Custos de Implementação de um Sistema ERP
Existem muitas razões pelas quais as empresas iniciam a busca por novos softwares Enterprise Resource Planning (ERP). Muitas empresas superam seus pacotes de software de contabilidade de nível de entrada, como QuickBooks ou Peachtree. Outros acham que o software existente não se integra a outros sistemas de software de terceiros e cria a necessidade de fazer mais trabalho. Seja qual for o motivo, a primeira pergunta que você provavelmente fará ao comprar um novo sistema ERP é "Quanto vai custar?"
Custo Total de Propriedade: Não Esqueça os Custos Ocultos
O custo total de propriedade inclui uma variedade de custos, não apenas as taxas de licenciamento de software. Um whitepaper dos Painéis de ERP indica que há quatro custos para a implementação do ERP:
- Taxas de licença de software
- Taxas de manutenção
- Hardware
- Serviços de implementação
No entanto, outros especialistas em implementação sugerem que esses custos são muito maiores do que os citados no artigo técnico do ERP. A IQMS, que oferece sistemas de ERP Software desde 1989, citou vários outros custos ocultos em sua experiência de realizar implementações de ERP que os proprietários de empresas devem considerar. De acordo com o IQMS, os custos totais de propriedade do ERP incluem:
- Custo oculto nº 1: implementação
- Custo oculto nº 2: treinamento
- Custo oculto nº 3: desenvolvimento para personalização
- Custo oculto nº 4: redesenho de processos
- Custo oculto nº 5: manutenção
- Custo Escondido No. 6: Upgrades
- Custo oculto nº 7: suporte
O IQMS recomenda que você se certifique de que seu fornecedor de software inclui todos esses custos em sua proposta e que você terá uma boa estimativa dos custos totais se eles estiverem dispostos a "colocá-los na mesa" para você ver.
Estimando custos: regras de manuseio
Os custos totais de implementação nunca serão conhecidos até que você conclua seu projeto porque a retrospectiva é 20/20. No entanto, essa análise retrospectiva não fará muito bem ao avaliar seu orçamento que é preparado antes de concluir a implementação do seu novo sistema ERP.
Embora você nunca possa saber com precisão quais serão os custos finais, você pode garantir que seu orçamento seja pelo menos razoável. Não há sentimento pior no mundo dos negócios do que estar acima do orçamento, e muitos projetos estão acima do orçamento apenas porque estão abaixo do orçamentado. Portanto, certifique-se de fazer algumas verificações simples para ver se todos os custos estão incluídos e, em seguida, se os custos orçados parecem razoáveis.
Isso levanta a questão de "Quais são os custos razoáveis?" O melhor conselho vem de J. Carlton Collins, CPA que escreveu que "A realidade é que o custo de implementação de um sistema de software de contabilidade mid-market para high-end variará tipicamente de 1: 1 a 2: 1 comparado ao custo de o software."
Esta regra simples pode orientá-lo nos seus custos totais. Minha experiência tem sido que o custo total excedido é geralmente muito maior do que o planejamento, a preparação e o teste adequados. Você deve esperar gastar de 20% a 25% de seus custos nesta fase de planejamento e preparação, e Collins indica que apenas 10% dos custos são gastos na implementação real do software, enquanto a maior parte dos custos de implementação do ERP são os custos de treinamento.
O Take Away
A conclusão aqui é que você precisa considerar que os custos totais da implementação do ERP incluem todos os custos, e que essas estimativas de custo são razoáveis se você quiser obter uma imagem precisa do que estará gastando em seu novo sistema.
Você também deve dedicar recursos adequados ao planejamento, preparação, teste e treinamento, porque se você não gastar dinheiro nessas áreas, provavelmente acabará gastando mais antecipadamente para a implementação do seu sistema ERP.
Referências
Custos de Implementação do ERP. "Além do software: como orçamentar o custo dos serviços de implementação do ERP". Sherwood.com Retirado em 26 de agosto de 2013.
Despesas de ERP ocultas. " Por que o preço não deve ser o fator final ao investir no software ERP de manufatura: as despesas ocultas geralmente encontradas em sistemas ERP de baixo custo ". Iqms.com Retirado em 26 de agosto de 2013.
Carlton, JC "Custos de Implementação: Uma discussão sobre o custo associado à implementação de um sistema de contabilidade ou solução de ERP". Pesquisa ASA. Retirado em 26 de agosto de 2013.