O formulário W-9 é um documento fiscal que deve ser assinado por contratados independentes, para fornecer um número de identificação do contribuinte (Número do Seguro Social ou ID do Empregador). Se o empregador não tiver um ID do contribuinte, ou se o ID do contribuinte estiver incorreto, o contratado independente deve reter os impostos federais (ele é chamado de "retenção preventiva"). Aqui estão alguns dos pontos mais importantes de seu artigo, com meus comentários.
O formulário W-9 é um documento fiscal padrão usado com frequência em transações comerciais e financeiras. Então, por si só, um formulário W-9 não apresenta muitos problemas. Ainda assim, existem alguns problemas simples para estar ciente.
Certifique-se de que conhece a pessoa ou empresa que lhe pede para preencher o formulário W-9.
Como o Formulário W-9 está pedindo seu nome, endereço e número do Seguro Social ou Identificação do Empregador, você deve ter cuidado ao fornecer essas informações. Certifique-se de saber quem está pedindo para você preencher o formulário e por que e como suas informações fiscais serão usadas.
Verifique se você concluiu as informações da sua empresa corretamente
O formulário W-9 exige que você inclua informações sobre seu tipo de negócio.
O IRS simplificou o formulário W-9 (um pouco). Para concluir o novo formulário W-9 , siga estas etapas:
- Verifique se você está inserindo o ID do contribuinte corretamente e se está inserindo o ID correto do contribuinte. Este é o objetivo principal do formulário, para verificar essa informação. As perguntas surgem quando sua empresa é uma LLC. Um único membro LLC arquiva as declarações de imposto de renda federal como um único proprietário, e arquivos de vários membros da LLC como uma parceria. Este artigo tem mais informações sobre qual ID do contribuinte usar.
- Você será perguntado se está sujeito à retenção de segurança. A maioria das pessoas não é, mas se você tiver dúvidas, consulte este artigo sobre a retenção de backup .
- Você será perguntado se está sujeito a reportar ativos estrangeiros. A menos que você tenha recursos em um país estrangeiro, esta seção não se aplica a você.
Certifique-se de transmitir o W-9 com segurança
O W-9 contém informações confidenciais que devem ser mantidas privadas e seguras. Não envie seu W-9 preenchido como um anexo de e-mail não protegido ou não criptografado. Em vez disso, use métodos seguros de transmissão, como entrega manual, correio ou anexos de arquivo criptografados em um email para a pessoa que o solicitou. (Empregadores de contratados independentes não transmitem formulários W-9; eles são mantidos no arquivo de emprego.)
Recebendo um W-9 quando você esperava um W-4
Se você está começando um novo emprego e seu novo empregador lhe entrega um W-9 para preencher, pergunte se o seu novo trabalho é como um contratado autônomo ou como empregado. Os funcionários preenchem o formulário W-4 para definir o nível de retenção de imposto.
Autônomos (contratados independentes) não têm impostos de renda ou impostos da Seguridade Social / Medicare retidos. Você e seu empregador podem discutir a questão do seu status, mas é o IRS que decide se um trabalhador é um empregado ou um contratado independente (autônomo).
Se você não tiver certeza sobre o seu status, leia mais sobre a diferença entre funcionários e contratados independentes .
Esteja ciente das regras de retenção de backup
O IRS quer certificar-se de que todos os contribuintes estão relatando todas as fontes de renda. Então, eles instituíram regras para garantir que todos os formulários W-9 tenham um número de identificação correto e completo do contribuinte. Se você enviar um W-9 sem um ID de contribuinte válido ou se o seu ID de imposto for inválido, seu empregador será obrigado a reter os impostos federais sobre o rendimento de seus pagamentos. Este regulamento é chamado de " retenção de backup ".