O seminário é talvez o evento mais comum que os planejadores organizarão. E a maioria dos seminários está marcada como um dia ou um dia inteiro. Para aqueles interessados em criar uma lista de verificação para o planejamento de um seminário , o seguinte oferece uma estrutura de alto nível para planejar e executar um seminário.
E para aqueles que planejam uma conferência de vários dias ou várias sessões, considere adotar uma abordagem semelhante. No entanto, sua lista de verificação de planejamento do seminário será simplesmente mais longa.
01 - Confirme o objetivo do evento
- Quem é o público?
- Qual é o tema do seminário?
- Onde deve ser localizado?
- Por que as pessoas vão participar?
- Qual é a agenda do seminário?
02 - Revise o Guia de Especificações de Eventos da Apex
O Conselho da Indústria da Convenção estabeleceu uma série de ferramentas que devem ser vistas como uma excelente fonte de melhores práticas que ajudarão o planejador de eventos ou reuniões a acompanhar os detalhes do planejamento de eventos. Com ferramentas de download gratuito, ajudará qualquer planejador de eventos a criar uma lista de detalhes relevantes. Isso inclui, mas não está limitado a:
- Perfil do evento (data, hora, local, contatos, etc.)
- Informações de contato do organizador / host do evento
- Informações de contato do fornecedor
- Perfil do participante
- Espaço necessário
- Alimentos e bebidas
- Requisitos A / V
- Configuração de função / sala
03 - Criar um perfil de evento
Uma vez que o planejador tenha algumas das perguntas básicas sobre o evento, é hora de pesquisar possíveis locais para a reunião. É importante trabalhar em conjunto com o organizador / organizador do evento para determinar o tipo de local e onde o seminário pode ser mais conveniente tanto para o organizador quanto para o convidado (a lista de ideias pode ser interminável):
- Hotel local
- Instalação de conferência local
- Espaço do restaurante privado
- Museu do clube privado / galeria de arte
04 - Esboço das Necessidades do Seminário e Reqeuest Venue Propostas.
A maioria dos locais tem o prazer de fornecer uma estimativa para um possível seminário. O contato de catering ou vendas precisará das seguintes informações do BEO :
- Data (s) possível (s) para o evento
- Número de Participantes
- Estilo de configuração de sala (sala de aula, em forma de u, etc.)
- Hora do evento (conta para configuração / desmontagem)
- Requisitos de alimentos e bebidas
- Necessidades de A / V (incluindo telas, microfones, etc.)
- Configuração do quarto
Dica: contrate um técnico de áudio / vídeo para ser dedicado ao seu evento no hotel.
05 - Confirme e / ou desenvolva a Agenda
É essencial que o organizador de eventos trabalhe em proximidade com o organizador / organizador do evento, porque a agenda do evento mudará frequentemente da conversa inicial até o dia real do evento. O organizador de eventos deve estar pronto para ajustar o plano e trabalhar de perto com o local para garantir que tudo corra bem.
06 - Confirme o Acordo BEO
Uma vez que o planejador saiba o número desejado de participantes e requisitos logísticos para o seminário, ele deve garantir o espaço do evento e os requisitos relacionados. A maioria dos acordos deve permitir ao planejador a oportunidade de reduzir / aumentar as necessidades de alimentos e bebidas até um certo número de dias antes do evento. No entanto, muitos acordos limitarão o quanto eles permitirão que um grupo reduza as quantidades, portanto, estime bem.
07 - Criar Comunicações e Materiais do Evento
Este é um item com o qual alguns planejadores podem estar envolvidos, enquanto outros não. Essencialmente, alguns planejadores de reuniões serão responsáveis por cada um dos seguintes itens:
- Criando convites para eventos
- Agenda de impressão e outros materiais
- Protegendo presentes / rifas dos participantes
- Produzindo crachás
- Sinalização de evento de envio e exibe
08 - Trabalhe de perto com o anfitrião do evento para finalizar a logística
Antes do evento, há algumas etapas importantes que um planejador de reunião conclui antes do evento. Isso inclui confirmar o seguinte:
- Alto-falantes evento
- Requisitos de evento A / V
- Contagem de Participantes do Evento
- Funções e responsabilidades do host
- Necessidades de materiais de evento (verifique várias vezes)
09 - Configuração do Evento
Certifique-se de dar tempo na agenda do BEO para a configuração do evento , e é recomendado chegar aproximadamente duas horas antes do evento.
Dica: Se o seminário for agendado pela manhã, peça ao contato de vendas do local para permitir que seu grupo configure a noite anterior (mas não deixe nada valioso no site público).
Todos os materiais do evento, apostilas, sinalização, displays, presentes, tabelas de registro , crachás e muito mais devem estar prontos para o evento.
Aviso: os palestrantes às vezes mudam os slides na noite anterior e fornecem novas apresentações que precisam ser adicionadas ao ponto de energia 10 minutos antes do evento.
10 - Execução de Eventos
Depois de preparado, é hora do seminário. Espere o seguinte:
- Alguns participantes sempre chegam cedo.
- Alguns participantes sempre chegam atrasados.
- Muitas vezes há algum tipo de falha técnica.