A linha inferior é: Se você não pode provar, não deduza.
É ótimo poder deduzir os impostos para todas as suas despesas comerciais, mas é ainda melhor provar essas deduções em uma auditoria do IRS. Se você tem um preparador de impostos competente, essa pessoa pedirá para ver toda a documentação sobre suas deduções de impostos.
Então, antes de ir ao seu preparador de impostos com sua papelada ( NÃO em uma caixa de sapatos , por favor!)
Neste artigo, veremos algumas despesas comerciais simples, sempre fazendo a pergunta: "Como posso provar que essa é uma despesa real de negócios?" E nós estaremos sempre olhando para essas transações do ponto de vista do IRS e seu preparador de imposto.
O fato mais importante a lembrar é que você DEVE mostrar não apenas que a transação ocorreu, mas que foi para um PROPÓSITO EMPRESARIAL.
Comprando Propriedade ou Pagando Despesas
Você compra uma impressora all-in-one da Best Buy para sua empresa. Você faz um cheque na sua conta comercial ou usa o cartão de crédito da empresa. Então, isso é o suficiente para mostrar que é uma despesa de negócios, certo? Na verdade não. Salvar o cheque cancelado ou o recibo do cartão de crédito é apenas uma parte da sua prova. O cheque cancelado não mostra o que você comprou. Usar um cartão de crédito é melhor, porque o recibo mostra a compra.
Incluindo o recibo do caixa com seu cheque cancelado também é necessário, para mostrar o que você realmente comprou.
Pagando de uma conta pessoal
O pagamento de despesas da sua conta bancária comercial ou de um cartão de crédito empresarial funciona da mesma maneira. Claro, você deve estar usando uma conta de verificação ou poupança ou cartão de crédito empresarial.
Embora o uso de suas contas pessoais não seja necessariamente um problema, fica mais difícil provar que essa verificação pessoal foi usada para fins comerciais.
Quando você inicia seu negócio, pode ser necessário usar uma conta pessoal para alguns itens. Por exemplo, recentemente criei uma nova LLC e tive que usar uma verificação pessoal para o registro em meu estado. Quando você usa uma conta pessoal para fins comerciais, verifique se há documentação suficiente. Nesse caso, imprimi um recibo do secretário de estado do estado que mostrava que eu havia pago pelo registro de uma LLC. Neste caso, foi muito difícil acreditar que isso fosse para uso pessoal.
Usando Registros de Despesas
Algumas despesas são mais difíceis de provar do que outras. Os dois grandes exemplos disso são as despesas de viagem, incluindo a quilometragem e a propriedade listada. Em ambas as circunstâncias, a melhor maneira de satisfazer a demanda do IRS para comprovação de despesas é manter um registro.
O IRS prefere a prova "no momento" . Ou seja, uma anotação feita em um boleto de despesas ou recibo ou registro de milhagem no momento em que o dinheiro é gasto é melhor do que uma lista que você escreve no final do ano.
Manter um registro de quilometragem é, eu sei, manter um registro de milhagem é uma grande dor. Isso significa que toda vez que você entrar no seu carro (não importa se a empresa pagou pelo carro, a propósito), você deve registrar:
- A data
- A milhagem
- Onde você foi
- O objetivo - comercial ou pessoal - o mais especificamente possível.
Se você quiser facilitar, anote a quilometragem no carro em 1º de janeiro do ano e anote a milhagem somente para fins comerciais.
Para deduzir despesas de milhagem de negócios, usando a dedução de milhagem padrão ou as despesas reais, você deve mostrar que usou o carro pelo menos 50% do tempo para os negócios.
Uma dica: se você estiver conectado ao smartphone, experimente um aplicativo de milhagem ou aplicativo de despesas. Você economizará muito papel e manterá seu registro de despesas online.
Finalmente, lembre-se de que a viagem pendular (indo e voltando para o trabalho) não é considerada uma despesa de viagem dedutível. Embora você possa acompanhar as despesas de deslocamento, não as inclua em seu registro de viagens de negócios.
Usando recibos de viagens de negócios
Além de um registro de milhagem, se você viajar a negócios, precisará acompanhar os recibos de despesas.
Essas despesas, como a milhagem, são analisadas de perto por um auditor de IRS, porque é fácil incluir despesas de viagem pessoais com viagens de negócios.
A melhor maneira de comprovar as despesas de viagens de negócios (incluindo hotéis, voos, aluguel de carros, refeições e entretenimento) é usar um comprovante de cartão de crédito (usando seu cartão de visita, é claro) com notas adicionais sobre o objetivo da empresa. Faça a anotação no momento em que você incorrer na despesa. Você também pode usar um planejador diário, um livro de compromissos ou um calendário para anotar eventos de viagens de negócios e, em seguida, vinculá-los a seus recibos.
Comprando Propriedade Listada
Vamos dar uma olhada na impressora multifuncional que você comprou. A impressora também pode ser usada para impressão pessoal, e o IRS categoriza esses tipos de propriedade como propriedade listada . Eles estão em uma lista porque podem ser usados para fins pessoais ou comerciais. O IRS exige um maior grau de prova de uso comercial.
Você deve documentar especificamente como você usa a propriedade listada. A melhor maneira é manter um log com a parte da propriedade (como o log de despesas descrito abaixo). Toda vez que você usar a impressora ou outra propriedade listada, anote a data, o uso (número de cópias, por exemplo), o trabalho específico (imprimindo cópias de um folheto para negócios) e se o uso é comercial ou pessoal. associados à impressora, como cartuchos.
No final do ano, você deve poder mostrar o percentual de uso para os negócios e, em seguida, atribuir esse percentual aos custos. Por exemplo, se você achar que usou a impressora 60% do tempo para negócios, poderá deduzir 60% dos custos como uma dedução de negócios.
Lembre-se de que, se você tiver a propriedade no local de sua empresa (NÃO no seu escritório em casa ), não precisará manter um registro. Todo uso em um local de negócios é considerado para fins comerciais.
Usando instruções de conta
Digamos que você tenha perdido o recibo do cartão de crédito ou não tenha o cheque cancelado para a compra da impressora. Você pode usar um extrato bancário ou extrato de cartão de crédito para provar uma compra comercial, mas também precisará de uma verificação adicional, de um agendador, agenda ou agenda.
Não há tal coisa como demasiada prova
Se houver alguma dúvida sobre se alguma despesa é para fins comerciais, é melhor ter várias maneiras de comprovar a despesa.
Seu sistema de registros de negócios
Finalmente, os registros que você mantém nessas despesas comerciais devem fazer parte do sistema geral de manutenção de registros comerciais.