O razão geral é o registro financeiro resumido do seu negócio
O razão geral é um registro completo de todas as transações financeiras que foram feitas durante a vida útil da sua empresa, não apenas no último ano ou no mês anterior.
Por que sua empresa precisa de um livro razão?
O razão geral serve várias funções na operação financeira do seu negócio. Pense nisso como um balde de pega-tudo. Ele contém todas as informações financeiras que você usará para criar suas declarações de renda e relatórios de balanço. Ele é usado para preparar demonstrações financeiras , para pesquisar condições fora de equilíbrio e para auditorias internas e externas. Inclui as contabilizações de ativos, passivos , patrimônio líquido , receitas e despesas.
Os credores invariavelmente pedirão uma variedade de seus registros financeiros se a sua empresa solicitar um empréstimo. Seu livro de registro geral pode ajudá-lo a localizar e localizar imediatamente qualquer informação que você precisar.
O Razão Geral versus o Diário Geral
Não confunda o livro geral com o seu diário geral. Este último é apenas um registro cronológico de transações, enquanto o razão geral é organizado por contas e pode exibir o saldo da conta após cada lançamento.
Em geral, as empresas inserem grande parte de seus dados de transações financeiras em vários diários contábeis diariamente. Quando ocorre uma transação financeira e um documento de origem é gerado, a transação é inserida no diário geral.
As transações são listadas em ordem cronológica. A data, o montante, as contas afetadas e a direção em que as contas são afetadas são todas anotadas.
Você deve se certificar de que os débitos e créditos permanecem em equilíbrio quando você anota cada transação.
Revistas Especiais
Sua empresa também pode ter uma ampla gama de periódicos especiais. Algumas das mais comuns incluem revistas de vendas , periódicos de recebimentos de caixa e periódicos de desembolso de caixa . O número e os tipos de periódicos especiais que uma empresa mantém é uma decisão pessoal. Esses diários são normalmente gerados quando você insere suas transações financeiras no computador, se sua empresa usa um sistema contábil computadorizado.
O razão geral mostra todas as informações resumidas das transações financeiras da sua empresa no diário geral e nesses periódicos especiais.
Como funcionam as entradas de diário
O razão geral é construído transferindo-se os lançamentos contábeis das transações financeiras de uma empresa de seus diários contábeis para o razão geral. Cada transação financeira tem um documento de origem, como uma fatura ou um cheque cancelado, bem como um lançamento contábil , normalmente encontrado no diário geral, seus diários especiais ou ambos.
O papel do seu plano de contas
As contas contábeis gerais são baseadas no plano de contas de sua pequena empresa. Este gráfico mostra as principais contas mostradas em suas demonstrações financeiras .
Dependendo do tamanho e da complexidade do seu negócio, seu gráfico pode consistir literalmente em centenas de contas, incluindo ativos circulantes, ativos fixos, passivos circulantes, passivos de longo prazo, contas de patrimônio líquido , receita de vendas, contas de despesas, ganhos, e perdas.
Um exemplo simples de uma entrada do razão geral
Vamos supor que você acabou de abrir suas portas para sites de design de negócios para outras empresas. Sua operação requer que você mantenha um sistema de computador bastante extenso que o restitua US $ 10.000.
Insira a data da transação na primeira coluna à esquerda de seu razão geral e anote o lançamento contábil manual do sistema do computador na próxima coluna. A terceira e quarta colunas são dedicadas a montantes de débito e valores de crédito.
Tenha em mente que os valores de débito e crédito parecem ser contra-intuitivos na superfície.
Os ativos, que são um acréscimo, têm um saldo devedor, por isso, insira o valor de $ 10.000 como um valor de débito. Se você esgotar outros ativos, como dinheiro, para obter os US $ 10.000,00, ou se você adicionou uma responsabilidade na forma de um empréstimo para comprar o sistema, essas transações são créditos. Você inseriria os números correspondentes na quarta coluna.
O Microsoft Business Systems oferece um detalhamento muito mais abrangente de várias colunas para ajudá-lo a rastrear transações. Você não está de modo algum limitado a quatro.
Uma palavra final sobre as entradas do razão geral
As transações devem ser inseridas em seus diários apropriados e, em seguida, resumidas e inseridas no razão geral uma vez por mês. Deve haver uma página separada para cada conta.