Como aumentar a participação em seminários e eventos de negócios

by Rob Hard

Dicas para Aumentar o Atendimento ao Evento Corporativo

O passo mais importante para superar os receios sobre a falta de participação em um evento ou para aumentar a lista de RSVP é reconhecer que as pessoas realmente gostam de participar de seminários bem executados e outros eventos. Ao participar de reuniões de negócios, o participante tem a chance de aprender novas informações e interagir com colegas e líderes em seu campo. Mas as reuniões de maior sucesso vão além de palestras repletas de estrelas e apresentações inspiradoras; eles criam um ambiente caloroso e amigável para todos - o que os torna mais agradáveis. Veja como você pode planejar um evento de negócios agradável que atrairá uma grande participação.

01 - Crie uma ótima agenda

Uma vez que os anfitriões entendam que as pessoas gostam de participar de eventos, é importante criar um programa que valha a pena participar. A agenda deve ser focada em um único tema para não sobrecarregar os participantes, mas deve ter variedade suficiente para manter o interesse dos participantes. Por exemplo, o cronograma de seminário de meio dia a seguir considera as necessidades dos participantes da reunião, desde a comida até as apresentações:

8:00 am Chegadas e café da manhã
8:45 am Mensagem de Boas Vindas
9:00 am Palestrante
10:00 am Break
10:15 Painel de Discussão
11h30 Observações Finais

02 - Seja sensível ao calendário e ao relógio

Apesar da melhor agenda, os participantes do evento têm preferências quanto a quando querem participar de tais programas e quando não o fazem. Em algumas indústrias sazonais, às vezes é uma questão de não pode também. Considere o seguinte ao agendar datas e horários para o seu evento:

Os participantes preferem horários matinais para seminários
Os participantes preferem eventos de apreciação imediatamente após o trabalho
Terças e quintas são dias de reunião populares
Evite realizar reuniões às sextas-feiras, se possível
Evite agendar reuniões em feriados e vésperas de feriados
Seja sensível aos requisitos de viagem do participante para o evento

Igualmente importante é estabelecer uma reputação de começar a tempo e terminar na hora certa - especialmente para eventos anuais ou repetidos.

03 - Identifique um Local Único e Conveniente

A maioria das reuniões de negócios é realizada em hotéis e esse tipo de local em si não é tão único. Você pode optar por quebrar o molde e encontrar um ótimo local que não seja um hotel ou você pode reconhecer que todos os hotéis não são iguais e encontrar um ótimo hotel. O ponto principal aqui é selecionar um local onde seus convidados desejem ir. Afinal, eles estarão fazendo um desvio de sua rotina e querem aproveitar o evento. Considere os seguintes fatores:

Selecione um local próximo da maioria dos participantes
Selecione um local onde os participantes se divertem
Selecione um local que tenha experiência em hospedar eventos semelhantes

Para obter mais dicas sobre como escolher um local, não deixe de conferir o Guia do Planejador de Eventos para Planejamento de Locais .

04 - Compile uma lista de convidados apropriada

Reuniões bem-sucedidas têm um tópico ou uma mensagem específica e um público-alvo para essa mensagem. É importante compilar uma lista de convidados que inclua participantes apropriados, mesmo se eles estiverem classificados em ordem de importância. Com muita frequência, os hosts compilarão uma lista principal de possíveis convidados para depois abrir a reunião para as massas. Isso funcionará apenas se você estiver tentando preencher lugares com base no jogo de números.

Uma reunião de negócios, conferência ou seminário não deve ser vista como um esforço de mala direta com taxas de RSVP de 1-3%. Eu prefiro treinar clientes para gerar listas específicas de participantes direcionados - pessoas com as quais eles realmente desejam participar com uma taxa de RSVP de 50% ou mais.

Um pensamento final sobre os participantes: tente convidar pessoas de nível e experiência semelhantes para a reunião.

05 - Convide, Convide, Convide!

Uma das chaves para alcançar uma ótima participação no seu evento é convidando as pessoas para o início e o acompanhamento. Isso significa enviar lembretes para aqueles que não confirmaram presença e confirmações para aqueles que não o fizeram. Enviar um lembrete de evento pouco antes do evento para os convidados confirmados também não é uma má idéia.

É importante gerar entusiasmo em torno do evento. Convites impressos tradicionais são apropriados, mas está se tornando a norma também procurar por e-mail e até mídias sociais, dependendo do seu público. Tente esta abordagem:

Mencione o evento para os convidados que você ou sua equipe conhecem pessoalmente antes de enviar convites.
Envie um save a data no início do processo de planejamento (papel ou eletrônico).
Envie um convite detalhado, incluindo destaques da agenda (impressos ou eletrônicos) com uma solicitação de RSVP.
Encaminhe o convite detalhado novamente com uma nota personalizada para amigos ou conhecidos pessoais (eletrônicos). *
Acompanhe os convidados confirmados de um a dois dias antes do evento programado (eletrônico ou por telefone).

* Você também pode optar por chamar formalmente os convidados e estender um convite pessoal para o evento.

06 - Não subestime o poder dos convites pessoais

Um convite físico - seja impresso ou eletrônico - é bom, mas não deve ser visto como um substituto para um convite pessoal a amigos, colegas ou conhecidos (a menos, é claro, que você esteja planejando um grande simpósio ou convenção com 500 pessoas) ou mais participantes). Esse é o passo que faz com que muitos hosts se encolham ... eles não querem pegar o telefone, mas isso pode significar a diferença entre as altas taxas de RSVPs (com baixas taxas de não comparecimento) e um resultado abaixo do ideal.

Para alguns eventos, pode ser útil compartilhar essa responsabilidade. A lista de convidados de um evento é frequentemente compilada a partir de listas de contatos que são mantidas por uma variedade de indivíduos, e os indivíduos com os relacionamentos mais próximos com os convidados devem estender um convite direto aos seus próprios convidados.

07 - Estabelecer uma reputação para entregar excelentes programas

Todos participaram de boas conferências e más conferências. O mesmo vale para seminários e outros eventos de valorização. Sorte para os organizadores de eventos, as pessoas mais frequentemente aproveitam as reuniões que frequentam.

A chave aqui é ajudar seu cliente a estabelecer uma reputação de oferecer excelentes programas de negócios. Por mais simples que pareça, se alguém gostou de participar de seu último evento, é mais provável que ele participe de programas futuros - e possivelmente traga um amigo ou colega.

08 - Envie comunicações de acompanhamento e agradeça aos participantes

Como as pessoas participam de reuniões para coletar novas informações, muitos participantes gostam de receber folhetos e materiais adicionais que podem ter sido referenciados por apresentadores e outras pessoas de sua organização. O acompanhamento é uma excelente oportunidade para compartilhar essas informações e estender mensagens de agradecimento para aqueles que participaram do evento.

A nota de agradecimento e a comunicação de acompanhamento são algo que muitas organizações negligenciam, mas aquelas que não obtêm os benefícios.