Uma política de amostra para usar como um guia
Há também o risco de roubo (intelectual ou físico), sabotagem e até mesmo terrorismo. Embora todas as organizações precisem de algo diferente (um escritório da Fortune 50 HQ tem muito mais visitantes que uma pequena loja de produtos eletrônicos), a amostra abaixo aborda os principais pontos.
As políticas de acesso de visitantes são desenvolvidas pelo Departamento de RH e a maioria dos profissionais de RH tem uma política ou sabe como escrever uma. Se não, eles podem obter um de uma organização profissional como a SHRM (Society of Human Resource Management).
Uma amostra de caso
A Zipline International (uma empresa fictícia) é bem-sucedida porque contrata profissionais talentosos e fabrica produtos líderes em sua indústria. Como os visitantes não autorizados podem roubar propriedade intelectual , ferir-se em áreas perigosas de fabricação ou causar danos aos funcionários, a Zipline implementou uma política rígida de acesso de visitantes. A política vai longe para salvaguardar segredos comerciais e proteger visitantes e funcionários.
Check in e check out
Todos os visitantes devem estar registrados no sistema de software de gerenciamento de visitantes que é operado pela recepcionista da entrada. O sistema registra o nome e a afiliação da empresa de cada visitante, bem como o objetivo e a duração de sua visita.
Emblema do Visitante
No momento do check-in, todos os visitantes tiram suas fotos e recebem um crachá com foto. Junto com a foto, o crachá exibe o nome do visitante e a duração da visita. O crachá do visitante deve ser usado em todos os momentos.
Os visitantes devem ser acompanhados por um funcionário patrocinador em todos os momentos
Todos os visitantes devem estar acompanhados pelo (s) funcionário (s) que visitam durante a duração da sua estadia.
Este requisito não se aplica aos visitantes das filiais da Zipline. Acordos especiais podem ser feitos para acomodar empreiteiros contratados para trabalhos de longo prazo, mas estes acordos devem ser esclarecidos com o Diretor de Segurança.
Fotografias
Nenhuma fotografia pode ser tirada sem a aprovação prévia do departamento jurídico ou do diretor de segurança. Além disso, a fotografia permitida não pode ser publicada sem a aprovação prévia do Diretor de Marketing.
Não divulgação
Todos os visitantes devem assinar um acordo de não divulgação (NDA) no momento do check-in.
Acesso à Rede de Convidados
Os visitantes que necessitam de acesso à Internet recebem um nome de usuário e senha para a rede sem fio da Zipline. Em nenhum momento é permitido a um visitante acessar o programa de intranet da empresa com seu laptop ou outro dispositivo móvel.
O Papel do Marechal do Chão
Qualquer funcionário que perceba um visitante sem um crachá deve imediatamente chamar a atenção do representante designado para sua área. O marechal de piso tem a responsabilidade de primeira linha de aplicar a política de gerenciamento de visitantes. No caso de uma evacuação de emergência, o recepcionista da recepção imprime uma lista de todos os visitantes e entrega a lista ao responsável pelo piso na área de evacuação.
Marechais de piso são responsáveis pela contabilização de todos os visitantes durante uma evacuação.
Isenção de responsabilidade: Esta é uma política de exemplo e não constitui aconselhamento jurídico. É apenas para ser um ponto de partida na criação de uma política adaptada às necessidades específicas da sua empresa. A Zipline International é uma empresa fictícia (tanto quanto é do meu conhecimento) e o nome foi usado apenas como exemplo ao escrever esta política.