Antes, durante e depois de uma auditoria ou inspeção
- Autoridades locais , para inspeções de incêndio, códigos de construção, questões de saúde e segurança e possíveis violações da Lei de Americanos Portadores de Deficiências (ADA)
- Agências estatais , para impostos sobre vendas, registro de empresas e questões trabalhistas
- Agências federais, incluindo a OSHA, a ADA, o departamento de salário e hora, e imigração / alfândega (ICE).
Aqui está uma lista de agências estaduais e federais que podem auditar ou inspecionar seus negócios.
Tipos de auditorias e inspeções
- Algumas agências precisam inspecionar sua empresa quando ela é aberta. Estas são tipicamente empresas locais, como o departamento de saúde ou departamento de construção.
- Algumas agências inspecionam regularmente . Inspetores locais de incêndio e de saúde geralmente vêm em um horário rotativo.
- Algumas agências podem vir ao seu negócio sem aviso prévio sem motivo . A OSHA é uma dessas agências.
- Algumas agências vêm em resposta a uma reclamação de um funcionário ou cliente ou outra pessoa. Inspetores de imigração, inspetores da ADA e inspetores da OSHA respondem a reclamações de um funcionário ou cliente. Auditores do IRS ou auditores fiscais da folha de pagamento do estado podem vir em resposta a uma queixa de um contratante independente.
Esteja preparado antes de uma auditoria ou inspeção
Reserve tempo para se preparar para possíveis auditorias ou inspeções:
- Faça uma lista das possíveis agências que podem inspecionar seu negócio específico. Inclua agências que possam aparecer devido à natureza específica de sua empresa. Por exemplo, empresas de alimentos podem ter um inspetor de saúde.
- Conheça os seus direitos para cada tipo de inspeção. Você pode pedir ao inspetor para retornar mais tarde, quando é mais conveniente para você? Você tem o direito de acompanhar o inspetor ou auditor?
- Sente-se com seu advogado e discuta seus direitos e responsabilidades durante essas auditorias e inspeções.
- Defina procedimentos para você e sua equipe seguirem quando um inspetor ou auditor aparecer e treinar sua equipe sobre o que fazer. Pode ser uma boa ideia colocar esses processos em um notebook em algum lugar.
- Decida quem deve ser notificado quando um inspetor chegar. O que sua equipe deve fazer se você não estiver disponível? Quem é o próximo responsável? Seu advogado deve ser notificado e quando?
- Verifique os registros da sua empresa que pertencem a essa inspeção para verificar se estão corretos, completos e em conformidade com a lei. Por exemplo, um inspetor federal ou estadual de salários e horas desejará ver as folhas de ponto ou outros registros de horas.
A primeira coisa a fazer durante uma inspeção ou auditoria:
Seja cortês e prestativo. Sua atitude deve ser: "Queremos obedecer a leigos e fazer a coisa certa. Ajude-nos a saber o que é isso. Se houver problemas, queremos corrigi-los."
- Verifique a identidade do inspetor e certifique-se de que o inspetor tenha a documentação apropriada, incluindo um mandado, se necessário. Inspetores falsos às vezes aparecem tentando intimidar os empregadores a se submeterem a inspeções, pagando multas ou penalidades ou comprando kits de conformidade.
- Em seguida, coloque seu plano no lugar.
- Faça fotos ou mantenha um registro da inspeção ou auditoria. Siga o inspetor ou pergunte se você pode participar da auditoria.
- Não faça nada voluntário . Se você for perguntado, responda. Não adicione nada à sua resposta.
- No final da auditoria ou inspeção, peça uma revisão. A maioria dos inspetores ou auditores não se compromete com nada específico, mas eles devem lhe dar uma idéia geral sobre se houve violações e o que esperar em seguida.
Depois de uma auditoria ou inspeção
Se as violações foram alegadas pelo inspetor, você pode ter direito a um processo de apelação. Como esta etapa é tratada depende da agência específica. Como acompanhamento, qualquer agência deve fornecer a você um registro por escrito das violações, se elas são corrigíveis e como, e quais multas e penalidades estão sendo impostas.
Neste ponto, você provavelmente vai querer entrar em contato com seu advogado para discutir uma resposta.
Se nenhuma violação vier da inspeção, discuta com seus funcionários o que deu certo, o que ouviu ou viu e o que você pode aprender a fazer melhor da próxima vez.
Para quase todos os negócios, haverá uma próxima vez.