Decidir: solicitação de proposta ou solicitação de cotação
Solicitação de proposta (RFP)
Um RFP é usado para serviços ou produtos complexos em que a qualidade, o serviço ou o produto final modificado será diferente de cada fornecedor que está respondendo.
Solicitação de cotação (RFQ)
Um RFQ é usado para mercadorias, serviços simples ou peças simples / descomplicadas com pouco ou nenhum espaço para diferenciação de produto ou serviço entre fornecedores de resposta. Os pontos de negociação podem incluir cronogramas de entrega, opções de embalagem, etc.
Objetivos de uma RFP ou RFQ
- Obtenha propostas detalhadas para avaliar a resposta de cada fornecedor para que os melhores interesses da sua empresa sejam atendidos em todas as frentes
- Alavancar a natureza competitiva do processo de seleção de fornecedores para negociar o melhor negócio possível
- Assegure-se de que os interesses de todas as partes interessadas dentro de sua empresa sejam atendidos e um consenso alcançado
- Coloca a sua empresa no controle de todo o processo de seleção do fornecedor e define as regras de seleção antecipadamente
- Começa a construir a parceria entre você e o fornecedor desde o início
Seções da Solicitação de Proposta ou Solicitação de Cotação
O RFP ou RFQ deve conter as seguintes seções. Tenha em mente que cada documento será diferente dependendo do tipo de empresa e produto que você está procurando.
Adapte cada seção para suas necessidades individuais.
- Detalhes da submissão
Prazos, endereço para correspondência da sua empresa, pessoa de contato para dúvidas e esclarecimentos - Introdução e Sumário Executivo
Escreva esta seção por último, depois que o documento inteiro estiver concluído. Isso é usado para fornecer aos possíveis fornecedores uma breve visão geral de sua empresa e os requisitos para seu produto ou serviço. - Visão geral e histórico de negócios
Dê uma breve visão geral do seu negócio, produtos e setor de mercado que você atende. Isso ajudará seus possíveis fornecedores a entender quais necessidades de negócios você está tentando preencher com o processo de seleção de fornecedores. Além disso, forneça informações importantes que beneficiem o fornecedor ao responder. - Especificações detalhadas
Esta deve ser a seção mais longa do documento. Para uma RFP, ela conterá as medidas e os requisitos qualitativos que orientarão a decisão de seleção do fornecedor. Para uma RFQ, esta seção deve fornecer as medidas quantitativas que você estará procurando na resposta do fornecedor. Exemplo de critério inclui:- Desenhos de produtos
- Tolerâncias de engenharia
- Níveis de serviço
- Milestones
- Entregas e prazos
- Requisitos técnicos ou de negócios
- Funcionalidade de software
- Requisitos de hardware
- Suposições e Restrições
Quaisquer suposições e / ou restrições que os possíveis fornecedores precisam tomar conhecimento devem ser listados aqui. A falta de franqueza e antecipação com o fornecedor abrirá as portas para a renegociação do contrato em uma data posterior e oferece a possibilidade de estreitar o relacionamento que você tem com o fornecedor. Os tópicos possíveis incluem despesas de viagem, custos de atualização / modificação, direitos de licenciamento, etc. - Termos e Condições
Quaisquer termos e condições do contrato devem ser listados para que o fornecedor faça uma resposta justa e honesta. Estes podem incluir opções de financiamento, duração do contrato, opções de renovação, garantias, penalidades de entrega, níveis de serviço, etc. - Critério de seleção
A seção final deve ser uma visão geral dos critérios de seleção que você usará para tomar sua decisão. Algumas empresas preferem manter essas informações totalmente confidenciais; enquanto outras empresas acreditam que isso ajudará os possíveis fornecedores a se concentrarem no que é importante para sua empresa.
Distribuir o RFP / RFQ para os fornecedores selecionados
Por fim, redija uma carta de apresentação e envie duas cópias de seu RFP ou RFQ para cada um dos fornecedores selecionados no processo de pesquisa. Certifique-se de que as informações de contato apropriadas sejam incluídas para fornecer assistência a qualquer fornecedor que precise delas.