Não começar cedo o suficiente
A procrastinação é seu inimigo. Este é um dos erros de planejamento de eventos mais comuns que você deseja evitar.
Deixar de iniciar o processo de planejamento de eventos antecipadamente pode causar uma série de problemas no final da linha. Assim que uma data for selecionada e você tiver um escopo geral do evento e do orçamento, comece a trabalhar. Hotéis e outros locais reservam com antecedência para garantir que isso seja o mais rápido possível. Não fazer isso limitará suas opções de local e, infelizmente, você ficará com o local que estiver disponível. Palestrantes convidados e entretenimento ao vivo também aceitam reservas muito antes da data real do evento. Uma vez que a data do seu evento é segura, faça sua pesquisa e, quando decidir sobre o seu intérprete de escolha, obtenha um contrato assinado imediatamente.
Organizar-se com uma lista de verificação de planejamento de eventos é outra tarefa que deve ser abordada imediatamente. Ao mapear todas as etapas do processo de planejamento de eventos, determinar quando elas precisam ser concluídas e desenvolver um cronograma para cada uma delas, você terá um guia valioso para você começar e mantê-lo no caminho certo.
Começar tarde demais é um dos erros mais comuns no planejamento de eventos.
Não verificando eventos concorrentes
Você já agendou o seu evento apenas para aprender - uma vez iniciado o processo de planejamento e definido a data do evento - que há outro evento concorrente no mesmo dia? Apenas um evento atrairá a multidão, então não se arrisque e cruze os dedos para que os convidados escolham seu evento.
Evite a situação completamente.
Faça sua devida diligência e verifique se há conflitos de eventos antes que seja tarde demais. Observe os horários de reuniões do setor (grandes e pequenos), a proximidade de feriados, grandes eventos esportivos e encontros locais que podem causar estragos para quem vai ao evento. Depois de ter decidido uma data para o seu evento, espalhe a palavra para seus convidados. As notificações "Salvar a data" e as listagens "Próximos eventos" oferecem aos interessados a oportunidade de marcar seu evento em seus calendários.
Não está confirmando fornecedores
Um contrato de fornecedor assinado é um contrato juridicamente vinculativo e dá a você algo por escrito para responsabilizar o fornecedor pelos serviços que ele deve fornecer. No entanto, não faz nada para você no momento do evento quando você percebe que o fornecedor é um não comparecimento. Esse contrato de evento não servirá comida para seus convidados famintos ou entregará mesas e cadeiras a um salão de baile vazio. Confirme com todo e qualquer fornecedor não uma vez, mas duas vezes. Sim, duas vezes . Confirme o recebimento do seu contrato assinado no momento em que ambos concordarem com os termos. Confirme mais uma vez antes do evento em si. Esta não é a conversa que você terá a respeito de detalhes sobre entrega ou decoração de comida; Este é um follow-up especificamente para garantir que seu evento ainda esteja no calendário.
Os fornecedores de eventos reservam vários eventos e é muito fácil para a sua papelada se perder na bagunça ou ser arquivada por outra pessoa na empresa. Portanto, certifique-se de que isso não aconteça circulando de volta para eles para fazer o check-in e confirmar que seu evento e os detalhes sobre a data, a hora e os serviços a serem fornecidos estão de fato em sua programação. E mantenha esse contrato de fornecedor prontamente disponível.
Não ter um "plano B"
Ter um plano de contingência é uma obrigação para qualquer evento, mas especificamente para aqueles eventos programados para serem realizados ao ar livre. As condições meteorológicas são imprevisíveis e se um furacão, aviso de vento pesado ou tempestade de granizo ameaçam cancelar o seu evento, tem um plano de backup. Datas de chuva, locais de eventos alternativos e horários de atividade modificados são todas as opções se o seu evento ao ar livre - ou parte dele - deve ser movido para dentro de casa.
Além de se preparar para as incertezas climáticas, outras circunstâncias incomuns também podem ser abordadas com antecedência. Faltas de energia podem ser reduzidas com um gerador no local. O estacionamento com transbordamento pode ser movido para outro local pré-arranjado. Problemas com a disponibilidade do quarto de hotel podem ser resolvidos com a reserva de alguns quartos extras no bloco do hotel . Considere as especificidades do seu evento e pense naquelas áreas que são mais suscetíveis a problemas. Ao planejar com antecedência e desenvolver cenários alternativos, você pode evitar um dos erros de planejamento de eventos mais dispendiosos.
Não contratar ajuda suficiente
Quando se trata de contratar pessoal do evento, mais é melhor. Vai custar-lhe mais dinheiro, mas pode salvar o seu evento. Imagine isso: um backup de carros esperando para entrar em um estacionamento enquanto os atendentes de estacionamento tentam freneticamente acompanhar. Uma fila de convidados frustrados esperando para pedir uma bebida enquanto um servidor luta para acompanhar a demanda. Trabalhadores de registro de eventos sobrecarregados pelo grande número de convidados que acabaram de chegar, deixando viajantes cansados esperando muito tempo para fazer o check-in. Você entendeu. Ter uma equipe extra para ajudá-lo durante os horários de maior movimento, fornecer serviços adicionais a áreas carentes, resolver problemas que surjam ou ser uma presença acolhedora para os hóspedes que chegam com dúvidas pode elevar seu evento de um bom evento para um evento extraordinário.
Ao contratar pessoal do evento , procure os funcionários com experiência em trabalhar o tipo de evento que você está planejando. Contrate apenas funcionários profissionais altamente recomendados. Eduque-os sobre o que é o seu evento, os convidados que irão participar, as suas expectativas e quem é o seu ponto de contato caso eles tenham alguma dúvida ou problema. A equipe do evento - mesmo que fornecida por um fornecedor externo - representa você e seu negócio de planejamento de eventos. Um encontro negativo com a equipe do evento continuará vivo na memória do hóspede e do cliente e poderá azedar até mesmo os eventos mais bem planejados.