O tamanho e o escopo de qualquer evento podem mudar rapidamente, e você precisa se sentir confortável com a pessoa que está pagando as contas. É por isso que sua entrevista inicial com o cliente é tão importante.
Se você não obtiver as respostas de que precisa, ou se as coisas parecerem estranhas, talvez queira levar seus serviços em outro lugar para evitar uma catástrofe no futuro.
Abaixo estão listadas as principais perguntas que os planejadores devem fazer antes de elaborar um contrato para o cliente.
Qual é a data e o local previstos para o seu evento?
Essa talvez seja a pergunta mais básica, mas é importante que seu cliente forneça uma resposta direta. Pode ser um mau sinal se você sentir muita indecisão ou conflito com este tópico. Agora, é claro, alguns clientes precisarão da sua ajuda para escolher um local, mas eles devem ter pelo menos alguns lugares em mente. Você pode gastar uma quantidade significativa de tempo em locais de compras e gastará ainda mais se o cliente não tiver ideia do que deseja.
Quantos convidados participarão do evento?
A diferença de custo entre 200 e 500 participantes é enorme, por isso, se um cliente em potencial lhe der uma ampla contagem, provavelmente ele não fez nenhuma pesquisa sobre custos.
Nesse caso, você imediatamente desejará prosseguir com a próxima pergunta na lista.
Qual é o seu orçamento por pessoa?
Eu prefiro liderar com uma consulta orçamentária "por pessoa", porque ela fornece uma melhor percepção de quanto o cliente colocou no evento. Respostas com números gerais como US $ 5.000 ou US $ 20.000 estão muito distantes da experiência do hóspede.
Qualquer número que seu cliente use para representar seu orçamento, você deve dividi-lo em uma taxa por pessoa para que ambos possam ver com o que você realmente precisa trabalhar.
Quais são os elementos indispensáveis para o seu evento?
Depois de saber mais sobre o orçamento, é hora de descobrir se ele é grande o suficiente para atender às expectativas do seu cliente. Os must-haves podem representar um grande obstáculo em determinadas situações. Imagine que seu cliente deseja que uma celebridade em particular atue em seu evento, mas eles não têm ideia de quanto do custo ou se essa pessoa está disponível. Esses são os tipos de problemas que você precisa abordar no início e nem sempre é possível confiar no cliente para mencioná-los.
Quais são as 3 coisas que você não quer no seu evento?
Embora muito semelhante à pergunta anterior, adicionar a conotação negativa pode adicionar insight significativo para o planejador. Digamos, por exemplo, que o cliente é veementemente contra servir frango no jantar. Uma repercussão disso seria um aumento nos custos dos alimentos . Sem frango como opção, você precisará considerar carne ou peixe, ambos normalmente mais caros. Compreender como uma “lista de não-prejudicados” afeta o panorama geral é uma habilidade fundamental na avaliação da compatibilidade do cliente.
O velho ditado sobre não ter bolo e comê-lo também ilustra perfeitamente a questão.
Estas cinco questões simples de planejamento de eventos vão dizer muito sobre o seu cliente antes de concordar em trabalhar em conjunto. E mesmo que novas perspectivas sejam essenciais para o seu negócio de eventos , o tipo errado de cliente consumirá todos os seus recursos e lhe custará dinheiro a longo prazo.