fornece nenhum espaço para escritório. Teresa é obrigada a trabalhar em casa quando não está viajando para se encontrar com os clientes. Teresa usa 12% de sua casa como escritório, o que ela usa regularmente (cinco dias por semana, quando não está viajando) e exclusivamente (a sala não é usada para atividades pessoais). Os salários de Teresa são de US $ 50 mil e ela não tem outra renda nem ajustes na renda. O aluguel da Teresa é de US $ 2.000 por mês e ela não tem outras despesas de escritório em casa. Vamos ver como a dedução de seu escritório em casa é calculada e quais seriam os impactos fiscais.
Dedução do Home Office: 12% x aluguel anual de $ 24.000 = $ 2.880.
Como funcionária, Teresa deduziria isso como uma dedução detalhada e diversificada em seu Anexo A. As linhas relevantes de seu Formulário 1040 e do Anexo A seriam assim:
Linha | Descrição | Montante |
1040 linha 7 | Salários | 50.000 |
1040 linha 37 | Salário bruto ajustado | 50.000 |
Sch. Uma linha 21 | Despesas de empregado não reembolsadas | 2,880 |
Sch. Uma linha 26 | Menos 2% da receita bruta ajustada | -1.000 |
Sch. Uma linha 27 | Parcela dedutível de deduções diversas | 1.880 |
Agora vamos ver quais seriam os impactos fiscais para a Teresa. Primeiro, teríamos que analisar se é benéfico para a Teresa listar ou tomar a dedução padrão. Com base nas informações apresentadas, não sabemos. O total de todas as deduções detalhadas da Teresa, incluindo a parte dedutível de suas deduções diversas, é maior do que sua dedução padrão para o ano? Ou ela é obrigada a relacionar? Nesse caso, a especificação de itens produziria melhores resultados fiscais do que a dedução padrão.
Qual seria o impacto fiscal se ela relacionasse? Com base no que sabemos sobre suas finanças, Teresa provavelmente está na faixa de 25% (usando as alíquotas de 2014). A dedução do escritório em casa de Teresa de US $ 1.880 (após os 2% do limite da AGI) reduziria seu imposto de renda federal em 1.880 x 25% = US $ 470.
Alternativamente, Teresa poderia solicitar o reembolso de seu empregador. Se seu empregador reembolsasse a Teresa US $ 2.880 pelo uso comercial de sua casa, os US $ 2.880 seriam isentos de impostos para a Teresa. Ela não seria elegível para deduzir as mesmas despesas de escritório em casa novamente como uma dedução de itens diversos. Neste exemplo específico, Teresa poderia tomar a dedução do escritório em casa e reduzir seu imposto de renda federal em US $ 470 ou ela poderia receber US $ 2.880 em reembolsos isentos de impostos de seu empregador.
Quais despesas podem ser incluídas na dedução do Home Office
Despesas de home office são agrupadas em despesas diretas e indiretas. Uma despesa direta é um custo unicamente relacionado ao escritório em casa e pode ser deduzido integralmente. "As despesas diretas beneficiam apenas a parte comercial de sua casa. Elas incluem a pintura ou reparos feitos na área específica ou nas salas usadas para negócios" (Instruções para o Formulário 8829).
Despesas indiretas são despesas que se aplicam a toda a propriedade. "As despesas indiretas são para manter em funcionamento toda a sua casa. Elas beneficiam tanto os negócios quanto as partes pessoais de sua casa" (Instruções para o Formulário 8829). As despesas indiretas, como aluguel, seguro e serviços públicos, são dedutíveis com base na porcentagem de uso comercial do escritório residencial.
Despesas relacionadas a um escritório em casa incluem:
- Aluguel
- Serviços de utilidade pública
- Seguro de propriedade
- Reparos e manutenção
- Perdas por acidentes
- Juros de hipoteca
- Impostos sobre a propriedade
- Depreciação
Porcentagem de uso comercial para a dedução do Home Office
A quantidade de despesas de escritório em casa que podem ser deduzidas é determinada pela determinação de qual porcentagem o espaço de escritório doméstico é comparado a toda a casa ou apartamento. Essa porcentagem é usada para determinar quanto de suas despesas indiretas pode ser deduzido. O IRS aconselha:
"Para encontrar o percentual de negócios, compare o tamanho da parte de sua casa que você usa para negócios com toda a sua casa. Use a porcentagem resultante para calcular a parte de negócios das despesas para operar toda a sua casa.
"Você pode usar qualquer método razoável para determinar a porcentagem de negócios. A seguir estão dois métodos comumente usados para descobrir a porcentagem.
- "Divida a área (comprimento multiplicado pela largura) usada para negócios pela área total da sua casa.
- "Se os quartos da sua casa são todos do mesmo tamanho, você pode dividir o número de quartos utilizados para negócios pelo número total de quartos em sua casa" (Publicação 587).
Por exemplo, suponha que Tom use seu segundo quarto regular e exclusivamente como um escritório, e esse quarto mede 10 pés por 15 pés (150 pés quadrados). A casa inteira de Tom mede 1.250 pés quadrados. A porcentagem de uso comercial de Tom é de 150 dividido por 1.250, o que equivale a 12%. Se Tom atender às qualificações listadas acima, Tom poderá deduzir 12% das despesas indiretas relacionadas a escritórios domésticos (como aluguel, seguro de locatário e serviços públicos). Além disso, Tom poderia deduzir 100% de quaisquer despesas diretas relacionadas ao escritório doméstico (como consertar o drywall no escritório doméstico ou repintar a área do escritório).
Limitação na dedução do Home Office
A dedução do escritório em casa é limitada ao lucro líquido provisório de uma pessoa do comércio ou negócio ao qual o escritório em casa está relacionado. Lucro líquido provisório é a renda bruta do comércio ou negócio menos despesas dedutíveis que não a dedução de escritório em casa. Todas as deduções de escritório em casa acima desse limite são transportadas para o ano fiscal subsequente. Em outras palavras, o escritório central pode reduzir, no máximo, o lucro líquido de uma empresa para zero, mas não menos que zero. A dedução de escritório em casa não pode ser usada para criar uma perda ou para aumentar uma perda.
Mais especificamente:
"Se a sua receita bruta do uso comercial da sua casa for igual ou superior às suas despesas totais do negócio (incluindo depreciação), você poderá deduzir todas as despesas do seu negócio relacionadas ao uso da sua casa.
"Se a sua renda bruta proveniente do uso comercial de sua casa for inferior às despesas totais do seu negócio, sua dedução para determinadas despesas para o uso comercial de sua casa será limitada.
"Sua dedução de despesas não-dedutíveis, como seguros, serviços públicos e depreciação (com depreciação aplicada por último), que são alocáveis ao negócio, é limitada à receita bruta do uso comercial de sua casa menos a soma do seguinte.
- "A parte de negócios das despesas que você pode deduzir, mesmo que não tenha usado sua casa para negócios (como juros hipotecários, impostos imobiliários e perdas por acidentes e roubos permitidas como deduções detalhadas no Anexo A (Formulário 1040)). ..
- "As despesas de negócios relacionadas à atividade comercial em casa (por exemplo, telefone comercial, suprimentos e depreciação do equipamento), mas não ao uso da própria casa" (Publicação 587).
Calculando a dedução do Home Office
Para calcular a dedução do escritório em casa, você precisará saber quais são suas despesas para o escritório doméstico, se essas despesas estão direta ou indiretamente relacionadas ao escritório residencial, ao percentual de uso comercial do escritório em casa e à limitação máxima montante da dedução do escritório em casa.
Se o espaço for usado como escritório doméstico em apenas uma parte do ano, use apenas as despesas referentes ao período em que o espaço foi usado como escritório doméstico para calcular sua dedução.
Os proprietários precisarão ratear suas deduções entre o Cronograma A e a dedução do escritório em casa. Isso se aplica a despesas dedutíveis para juros hipotecários, imposto predial e perdas por acidentes. Para obter detalhes, consulte as instruções para o formulário 8829, linhas 9, 10 e 11, do IRS.
- Autônomos arquivamento Schedule C calcular sua dedução de escritório em casa, e qualquer limitação sobre a dedução, usando o formulário 8829 (pdf).
- Agricultores autônomos, parceiros de negócios autônomos e funcionários calculam a dedução de seu escritório em casa e qualquer limitação sobre a dedução usando a "Planilha para calcular a dedução para uso comercial da sua casa", encontrada na Publicação 587 (pdf).
Método simplificado para calcular a dedução do Home Office
Começando com o ano de 2013, o IRS permite o uso de um método simplificado para calcular a dedução do escritório em casa. Sob o método simplificado, a dedução do escritório em casa é calculada em US $ 5 por pé quadrado multiplicado pela área do escritório em casa, até 300 pés quadrados. O método simplificado é limitado a "US $ 1.500 por ano com base em US $ 5 por pé quadrado para até 300 pés quadrados", disse o IRS (IR-2013-5).
Manutenção de Registros
Documentos relativos à dedução do escritório em casa devem ser mantidos junto com sua cópia do retorno de imposto. Documentação relevante pode incluir:
- Medições do espaço do escritório em casa e da área total da casa;
- Comprovante de pagamento de aluguel, serviços públicos, reparos, seguro e outras despesas reivindicadas como parte da dedução do escritório em casa;
- Documentos mostrando que o escritório em casa é para a conveniência do empregador (para funcionários);
- Documentos mostrando que a área de escritório residencial é usada regular e exclusivamente para fins comerciais.