O que é o formulário 941?
Este formulário é uma forma básica de relatar a atividade de imposto sobre folha de pagamento ao IRS.
É devido trimestralmente no final do mês após o final de cada trimestre. Como parte de sua responsabilidade por todos os empregadores, você deve fazer depósitos de folha de pagamento durante o trimestre, seja mensal ou semestralmente. Leia mais sobre como fazer depósitos de folha de pagamento .
Dificuldade: Média
Tempo necessário: depende do número de funcionários e da complexidade da folha de pagamento
Informações que você precisa para este formulário :
- Número de funcionários que receberam remuneração no trimestre
- Remuneração total paga durante o trimestre a todos os empregados. Certifique-se de incluir todas as compensações tributáveis nesse valor.
- Total do imposto de renda retido da compensação durante o trimestre
- Total de segurança social tributável e compensação do Medicare para o trimestre. Certifique-se de que você não incluiu a retenção de seguridade social acima do máximo do ano e que incluiu o valor adicional de imposto do Medicare retido de funcionários com salários altos.
- Ajuste total do trimestre para pagamento por doença e seguro de vida em grupo
- Total de pagamentos antecipados de créditos de renda (EIC) para empregados no trimestre
- Total de pagamentos de assistência ao prêmio COBRA feitos durante o trimestre
- Total de imposto de folha de pagamento (NÃO depósitos) para cada mês do trimestre
Detalhes sobre o preenchimento do formulário 941
Para 941 formulários enviados para o ano atual, incluindo as informações do quarto trimestre enviadas até 31 de janeiro do ano seguinte, algumas alterações devem ser observadas:
- Verifique o máximo da Previdência Social no ano; o máximo muda quase todos os anos. Nenhuma retenção da Previdência Social é retirada dos salários dos empregados acima desse valor.
- Você deve contabilizar o imposto adicional do Medicare para funcionários de renda mais alta. Leia mais sobre os requisitos para adicionar esse imposto.
Revise as informações necessárias para o formulário 941, na seção "Coisas que você precisa" abaixo. Reúna todas as informações antes de começar.
Informação geral:
Linha 1 - o número de funcionários que foram pagos durante o trimestre
Linha 2 - remuneração total paga a esses empregados durante o trimestre
Linha 3 - total do imposto de renda retido da remuneração do empregado durante o trimestre.Segurança social / computação fiscal do Medicare
Linha 4 - se nenhuma remuneração de funcionário estiver sujeita à previdência social ou ao imposto de Medicare, marque a caixa e pule para a tarefa 4.
Linha 5a - introduza o total dos salários da previdência social tributável na coluna 1, multiplique por 0,124 e insira na coluna 2. Lembre-se de que os salários da previdência social são pagos apenas até o montante máximo anual da previdência social para cada empregado.Linha 5b - faça o mesmo que 5a para dicas.
Linha 5c - Insira o total de salários e gorjetas do Medicare tributável na coluna 1, multiplique por 0,029 e insira o resultado na Coluna 2.
Adicione as quantidades da coluna 2 de 5a, 5b e 5c e insira o total em 5d.Cálculo Total de Impostos
- Para determinar o valor do imposto que você deve, adicione os totais da Linha 3 (imposto retido), Linha 5d (total da previdência social e do imposto de Medicare devido) e subtraia a linha 6d (isenção da Lei de Locação). Digite o total na linha 6e.
6. Ajustes
Linha 7a - Ajuste para frações de centavos.
Use o arredondamento tradicional (abaixo de 1/2, arredonde para baixo; metade ou mais, arredonde). Use sinal negativo, não parênteses, para diminuições.
Linha 7b - Subtrai qualquer seguridade social ou Medicare retido do pagamento de doença por terceiros (seguradoras).
Linha 7c - Subtrair os ajustes para a parcela não-cobrada de funcionários da previdência social e impostos do Medicare sobre gorjetas e sobre os prêmios de seguro de vida do grupo pagos a ex-funcionários.
Linha 8 - totaliza esses ajustes (6e a 7c) e entra na linha 8.
7. Depósitos Totais
Linha 11 - insira o total de todos os depósitos fiscais feitos na folha de pagamento durante o trimestre.
8. Ajustes Totais
Adicionar linha 11 (total de depósitos), linha 12a (pagamentos de assistência de prêmio COBRA) e linha 12e (ajuste para imposto de seguridade social sobre assistência COBRA).
9. Saldo devedor ou pagamento indevido
Se a Linha 10 (Impostos Totais) for maior que a Linha 13 (depósitos totais com ajustes), insira o saldo devedor na Linha 14.
Se a Linha 10 (Impostos Totais) for menor que a Linha 13 (depósitos totais com ajustes), insira o valor do pagamento a maior na Linha 15. Você pode aplicar o pagamento a maior à próxima devolução ou solicitar um reembolso.
10. Página 2
Cronograma de Depósito Você deve fornecer informações sobre o seu cronograma de depósito de folha de pagamento. Se você é um depositante mensal, você deve inserir o passivo fiscal para cada mês no trimestre. Se você é um depositante semi-semanal, você deve anexar o Anexo B (Formulário 941), mostrando o passivo fiscal para cada depósito semestral .
Responsabilidade Fiscal A sua responsabilidade fiscal NÃO é os seus depósitos para cada trimestre. Seu imposto é o imposto total que você deve com base na folha de pagamento bruta de cada mês. Sua responsabilidade fiscal para o trimestre deve ser igual ao total da linha 10.
11. Sobre sua empresa Responda às perguntas sobre sua empresa, nas linhas 18 e 19, ou deixe em branco se elas não se aplicarem.
Parte 4 pergunta se o IRS pode se comunicar com seu representante de terceiros. Esta é a pessoa que preparou o seu formulário 941 e quem é responsável pela preparação dos impostos sobre os salários .
Você deve assinar o formulário e inserir as outras informações na Parte 5 antes de enviar o formulário.
Onde e quando arquivar o formulário 941
Onde você arquivar o Formulário 941 depende do seu estado e se você fará ou não um depósito com o arquivamento. Ou uma lista completa de estados e endereços de arquivamento.
Quando você deve arquivar : Você deve arquivar trimestralmente, até o final do mês após cada trimestre:
- Para o trimestre encerrado em 31 de março, em 30 de abril de
- Para o trimestre encerrado em 30 de junho, em 31 de julho de
- Para o trimestre encerrado em 30 de setembro, em 31 de outubro, e
- Para o trimestre encerrado em 31 de dezembro, em 31 de janeiro do ano seguinte.
Consulte as Instruções do IRS Form 941 (PDF) para obter informações mais detalhadas.
Confira essas dicas antes de você arquivar
- Verifique todos os seus cálculos e os números que você enviar para o IRS. Por exemplo, o IRS tem um registro de todos os seus depósitos de folha de pagamento, portanto, se os valores que você disse não corresponderem aos depósitos que você realmente fez, você pode ter um problema.
- Verifique o Formulário 941 para erros. Não tente corrigir erros que você já fez em depósitos; você precisará enviar o formulário 941-X para corrigir esse tipo de erro.
Responda a todas as perguntas ou digite "N / A" ou "Não aplicável" ou com um valor de "0". Nunca é uma boa ideia deixar espaços em branco neste tipo de formulário. - Certifique-se de que todos os seus números coincidem, particularmente o número do imposto na Linha 10 em comparação com o total do passivo fiscal na Linha 17. Uma incompatibilidade pode fazer com que o 941 seja rejeitado ou sujeito a multas.
- Certifique-se de colocar o nome da sua empresa e o Employer ID (EIN) no topo da segunda página para fins de identificação.