Quando se trata de gestão do tempo , descobrir como usar o tempo de forma mais produtiva é muitas vezes um desafio. Um bom lugar para começar é o gerenciamento de e-mail; Esta é uma área que está no topo da lista de matadores de tempo para muitos proprietários de pequenas empresas.
Como o e-mail é uma forma de comunicação contínua e não temos controle total sobre o fluxo de entrada, precisamos trabalhar para melhorar nossa produtividade em como recebemos, organizamos, respondemos e até pensamos em e-mail. As dicas abaixo ajudarão você a criar um sistema para gerenciar seu email de uma maneira que ofereça suporte à produtividade, em vez de prejudicá-la.
1. Desligue as notificações.
E-mails tendem a entrar a qualquer hora do dia e da noite, por isso é vital que você controle como o fluxo de mensagens recebidas se encaixa no seu dia. Desative as notificações de novas mensagens no seu computador e no smartphone para evitar distrações e interrupções constantes na sua agenda e verifique se há correspondência quando for conveniente para você.
2. Decida como usar sua caixa de entrada.
Existem muitas filosofias diferentes quando se trata de gerenciar sua caixa de entrada de email. Você pode usar sua caixa de entrada como catchall, limitá-la somente a mensagens de alta prioridade ou torná-la uma lista de tarefas em funcionamento.
A chave é escolher uma finalidade para sua caixa de entrada e ficar com ela.
3. Crie listas de permissões de email e listas negras.
A maioria dos clientes de e-mail e provedores de e-mail permite que os usuários façam listas de endereços seguros para garantir que essas mensagens cheguem, enquanto bloqueiam ou bloqueiam, o que você considera endereços de spam. Reserve um tempo para atualizar essas listas com frequência para manter seus e-mails recebidos limpos.
4. Defina um temporizador e um processo em lote.
Alguns proprietários de pequenas empresas se beneficiam de ter bolsos de tempo em seu dia apenas por e-mail. Se isso funcionar para você, reserve um tempo específico durante o dia para responder às mensagens, mova itens de ação para sua lista de tarefas, exclua lixo e tenha uma ideia imediata do que precisa da sua atenção em seguida.
5. Use regras para automatizar o processo.
Para simplificar ainda mais o processo de gerenciamento de e-mail, use regras em seu cliente de e-mail para classificar, sinalizar, mover e organizar suas mensagens. Embora leve algum tempo para criar regras que suportem a maneira como você usa o email, depois de criá-las, você pode reduzir uma parte significativa do tempo de processamento de email.
6. Obtenha uma vantagem inicial do seu smartphone.
Muitos proprietários de pequenas empresas têm smartphones para que possam manter contato e trabalhar, mesmo quando estão fora do escritório. Se você verificar com frequência e-mails em seu dispositivo móvel, poderá economizar uma quantidade significativa de tempo lendo e começando a processar mensagens enquanto estiver usando dispositivos móveis. Mesmo que você tenha o hábito de excluir lixo e mensagens que não precisa salvar, poderá se beneficiar com uma caixa de entrada simplificada ao voltar ao escritório.
7. Se você não ler, cancele a inscrição!
Boletins informativos por e- mail e outras mensagens de marketing por e- mail podem ser uma ótima maneira de permanecer conectado a clientes, colegas, parceiros e outras empresas nas quais você está interessado, mas essas mensagens podem se acumular rapidamente.
Se você não leu uma correspondência recorrente específica em vários problemas, interrompa sua assinatura. Limitar os boletins informativos por e-mail e outras mensagens automáticas apenas àquelas que você lê regularmente pode ser uma maneira fácil de reduzir o volume em sua caixa de entrada.
Para obter ainda mais ferramentas para ajudar você a se tornar mais produtivo em sua pequena empresa, explore essa lista de 101 aplicativos de produtividade .