Todas as empresas, grandes e pequenas, podem ser afetadas negativamente por conflitos frequentes causados por falta de comunicação.
Proprietários de pequenas empresas têm uma vantagem aqui, porque estão melhor posicionados para ver possíveis problemas de comunicação e resolvê-los antes que os danos sejam causados nos negócios. As dicas abaixo irão ajudá-lo a melhorar o seu processo de comunicação com os funcionários, para que você possa evitar problemas decorrentes da falta de comunicação.
1. Certifique-se de que cada reunião tenha uma agenda
A sobrecarga de reuniões é ruim para todos os negócios, mas a sobrecarga de reuniões sem nenhum propósito discernível é ainda pior. E isso pode ser um gatilho para a falta de comunicação. Em vez de agendar reuniões e esperar que as coisas sejam realizadas durante esse período, seja decidido sobre as reuniões desde o início. Crie agendas configuradas para cada reunião que você agendar e compartilhe-a com seus funcionários bem antes da reunião para definir o estágio de discussão. Também é uma boa ideia convidar seus funcionários para adicionar itens da agenda que desejam discutir antes da reunião.
2. Compartilhar todas as apresentações / documentos
Nem todos fazem anotações durante as reuniões e nem tudo é discutido quando a reunião termina. É por isso que é tão importante garantir que todos os participantes recebam uma cópia dos arquivos de apresentação ou de quaisquer documentos discutidos durante a reunião. É ainda melhor se você puder compartilhar esses arquivos antes da reunião para que seus funcionários possam tomar notas e revisar as informações em tempo real.
3. Simplifique suas mensagens de e-mail
Você já recebeu um e-mail comercial que foi tão longo e tocou em tantos tópicos diferentes que você ficou completamente confuso quando terminou de ler? E-mail é um desses modos de conversa que é excelente para produtividade, mas também pode levar a confusão e falta de comunicação. Hábitos simples como manter um tópico por mensagem de e-mail, dividir sua mensagem em subtítulos e / ou marcadores, e ser muito descritivo ao esboçar uma linha de assunto pode ser a diferença entre clareza e confusão.
4. Ouça com atenção e observe os sinais não verbais
Nem toda comunicação - e falta de comunicação - acontece verbalmente. Nós abordamos as melhores práticas de comunicação por e-mail acima, e essas também abrangem outros tipos de comunicação escrita. Mas e a linguagem corporal? É vital que você esteja em sintonia com seus funcionários e seja capaz de captar sinais não-verbais. Isso pode ajudá-lo a abordar ativamente problemas que um funcionário pode não estar 100% à vontade para conversar diretamente com você. Lembre-se de que, além da comunicação não verbal, é importante que, como gerente, você não apenas se comunique efetivamente com seus funcionários, mas também ouça com eficiência.
5. Seja Acessível
Uma política de portas abertas pode ser um benefício para empresas de todos os tipos. Estar acessível aos seus funcionários diz que você se preocupa com as preocupações deles e quer ouvir o feedback deles. Uma porta aberta permite que seus funcionários falem com você sobre as coisas que estão acontecendo nos negócios e que podem não ser facilmente visíveis para você. Esse tipo de acessibilidade pode tornar a possibilidade de falta de comunicação menos provável em sua pequena empresa.
A falta de comunicação pode ocorrer com muita facilidade em um ambiente de negócios, mas ser proativo em relação à maneira como você se comunica com seus funcionários e capacitá-los a se comunicar abertamente com você pode ajudá-lo a evitar os problemas que geralmente resultam de falhas de comunicação. Quando usado em conjunto com essas dicas de comunicação de negócios, você está estabelecendo as bases para um negócio que tem o potencial de prosperar e não ser retido por uma má comunicação.