Reel em seus números
Há uma ciência para administrar contagens de hóspedes e números de RSVP que até mesmo os planejadores de eventos experientes enfrentam.
Por um lado, você tem o número de participantes que se inscreveu para o evento e, por outro lado, você tem que considerar “não comparecimento” e convidados inesperados. Os eventos gratuitos terão uma porcentagem maior de falta de comparência (25% ou mais), enquanto a maioria dos eventos com bilhetes tem uma taxa de atrito de 10%. Use essas médias para controlar gastos desnecessários. Para ser seguro, incorpore uma zona de buffer de 2% para as chegadas de última hora.
Cortar no café da manhã continental
Poucas refeições servidas geram mais lixo do que o café da manhã continental. O fato é que as pessoas se tornaram mais conscientes de carboidratos e doces de alto teor calórico. Dito isto, você ainda precisa ter uma ampla oferta de café, chá e água para suas sessões matinais. Em muitos casos, você pode economizar dinheiro comprando refrescos de café da manhã à la carte em vez dos pacotes padrão por pessoa. Figura 0,5 pastelaria e 1,25 bebidas por pessoa para uma reunião de negócios, e um pouco mais para grupos familiares com crianças presentes.
Considere banhado refeições sobre buffets
Existe um mito generalizado de que optar por uma refeição buffet irá poupar-lhe dinheiro com uma entrada servida. No entanto, se você der uma olhada na maioria dos guias de restauração, verá que isso simplesmente não é verdade. Os fornecedores têm que preparar mais comida por pessoa para bufês, o que leva a mais desperdício.
E mesmo que as demandas de serviço de mesa sejam menores com os buffets, os gerentes de chão ainda precisam de uma equipe completa para arrumar as mesas e limpar as placas após a refeição. A linha inferior é que uma entrada simplesmente chapeada é a seleção mais eficiente entre os dois .
Limite seu serviço de bar
Barras abertas podem ser um sucesso entre os participantes, mas talvez sejam o custo mais difícil de projetar com antecedência. Se você está trabalhando com um orçamento apertado, sua melhor opção é usar um sistema de tickets para controlar o consumo de bebidas. Com isso, você dá a cada um um ou dois ingressos de bebida na chegada, essencialmente pagando pela primeira rodada de bebidas. Se um participante ficar sem ingressos, pode optar por comprar bebidas com dinheiro diretamente do barman. É um sistema que permite que você trate seus convidados e controle os custos ao mesmo tempo.
Maximize cada mordida em recepções
Recepções e "pela mordida" funções com aperitivos podem causar estragos em qualquer orçamento quando você considera que a maioria dos hotéis cobrar mais de US $ 3 para cada canapés. A diretriz padrão é para servir 3-5 peças por pessoa para uma recepção antes do jantar e 10-15 peças por pessoa para as refeições pela mordida. Você pode cortar esses números incorporando molhos com pão ou salgadinhos e coquetéis como Chex Mix e nozes.
A chave é encontrar substitutos de enchimento para as peças de aperitivos de alto preço. Itens de sobremesa como biscoitos ou brownies (cortados em metades) também podem contar para seus requisitos por hóspede, e eles são relativamente baratos em comparação.
Revise o plano
Quando se trata de planejamento de porções, a melhor maneira de economizar dinheiro é revisar a lógica por trás de cada item do menu. Não basta adicionar um item como frutas fatiadas para preencher uma necessidade categórica. Pense no que seu convidado vai realmente comer e pedir de forma adequada. Faça uma pesquisa com seus funcionários sobre quais itens eles acreditam ser os mais populares. Este exercício simples, por si só, pode inspirar alterações no seu menu.