Essas responsabilidades são as mesmas que as responsabilidades do empregador pelos impostos sobre a folha de pagamento, incluindo o imposto de renda federal.
Processo de Imposto de Renda do Estado
Se você tem funcionários trabalhando em um estado que exige imposto de renda estadual, aqui está o processo que você deve seguir:
- Obtenha um Número de Identificação do Empregador federal , se ainda não o fez. O EIN é semelhante a um número de previdência social de uma empresa. É necessário para qualquer negócio com funcionários e a maioria dos outros negócios.
- Obter uma permissão de imposto do empregador do estado que em alguns estados é o equivalente de um estado EIN.
- Saiba quais são os salários sujeitos à retenção do imposto de renda estadual (esses salários podem ser diferentes dos regulamentos federais). A informação deve estar no site do departamento de receita do seu estado.
- Aprenda sobre quaisquer acordos recíprocos entre estados para retenção e pagamento de imposto de renda, para trabalhadores que moram em um estado e trabalham em outro.
- Obtenha cópias das tabelas de retenção na fonte do estado e calcule as deduções de retenção do estado dos contracheques dos funcionários.
- Saiba mais sobre os regulamentos do seu estado para arquivar (enviar) retenção de imposto de renda.
- Depositar os valores retidos na fonte deduzidos dos empregados (a maioria dos estados usa o arquivamento eletrônico para essas deduções).
- Arquivo de relatórios (anual ou trimestral) sobre os valores retidos e os montantes devidos e pagos (semelhante ao Formulário 941 do IRS ).
Como você pode ver, o processo de cálculo, dedução, pagamento e relatório de imposto de renda é semelhante ao processo de retenção de imposto de renda federal.
Agências Fiscais Estaduais
Para saber mais sobre o imposto de renda estadual, impostos sobre vendas e outros impostos estaduais, vá para o departamento de receita do seu estado e procure a divisão tributária comercial.
Julie Garber, Especialista em Wills e Planejamento Imobiliário, tem um ótimo gráfico mostrando todos os impostos que cada estado cobra, incluindo os impostos de renda, e as agências que vão para cada estado.
Retenção do Imposto de Renda do Estado dos Contratos de Empregados
Depois de reunir as informações sobre o imposto de renda estadual, você precisará incluir esses impostos no processo de folha de pagamento de sua empresa.
O processo começa com o cálculo do pagamento bruto de cada empregado.
A partir desse valor, você precisará calcular o valor específico a ser retido para esse funcionário para os impostos de renda estaduais. Lembre-se de que cada montante retido na fonte (incluindo o imposto de renda estadual, o imposto de renda federal e os impostos do FICA ) é calculado em relação ao valor bruto do pagamento.
Depois de todos os impostos e outras retenções, você terá um valor líquido de pagamento.
Em seguida, os valores de retenção para cada funcionário e o total de cada tipo de retenção devem ser colocados em uma conta de passivo separada, a ser paga conforme exigido pelo seu estado.