Para funcionários pagos bi-semanalmente
De vez em quando, o calendário nos faz ter que observar o que estamos fazendo. Em alguns anos, os empregadores têm que lidar com um período de pagamento extra se pagarem quinzenalmente. Como isso acontece? Se você pagar todas as outras quintas-feiras, terá 27 períodos em alguns anos. Ou, se você pagar às sextas-feiras e pagar o dia antes de um feriado, também terminará com 27 períodos de pagamento, se o Natal cair na sexta-feira.
Então, se você começou a contar e descobriu que estará pagando aos funcionários assalariados mais de 27 períodos de pagamento em um ano, você provavelmente percebeu que, se não fizer nada diferente, estará pagando mais em um ano do que poderia ter desejado (e menos no próximo ano?). Então, o que você faz?
Opções de pagamento para um período de pagamento extra
Opção 1: Divida o salário total entre os 27 períodos de pagamento em vez de 26. Isso resultará em quantias menores em cada salário. Se você quiser fazer isso, informe seus funcionários para que eles não reclamem.
Opção 2: pague o mesmo valor em cada período de pagamento que você fez no anterior. Isso resultará em um aumento efetivo no pagamento para esses funcionários. Se você fizer isso, informe os funcionários para receber o crédito pelo aumento. Se você fizer isso, você também deve informar os funcionários que seu pagamento no ano seguinte (o ano após o "ano bissexto") será reduzido, porque eles só serão pagos em 26 período de pagamento.
Pagar a mais em um ano também pode afetar o máximo da Previdência Social e a retenção adicional de impostos do Medicare para alguns funcionários com salários mais altos.
Opção 3: ajuste o último contracheque do ano para que a remuneração total do ano seja a mesma do ano anterior. Isso provavelmente só é viável para funcionários assalariados, porque os empregados horistas provavelmente não terão a mesma quantia de ganhos de um ano para o outro (incluindo horas extras, etc.).
Outra opção para lidar com esta questão
No final de 2017, uma folha de pagamento quinzenal resultaria em 27 períodos de pagamento. Os Correios dos EUA criaram um cronograma de período de pagamento que mostra o 27º período de pagamento como o primeiro período de pagamento de 2018. Eles disseram: "O ano de licença sempre começa no primeiro dia do primeiro período de pagamento completo no ano calendário. 2017 começa em 7 de janeiro de 2017 (Pague período 2-2017) e se estende por 26 períodos de pagamento completos, terminando em 5 de janeiro de 2018 (Período de pagamento 01-2018).
Informar os funcionários
Em qualquer uma dessas circunstâncias, você precisará informar aos funcionários o que está fazendo, antes do final do ano e quando distribuir os formulários W-2 aos funcionários para fins de relatório de imposto de renda.
Outros efeitos de um período de pagamento extra
Algumas outras considerações você precisará estar ciente de:
Impostos sobre os salários. O valor do pagamento afetará o total do Seguro Social e do Medicare que você e seus funcionários pagam. Alguns funcionários podem alcançar o valor máximo da contribuição previdenciária mais cedo e podem atingir o limite do imposto adicional do Medicare (0,9%) com esse pagamento adicional.
Benefícios do empregado. Pagar o salário adicional também pode resultar no pagamento de benefícios adicionais. Por exemplo, você pode estar super financiando 401 (k) de alguém com o período de pagamento extra, além do valor máximo permitido.
Se isso acontecer, você teria que devolver o dinheiro ao empregado.
Ano fiscal para W-2s. Ter um período de pagamento estendido ao longo de um ano traz a questão de quais impostos o pagamento está em vigor. A regra geral é que o imposto deve estar no W-2 para o ano em que o cheque é emitido e o empregado uso dele.