Um olhar sobre os prós e contras de um escritório sem papel
Aqui está uma olhada nos prós e contras de um escritório sem papel para ajudá-lo a decidir se o uso de papel é uma decisão inteligente para sua pequena empresa.
Os profissionais de um escritório sem papel
1. Ambientalmente amigável - De acordo com o The Daily Green , o papel responde por 25% dos resíduos de aterros, e se os Estados Unidos cortassem o uso de papel de escritório em apenas 10%, evitaria a emissão de 1,6 milhão de toneladas de gases de efeito estufa. E isso é apenas para o papel, não levando em conta a produção e o descarte de cartuchos de tinta e a energia usada pelas impressoras. Ir sem papel é uma decisão ambientalmente consciente.
2. Custo Efetivo - Assim como há benefícios de um escritório sem papel para o meio ambiente, também há benefícios para o orçamento de pequenas empresas. Pense em quanto você gasta mensalmente em papel, tinta, postagem e outros suprimentos que suportam um escritório com papel pesado. Em seguida, considere o espaço necessário para armazenar todos os seus suprimentos físicos e documentos reais. Pode ser muito caro. Com o tempo, o uso de papel pode resultar em enormes economias para sua pequena empresa.
3. Acesso Fácil - Ser sem papel significa que todos os seus documentos importantes são digitalizados. Você pode fazer o backup deles na nuvem ou acessá-los por meio de um aplicativo de área de trabalho remota, dando a você a capacidade de trabalhar em um escritório móvel ou em qualquer lugar e continuar produtivo.
4. Organização de arquivos - Se você já perdeu tempo vasculhando um armário de arquivo desorganizado ou pilhas de papel para encontrar o que está procurando, sabe como os documentos impressos podem ser difíceis de gerenciar.
Quando você cria um escritório sem papel, cria um sistema de arquivos digital que é mais fácil de organizar, pesquisar e ajustar ao longo do tempo. Isso torna o que antes era um processo doloroso de encontrar um documento tão fácil quanto a realização de uma pesquisa.
Os contras de um escritório sem papel
1. Falha do sistema - O acesso digital pode ser rápido, mas também significa perda rápida. Considere o que aconteceria com todos os seus documentos de negócios que são salvos localmente no seu computador se o seu sistema falhar. Você pode perder tudo. É importante que todas as pequenas empresas, especialmente aquelas sem papel, tenham um sistema de backup e proteção de dados fora do local.
2. Segurança - Os arquivos digitais não podem ser protegidos por um bloqueio em um arquivo ou na porta do escritório, portanto a segurança de documentos e informações confidenciais é uma preocupação séria para escritórios sem papel. As soluções incluem criptografia, servidores locais e acesso restrito, todos com seus próprios custos e benefícios. Além disso, é importante considerar a natureza de algumas empresas e a sensibilidade dos materiais manipulados diariamente (pense em seu contador) simplesmente não se presta a ficar sem papel.
3. Reforma Processos - Parte da transição para um escritório sem papel envolve a revisão de todos os seus processos operacionais atuais e encontrar alternativas adequadas.
Por exemplo, você pode precisar começar a usar um serviço de assinatura eletrônica, serviços de faturamento e pagamento on-line e outros aplicativos que substituam a necessidade de documentos físicos. Toda a sua equipe também terá que ser treinada no novo sistema quando estiver no lugar.
4. Tempo intensivo - ir sem papel não é um processo durante a noite; Há muitos fatores a serem considerados. Leva tempo para considerar todas as implicações de deixar o mundo do papel para trás, e apenas o tempo necessário para implementar todas as mudanças em suas operações que suportam o uso de papel.
A decisão de ir sem papel é aquela que varia de empresa para empresa, e certamente não é uma decisão universal que é certa para todas as empresas. A parte mais importante de tomar a decisão de ir sem papel é fazer sua pesquisa para que você possa decidir se os benefícios superam os desafios.
Em seguida, crie um processo sistemático que não só lhe proporcionará os benefícios de ser sem papel, mas também ajudará a melhorar sua produtividade ao mesmo tempo.