Domine a Arte das Coleções
Toda empresa precisa ser paga se espera sobreviver, e a sua não é exceção. Não pagar contas a tempo não é exclusivo de seus clientes; pense em quantas pessoas não pagam o Internal Revenue Service (Serviço da Receita Federal) a tempo, ou a conta do cabo ou o cartão de crédito. Apenas cerca de 71 por cento dos entrevistados em um estudo realizado em 2015 para a Fundação Nacional de Crédito Assessoria relatam que eles pagam todas as suas contas a tempo. Tenha em mente também que os indivíduos não são os únicos que ficam um pouco atrasados no pagamento de suas contas; corporações e outras instituições nem sempre pagam pontualmente. É um dado que os advogados não vão cobrar tudo o que eles cobram. Assim, o termo taxa de realização se refere à quantidade de dinheiro que a empresa realmente recebe dos clientes dividida pelo valor faturado da empresa.
Se um cliente não tiver respondido a mensagens de e-mail ou telefone da sua equipe de suporte, o que isso significa é que você terá que usar o telefone para tentar receber o pagamento.
Aqui estão algumas dicas para coletar dívidas pendentes de clientes de maneira eficaz.
- Conhecer a lei e as regras éticas em sua jurisdição e também manter seu seguro de negligência em mente. Seu objetivo imediato é receber o pagamento. Você não quer ser acusado de violar qualquer lei que cubra a cobrança de dívidas. Tenha em mente que o escopo de algumas leis estaduais sobre cobrança de dívidas estende-se a qualquer pessoa que tenha uma dívida e não seja limitada, como a Lei de práticas de cobrança de dívidas, a colecionadores de dívidas e advogados contratados para cobrar dívidas. Você também não quer que seus esforços de coleta de contas se transformem em ameaças sobre o não pagamento de taxas, contra-ameaças para registrar uma reclamação ou aumentos de taxas de seguros por negligência porque você envolve sua empresa em várias disputas de faturamento. Antes de ligar, você deve saber se pode cobrar juros de contas atrasadas, fazer um penhor sobre a propriedade do cliente ou interromper o trabalho até que o pagamento seja feito. Mantenha o resultado ideal em mente: obter o dinheiro enquanto permanece bem dentro das restrições de várias leis e regras de ética.
- Prepare um roteiro e anote. Muitos de nós nos sentimos desconfortáveis ao discutir o dinheiro que nos é devido, e ficar confusos, zangados ou emotivos quando alguém está se esquivando do pagamento é algo natural. No calor do momento, manter o script pode ajudá-lo a manter a calma durante a conversa. Mais uma vez, lembre-se: o melhor cenário possível é que o cliente lhe pague.
- Levante-se ao fazer chamadas de coleta. Você só vai se sentir mais autoritário. Você vai querer ser o alfa aqui; liderar para que o cliente siga você. Você pode se sentir mais fraco se estiver sentado.
- Mantenha seu tom leve, mas profissional e assertivo. Muito depende da sua personalidade geral e do cliente. Você pode começar dizendo que quer apenas tocar na base porque está revisando contas a receber e notou que ainda não recebeu pagamento do cliente por uma fatura de sete dias atrás.
- Use o silêncio de forma eficaz. Depois de ter declarado o objetivo da sua chamada, você pode pausar mais tempo do que o normal para dar ao cliente tempo suficiente para responder.
- Antecipe as respostas prováveis do seu cliente e como você reagirá a essas respostas. Na maioria das vezes, se o cliente tivesse o dinheiro, ele pagaria. Dito isso, alguns de nós tiveram experiências com organizações razoavelmente grandes, onde atrasaram o pagamento por razões menos que legítimas, como se estivessem atualizando seu “sistema”. Alguns de nós também foram informados por grandes instituições que o cheque está no correio. , o cheque está realmente no correio agora, e o cheque foi enviado pela FedExed quando, na verdade, nenhum desses eventos ocorreu ainda. Então, se o cliente disser “o cheque está no correio”, você poderá responder que você ficará atento nos próximos dias e ligará novamente na sexta-feira se não o recebeu. Se o cliente admitir não ter dinheiro suficiente para pagar a conta, discuta a possibilidade de pagamento parcial.
- Faça o acompanhamento com uma carta de confirmação ou e-mail resumindo o acordo alcançado em sua conversa. Tenha em mente: uma dose de culpa combinada com seus próprios trabalhos de persistência. Algumas pessoas podem se inspirar em pagá-lo só porque querem você nas costas. Além disso, eles estão envergonhados por seu próprio comportamento.
- Recompense-se depois de uma chamada. Essas conversas são difíceis. Dê uma pequena caminhada, permita-se navegar na Internet, ou pegue um latte de soja. Então entre na buzina e disque o próximo cliente inadimplente.
Coleta de contas é uma habilidade, e é aquela que os advogados podem desenvolver com o tempo. Eles precisam; sem pagamento, eles logo poderão apreciar as habilidades dos credores em seus próprios universos.