Organizar-se envolve muito mais do que apenas pilhas de papéis e limpar a bagunça que você tem em sua mesa. Organização envolve a criação de sistemas e procedimentos para todas as diferentes partes do seu negócio; isso tem o potencial de ajudá-lo a se tornar mais produtivo e lucrativo. As ideias abaixo incluem algumas das melhores maneiras de se tornar mais organizado em sua pequena empresa. Tente apenas um para melhoria lenta e sustentada ou faça um plano para incorporar um novo processo organizacional a cada mês em seu negócio este ano.
01 - Assuma o controle de documentos e documentos
Agora que você tem uma ideia melhor sobre o tipo de documentos com os quais está trabalhando, é hora de criar - ou melhorar - o sistema de arquivamento do seu escritório. Susan Ward criou um guia útil para criar um sistema de gerenciamento de documentos que pode ajudá-lo a criar ou aperfeiçoar seu processo em papel e organizá-lo.
Se você decidir que é hora de começar a procurar um escritório sem papel ( leia esses prós e contras primeiro ), comece digitalizando e digitalizando seus recibos, usando serviços de faturamento e pagamento on-line como o FreshBooks, mudando para um programa de assinatura digital como o DocuSign. e usando a nuvem para backup e arquivamento de dados. Se você coletar cartões de visita em eventos durante o ano, também pode ser uma boa ideia investir em um scanner de cartão de visita para digitalizar as informações de contato imediatamente e dispensar os cartões de papel.
02 - Use as ferramentas certas de produtividade
- Gerenciamento de contatos. Desde o controle de seus clientes até a lembrança das pessoas que você encontra durante a rede, todo pequeno empresário precisa de um sistema para gerenciar as informações de contato. Você pode optar por um sistema abrangente de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM), como o Salesforce, ou, para um gerenciamento de menor escala, você pode configurar seu aplicativo de contatos existente para trabalhar para sua empresa.
- Reuniões e comunicação. Quer você realize reuniões face a face, no telefone ou por meio de serviços de bate-papo por vídeo, há uma maneira de tornar o processo mais organizado. Você pode usar um serviço como o Do para organizar suas reuniões antes, durante e depois.
- Contabilidade e escrituração. Organize e agilize a maneira como você fatura, recebe pagamentos e gerencia o fluxo de caixa com ferramentas como Quickbooks Online, Xero e Wave.
- Acompanhamento de viagens e despesas. Você pode usar aplicativos como Expedia e TripAdvisor para facilitar os planos de viagem. Então, uma vez em trânsito, aplicativos como o Expensify ajudam você a acompanhar as despesas e a gerar relatórios quando chega em casa muito mais organizado.
- Gerenciamento de mídia social. Nós todos sabemos quanto tempo pode ser desperdiçado nas mídias sociais, se você não está se aproximando de uma forma sistemática e organizada. É por isso que ferramentas como o Hootsuite e o Buffer podem ser inestimáveis para proprietários de pequenas empresas.
- Gerenciamento de e-mail. Se você usa o Gmail em sua pequena empresa, tem acesso a várias extensões do Google que podem rapidamente organizar sua caixa de entrada. Se você estiver usando outro aplicativo de e-mail, tente o SaneBox para filtragem automática, lembretes e muito mais.
- Gerenciamento de Projetos. Um bom aplicativo de gerenciamento de projetos ajudará você a acompanhar tarefas, compartilhar arquivos e colaborar com colegas de equipe em um só lugar, e pode ser uma das melhores ferramentas que você pode usar para organizar seu trabalho. Experimente o Basecamp ou o Asana para uma solução de gerenciamento de projetos completa.
Produtividade é um processo muito pessoal e os aplicativos que você precisa serão específicos para você, o trabalho que você faz e a maneira como você tende a trabalhar. Reserve um tempo para explorar as suas necessidades antes de incorporar uma nova ferramenta em seu processo. Você pode não precisar de tantos quanto você pensa. Para obter mais inspiração de ferramentas de produtividade, leia este artigo com 101 aplicativos de produtividade para pequenas empresas e explore esses 27 aplicativos que economizam tempo .
03 - Organize seu computador
Aqui está uma lista de coisas que você pode fazer agora para organizar seu computador e voltar a trabalhar:
- Limpe sua área de trabalho. Existem algumas maneiras de você ir até aqui, e tudo depende do seu estilo de trabalho e de como você usa seu computador. Você pode se livrar de tudo da área de trabalho, exceto da lixeira (lembre-se de que os ícones de aplicativos na área de trabalho são apenas atalhos - todos os seus aplicativos reais geralmente ficam na pasta Aplicativos). Ou você pode adicionar alguns atalhos para os aplicativos e arquivos usados com mais frequência. Eu tenho a tendência de errar em direção a primeira opção, indo tão simplificado quanto possível, mas muitas vezes usando o meu desktop para facilitar o acesso aos arquivos que estou trabalhando atualmente. Então eu os movo para o lar permanente deles quando eu terminar.
- Configure um sistema de arquivamento digital. Falando em dar aos seus documentos uma casa permanente, é aqui que você cria um sistema de arquivamento que faz todo o sentido para que você possa encontrar os documentos necessários quando precisar deles. Este guia para organização de arquivos e pastas fornece várias dicas excelentes para ajudá-lo a começar.
- Atualizar o software. Se o seu computador estiver configurado para instalar automaticamente as atualizações do aplicativo e do sistema operacional, ótimo. Se for um processo manual para você, verifique as atualizações pelo menos bimestralmente, pois muitas incluem correções de segurança. Em seguida, uma vez por ano, revise as versões atuais do software que você está usando e tome a decisão de atualizar.
- Verifique se há vírus e problemas de desempenho. Independentemente do tipo de computador que você possui, todos eles podem receber vírus ou malware (sim, até mesmo Macs!). Se você tiver um computador baseado no Windows, essas dicas de manutenção do PC da PCWorld ajudarão você a manter seu computador saudável e funcionando sem problemas.
- Verifique a integridade do seu backup de dados. Você está fazendo backup de seus dados, certo? Se não, pule todo o resto por enquanto e faça isso primeiro. Você pode usar um serviço de backup de dados baseado em nuvem, como o Carbonite, o Backblaze ou o CrashPlan, ou pode usar um disco rígido externo que você conecta ao seu computador (eu faço as duas coisas). Com qualquer opção, configure o serviço ou a unidade para realizar backups automáticos contínuos, para que você não precise fazer nada manualmente. Em seguida, uma ou duas vezes por ano, entre no serviço de backup ou na unidade e verifique se tudo está lá e acessível, caso precise extrair cópias para o computador local.
- Combine sua caixa de entrada. Muitos proprietários de pequenas empresas têm uma relação de amor e ódio com sua caixa de entrada de e-mail. Eles adoram porque é uma ferramenta de comunicação altamente produtiva e eficiente; ainda assim, eles odeiam porque podem sair rapidamente do controle causando estresse desnecessário . Há coisas que você pode fazer para manter sua caixa de entrada em dia, como usar a automação, simplificar o que recebe diariamente e limitar a frequência com que você verifica os e-mails durante o dia. Leia este artigo para obter dicas de gerenciamento de e-mail que farão da sua caixa de entrada uma ferramenta poderosa de produtividade e não um grande momento de sugestão.
As dicas acima ajudarão você a organizar sua pequena empresa de maneira mais imediata, mas lembre-se de quão rápido as coisas podem ficar fora de controle. Combine essas atividades com uma resolução para realizar uma revisão rápida e fácil de seus documentos, ferramentas de produtividade e status do computador algumas vezes por mês, para que você possa se manter organizado e impedir que as coisas atinjam níveis avassaladores de desorganização.