Aprenda sobre as principais informações encontradas no documento de origem
Por que os documentos de origem são importantes?
O documento de origem é essencial para a escrituração contábil e processo contábil , pois é a evidência de que uma transação financeira ocorreu.
Se uma empresa é auditada, os documentos originais fazem backup dos diários contábeis e da contabilidade geral como uma trilha de auditoria indiscutível.
Manter um documento de origem para uma empresa é como manter recibos de itens dedutíveis de impostos para seus impostos pessoais. Se seus impostos são auditados, eles fornecem a prova de que você fez essas compras. O mesmo é verdadeiro para o seu negócio, mas nos negócios, você não mantém os recibos apenas para despesas dedutíveis. Você mantém documentos originais para cada transação financeira.
Quais documentos de origem fornecem
Um documento de origem descreve todos os fatos básicos da transação, como o valor da transação, para quem a transação foi feita, o propósito da transação e a data da transação.
Aqui estão alguns exemplos de documentos de origem comuns:
- um cheque cancelado
- fatura
- recibo do caixa
- recibo gerado por computador
- nota de crédito para um reembolso do cliente
- cartão de tempo do empregado
- comprovante de depósito
- ordem de compra
Como tratar documentos de origem
O documento de origem deve ser registrado no diário contábil apropriado o mais rápido possível após a transação. Após a gravação, todos os documentos de origem devem ser arquivados em algum tipo de sistema, onde podem ser recuperados se e quando forem necessários.
Em certos casos, pode até ser importante fornecer a cadeia de custódia para determinar se o documento de origem em questão permaneceu sob seu controle.
Documentos originais versus fotocópias
Na maioria das circunstâncias, fotocópias de documentos originais são legalmente aceitáveis. O Internal Revenue Service, por exemplo, aceitou fotocópias de recibos desde 1997, desde que sejam legíveis, contenham todas as informações presentes no original e, dentro dos limites do processo de escaneamento, apresentem essas informações em um formato idêntico ao original.
Um recibo de materiais que especificasse os objetos comprados e o preço pago, mas que fosse escaneado sem o nome do fornecedor, não se qualificaria. Um documento que apresentasse todas as informações no recibo original, mas que tivesse sido redigitado em formato Word ou Excel, também não se qualificaria.
O padrão do IRS - completo, legível e uma reprodução precisa do original - é o mesmo padrão usado em muitas empresas e agências governamentais. Outras instituições, no entanto, se somam a esses requisitos gerais.
A Universidade de Washington, por exemplo, só aceita como substitutos do documento original as fotocópias digitalizadas a uma densidade mínima de 300 pontos por polegada (dpi) e apresentadas em formatos PDF ou TIFF; não aceita fotocópias JPEG.
Se você estiver planejando digitalizar documentos contábeis ou jurídicos para facilitar o armazenamento, verifique com a instituição relevante para ter certeza de que eles aceitarão os documentos no formato que você pretende usar.