O processo de planejamento deve incluir as seis etapas a seguir.
- Definir objetivos
- Coletar informação
- Análise
- Criar plano
- Implementação
- Pós Implementação
Definir objetivos
Ao decidir sobre o layout de um depósito, os objetivos devem ser claramente definidos. Os objetivos devem estar alinhados com a estratégia global de armazenagem da empresa. Os objetivos podem ser definidos em um nível alto, como reduzir os custos de armazenamento ou fornecer o máximo atendimento ao cliente.
Da mesma forma, os objetivos podem ser mais específicos, como maximizar o espaço de armazenamento, fornecer flexibilidade máxima no depósito ou aumentar a eficiência do armazenamento sem aumentar os recursos.
Coletar informação
As informações específicas do armazém proposto devem ser coletadas. Isso inclui as especificações do armazém dos desenhos arquitetônicos que podem afetar o armazenamento e o manuseio de materiais.
Os detalhes devem incluir um mapa físico do espaço do depósito para mostrar colunas, portas, restrições de altura, docas e racks de armazenamento. Recursos externos que podem afetar o recebimento, armazenamento e envio de materiais também devem ser observados.
Análise
Após a coleta de informações específicas sobre o depósito, a análise pode começar com relação aos objetivos definidos para o layout do depósito. A análise deve determinar se os objetivos gerais podem ser atingidos e, se não, como os objetivos podem ser modificados.
Neste ponto do processo de planejamento, as decisões precisam ser tomadas pelo gerenciamento do armazém para determinar quais ações precisam ser tomadas se os objetivos gerais não puderem ser alcançados ou se precisarão de mudanças substanciais.
Se os objetivos puderem ser alcançados com base na análise das informações, o plano detalhado de implementação poderá ser criado.
Criar plano
O plano de implementação detalhado deve mostrar todas as etapas necessárias para criar o layout do warehouse.
Os objetivos e a análise das informações coletadas devem ser usados na criação do plano. O plano deve primeiro ser de alto nível, mostrando as principais tarefas e, em seguida, cada uma delas deve ser subdividida em tarefas individuais que são necessárias.
Cada tarefa deve ser revisada e alocada os recursos apropriados, como a alocação do tempo estimado necessário para concluir a tarefa. O plano deve indicar quando uma tarefa é necessária para iniciar e terminar com base na disponibilidade de recursos, seja interna ou externa, ou se ela depende de outra tarefa.
O plano deve ser verificado para garantir que todas as dependências tenham sido vinculadas corretamente. Uma vez que o plano tenha sido criado, ele deve ser verificado para ver se o cronograma é atingível e se há recursos suficientes disponíveis.
Implementação
Às vezes, o layout do depósito implementado não é aquele que está no plano. Isso pode ocorrer devido a cronogramas irreais no plano, falta de recursos, indisponibilidade de contratados externos ou má análise das informações coletadas.
Para garantir que o plano para o layout do depósito seja alcançado, a implementação deve ser cronometrada para que haja pouco ou nenhum movimento de materiais no depósito. Um momento ideal para isso seria durante o desligamento de uma fábrica ou em um final de semana se a implementação fosse de tamanho menor.
No entanto, em armazéns modernos, isso nem sempre é possível com tanta frequência que recursos adicionais de armazenamento são necessários para manter o envio de produtos durante a implementação. Se este for o caso, isso precisará ser considerado no plano. A implementação deve garantir que todas as alterações feitas no depósito sejam replicadas no sistema de gerenciamento de depósito que é operado para que cada item possa ser encontrado.
Um inventário físico dos produtos no depósito após a implementação deve ser realizado para garantir que o sistema reflita com precisão o depósito.
Pós Implementação
Após o layout ter sido implementado, deve haver uma série de verificações para garantir que o layout seja exatamente conforme definido pelos desenhos aprovados.
Cada item deve ser armazenado de acordo com o plano geral e isso deve ser verificado para garantir que o layout esteja correto. Se houver erros, isso pode levar a erros de coleta ou perda de material no depósito. O envio pode ser interrompido se os sistemas de depósito não tiverem sido atualizados com precisão com as informações corretas de layout ou se os itens tiverem sido armazenados nos locais incorretos.
Por um período de tempo, após o novo layout ter sido implementado, verificações regulares devem ser feitas para garantir que o layout esteja funcionando e que não haja problemas operacionais que tenham ocorrido devido ao novo layout. Essas verificações devem incluir contagens de ciclos e inventários físicos regulares.